XLI ASAMBLEA AFIDA Abril 6 de 2010 Abril 2009 a Abril 201.

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1 XLI ASAMBLEA AFIDA Abril 6 de 2010 Abril 2009 a Abril 201

2 PC2 – Apoyar el desarrollo de mercados consolidándose como un operador ferial profesional de alcance regional e internacional AGENDA 1.Palabras de Bienvenida 1.1. Presidente de AFIDA 1.2. Representantes País anfitrión 1.3. Representantes España y Portugal 2. Verificación del quórum y presentación de los asistentes 3. Consideración del acta de la Asamblea 2009 4. Informe de Gestión y Estados Financieros 2009 5. Plan de Trabajo 2010 6. Elección Comité Directivo 7. Candidatura Sedes para las Asamblea 2011 y 2012 8. Proposiciones y Varios

3 4. INFORME DE GESTION Abril 2009 a Abril 2010 & ESTADOS FINANCIEROS 2009

4 Perspectiva Del cliente PC2 – Apoyar el desarrollo de mercados consolidándose como un operador ferial profesional de alcance regional e internacional Internacionalización de las ferias de la entidad Oferta integral de mercadeo para las empresas - Alianza con la CCB 4.1. EJECUCIÓN Abril 2009 a Abril 2010 1.REPRESENTACION Y PROMOCION 2. EDUCACION E INFORMACION 3.DESARROLLO Y CONSOLIDACION INFORME FINANCIERO

5 Perspectiva Del cliente PC2 – Apoyar el desarrollo de mercados consolidándose como un operador ferial profesional de alcance regional e internacional Internacionalización de las ferias de la entidad Oferta integral de mercadeo para las empresas - Alianza con la CCB 1.REPRESENTACION 1.1 Participación en Foros Internacionales 1.2 Participación en medios de prensa 1.3 Alianzas con otras Asociaciones de Ferias 1.4 Incorporación nuevos Asociados

6 1.1.Participación en Foros Internacionales Comité de Asociaciones de la UFI, Porto, Portugal. - AFIDA hace su presentación formal en junio de 2009 pasado, dejando una magnifica impresión del desarrollo de la Asociación. Global Event Summit -Fernando Espinosa asistió al foro en septiembre de 2009 -Uno de los mayores foros sobre la industria de turismo de negocios en Europa (UK) Exposystems 2009 -AFIDA estuvo representada por Ana María Arango en diciembre 2009 -Primera vez que tenemos un stand en la mayor feria especializada en ferias en Brasil -Potencial de crecimiento en Brasil, contacto con potenciales Asociados Congreso UFI -AFIDA participa en el Congreso de octubre 2009 -Foro sobre la región ¨Americas¨

7 1.2. Participación en medios Publicación de 4 artículos sobre la región en 3 importantes revistas a nivel internacional 1. Trade Show Week : –Articulos sobre el estado de la industria ferial en Brasil: edición diciembre 2009 –Articulo sobre el estado de la industria ferial en México: edición febrero 2010 2. Revista Expone: Panel sobre el entorno de la industria, compartido con otras Asociaciones Internacionales: edición enero 2010 3. Revista Feira & Cia : edición diciembre 2009, opinión del Presidente de AFIDA sobre las feiras latinoamericanas

8 1.3. Alianzas con otras Asociaciones Internacionales Con el objetivo de posicionar a AFIDA ante diferentes instancias internacionales se envío una invitación para establecer una alianza estratégica con dichas entidades y compartir información con el fin de generar mejores prácticas sobre la industria. Entidades con las que a la fecha se han establecido alianzas (8): Auma, Centrex, Ifes, Poland National Association, Fairlnk, Tea, Maceos.

9 1.4. Incorporación nuevos Asociados Desde octubre de 2009 se ha contactado nuevamente a los mayores Recintos y/o Organizadores Feriales del continente. 55 entidades 18 de Argentina 6 de Chile 1 Panamá 1 Guatemala 30 México Se les invitó a participar en: Congreso UNIFIB Libro sobre la Industria Ferial en América Latina Entrega de documentos para ser evaluados como Asociados

10 Perspectiva Del cliente PC2 – Apoyar el desarrollo de mercados consolidándose como un operador ferial profesional de alcance regional e internacional Internacionalización de las ferias de la entidad Oferta integral de mercadeo para las empresas - Alianza con la CCB 2.PROMOCION 2.1 Estrategia uso y uniformidad de criterios de los Calendarios 2009 2010 2. 2 Estrategia web 2.3 Publicación ¨Industria ferial en América Latina¨ 2.4 Nuevo Brochure Institucional

11 2.1 Estrategia uso del Calendario 2009 y la página web - Se envía el calendario físico a las principales entidades promotoras del comercio internacional - Se Intercambian links web con posibles aliados estratégicos y entidades reconocidas en la industria - Se incluye la información de nuestro Calendario en los10 Buscadores Feriales Internacionales más importantes

12 2.1.1 Políticas de Uniformidad y Cobertura en el manejo del Calendario Unificación de conceptos En el pasado Comité Directivo, El Salvador, abril 2008, se determina que las ferias de AFIDA deben tener una identificación especial en el Calendario de AFIDA, con un logo que las identifique como FERIAS AFIDA. Es decir debe separarse el concepto de ferias de Asociados operadores o ferias que sean hechas en el recinto del Asociado, pero no sean operadas por el. (diferencia entre arrendatario y operador) Formato de Información estándar para las ferias AFIDA Se incluye la siguiente información en nuestro calendario web Nombre del Eventoe mail SectorContacto URL (Web) del event# de expositores ultima versión Fecha# de visitantes ultima versión Organizadordescripción Recintom2 de exhibición Ciudad

13 2.1.3 Elaboración del calendario de ferias 2010 -Versión WEB: Publicado en www.afida.org desde octubre de 2009 lo cual permite una correcta promoción, ¨a tiempo¨ de todos nuestros eventoswww.afida.org -Versión multimedia Distribuido en Exposystems 2009 Disctribuido en Congreso UNIFIB 2010 - Inclusión de eventos de NO ASOCIADOS, generando un portal COMPLETO, con información de toda la región. Eventos No Asociados: 468 Eventos AFIDA: 722 Total Eventos: 1.190

14 2. 2. Estrategia Web 2.2.1 Incorporación del concepto ¨PORTAL DE LAS AMERICAS¨ Se busca que nuestro portal se convierta en uno de las fuentes de información más representativas de América Latina. Con este fin se aprovecha e incluye el concepto TURISMO DE NEGOCIOS y el con incluye información sobre la región: * Turismo * Artículos de interés sobre la región: Cepal, The Economist, Latin Trade, etc. * Estadísticas * Mapas interactivos * Google Earth * Fotos de 14 países

15 2. Estrategia Web 2.2.2. Remodelación de nuestro portal, incluyendo tecnología WEB 2.0 Inclusión de conceptos como: * Encuestas, * Mayor componente grafico * Mapas interactivos 2.2.3. Aumento de visitas Google Analytics Mediciones reportan un aumento del 227% en visitas, en un periodo de 12 meses ( abril 2008-09 a abril 2009 a 2010) * Tiempo promedio por visitas 5.3 minutos * 61% nuevos visitantes

16 2.2 Estrategia Web 2.2.4. Incorporar la tecnología Web 2.0 como forma de atraer más visitantes a www.afida.org y a las Ferias de sus Asociadoswww.afida.org Al igual que las Asociaciones o los operadores feriales más importantes a nivel internacional, buscaremos atraer mas publico a través de la introducción de estrategias innovadoras como Wikis Blogs Mapa interactivo de regiones Mayor diseño y movilidad de la página Se busca que nuestra web sea ESCRIBIBLE y que pueda COMPARTIR INFORMACION DE LADO Y LADO como lo busca el 2.0

17 3. Libro ¨La industria Ferial en América Latina¨ Promoción del proyecto entre Asociados y No Asociados A la fecha 12 Asociados pautarán en el libro Entrega del preámbulo del libro en el Congreso UNIFIB Entrega final del libro en la Asamblea Anual de AUMA; Alemania junio 2010 Greeting by AFIDA: History and Future of Exhibitions in LA Economic Development as Basis of the Exhibition Business a. Key facts and economic trends: reason for Latin America Countries: Situation of different countries in foreign trade and economic development b. Sectors: Objective view on opportunities and threats for certain sectors in Latin America or specific countries Health Care Fashion & Design Agrobusiness (Environmental) Engineering Subcontracting Energy & Renewables IT/ICT Telekommunication Security c. Sourcing in Latin America d. Economical risks and Impact of financial crisis

18 3. Libro ¨La industria Ferial en América Latina¨ 2.The Exhibition Business in Latin America a.Facts & Figures, statistics of the LA trade fair sector b.Portraits of selected venue owners location, maps, focal topics etc. c.Portraits of selected trade fair organizers company, location, focal topics etc. d.Portraits of selected exhibitions in Latin America e. What do European companies expect from trade fairs in Latin America? 3.Best Practice Reports of selected companies about their experiences on Latin American trade fairs

19 3.Libro ¨La industria Ferial en América Latina¨ 4.Know How: Efficient trade fair participation in Latin America a.Planning Access to the market, information research financial planning booth construction HR recruiting logistics and customs b.Support for SME in Europe Germany Italy Spain France c.Intercultural Issues What to do and not to do at trade fairs in Latin America d.After the trade fair: what to do next Processing of orders 5.Trade Fair Schedule

20 4. Nuevo Brochure Institucional Buscando tener una imagen de marca mas profesional, dinámica y con un mejor contenido, hemos creado un nuevo brochure. * Distribuido en Exposystems 2009 y en el Congreso UNIFIB

21 Perspectiva Del cliente PC2 – Apoyar el desarrollo de mercados consolidándose como un operador ferial profesional de alcance regional e internacional Internacionalización de las ferias de la entidad Oferta integral de mercadeo para las empresas - Alianza con la CCB 3 y 4. EDUCACION E INFORMACION EDUCACION 3.1. Webinars 2009 3.2 Webinars 2010 3.3 Lanzamiento programa mejores practicas 3.4. Agenda Académica Congreso UNIFIB INFORMACION 4.1 Inclusión de Documentos claves sobre las tendencias de la industria ferial

22 3.1 WEBINARS 2009 Desarrollo del programa de webinars durante los meses de julio a diciembre de 209 15 conferencistas internacionales de primer nivel 1. Inteligencia de Mercados 2. Como atraer mas y mejores visitantes 3. Incremento del retorno de la inversión en ferias 4. Mejores canales y técnicas de ventas 5. Integración tecnológica 6. Ferias Virtuales 7. Creación de marcas feriales 8. Entregar servicios a los expositores 9. Como exportar ferias 10. Que estrategias no sirven para traer eventos 11. Desarrollo sostenible en la industria 12. Búsqueda de mercados 13. Diseño de recintos 14. Como atraer compañías que tradicionalmente no exhiben 15. Ferias y la cadena de valor del cluster

23 3.1 WEBINARS 2010 A partir de abril de 2010, dos conferencias por mes. 15 conferencistas internacionales de primer nivel 1.Marketing ferial 2.Conceptos innovadores en el mercado ferial europeo 3.Prepare a su empresa para una alianza o fusiones con los operadores internacionales

24 3.3. Programa de Mejores Practicas La estrategia de mejores Practicas se divide en 3 componentes: ¨ Encuentros de Negocios¨ en el marco del Congreso Viajes presenciales de funcionarios entre entidades Comunicación en tiempo real, a través del chat Junio de 2009 : Expo Guadalajara como líder del Comité de Educación, envió un formato modelo En Julio de 2009 se envío a los Asociados el instructivo de cómo se desarrollará el programa en sus 3 componentes. El 31 de agosto de 2009 se envía el formulario de registro para uso de la herramienta en tiempo real Febrero de 2010: Se lanza el programa de Mejores Prácticas en el Congreso de UNIFIB

25 3.3. Programa de Mejores Practicas

26 3.4 Definición conceptual Congreso UNIFIB –De acuerdo con las tendencias empresariales internacionales y el gran interés mundial en el tema, se escoge ¨Sostenibilidad y Medio Ambiente¨ como tema central del Congreso UNIFIB: –Por primera vez en la historia de AFIDA, se logra una agenda de 10 conferencistas internacionales de primera talla –Se exponen las tendencias internacionales y latinoamericanas

27 4.1. Documentos sobre tendencias de la industria Ferias: Una excelente herramienta de marketing para su empresa a. Las Ferias y Exposiciones SI funcionan b. Why Exhibitions? c. The Selling Power of Exhibitions and the Statistics to prove it! d. How to measure the success of an exhibition Asegúrese de ser un expositor exitoso a. Consejos para Expositores Documentos de interés sobre la industria a. Effective methods for visitor promotion 1 b. Effective methods for visitor promotion 2 c. Digital Plus Exhibiting Marketing Insights d. Decision makers prefer Exhibitions e. Power of Exhibitions Industria Ferial Mundial a. Estimativos Mundiales b. Estudio sobre el impacto de la crisis económica en la industria ferial mundial (UFI Global Economic Crisis Barometer)

28 Perspectiva Del cliente PC2 – Apoyar el desarrollo de mercados consolidándose como un operador ferial profesional de alcance regional e internacional Internacionalización de las ferias de la entidad Oferta integral de mercadeo para las empresas - Alianza con la CCB 5. DESARROLLO Y CONSOLIDACION 5.1. Mejores Practicas 5.2. Nuevo logo 5.3. Desarrollo primer comité ejecutivo virtual

29 5.1. Mejores Practicas Por primera vez, se incorpora el uso de una herramienta innovadora, que busca promover el desarrollo empresarial de nuestros Asociados y la transmisión de conocimientos. Se desarrolla un software especializado para facilitar el agendamiento de citas a través de un perfil de empresas y de temas de interés para la industria ferial. 5.2. Lanzamiento nuevo logo Con el fin de tener una imagen renovada y dinámica, se desarrollo un concepto nuevo que nos permitirá posicionarnos mejor en el mercado 5.3. Primer Comité Virtual En febrero de 2010 se realiza el primer comité ejecutivo virtual, facilitando la interacción entre los Asociados

30 Perspectiva Del cliente PC2 – Apoyar el desarrollo de mercados consolidándose como un operador ferial profesional de alcance regional e internacional Internacionalización de las ferias de la entidad Oferta integral de mercadeo para las empresas - Alianza con la CCB 4.2. INFORME FINANCIERO 1. Estados Financieros 2. Estado de Cartera 3. Flujo de caja a diciembre 2010

31 BALANCE GENERAL a 31 de diciembre de 2009 SALDO EN DOLARES ACTIVO USD 70.843 DISPONIBLEUSD 53.246 DEUDORESUSD 17.597 PASIVO USD 13.450 CUENTAS POR PAGARUSD 13.450 PATRIMONIOUSD57.393 APORTES SOCIALESUSD 57.393 Cuotas de AsociadosUSD 69.777 PERDIDAS ACUMULADAS-USD 12.384 Perdidas del ejercicio-USD 6.146 Perdidas Acumuladas - USD6.238

32 INGRESOSUSD 96.737 OPERACIONALESUSD 72.820 Actividades de AsociaciónUSD 72.820 NO OPERACIONALESUSD 23.917 Diferencia en CambioUSD 23.917 GASTOSUSD 102.882 OPERACIONALES DE ADMINISTRACIÓNUSD 71.255 NO OPERACIONALES USD31.627 PERDIDA DEL EJERCICIOUSD( 6.145) Estado de Resultados, de enero 1-2009 a diciembre 31 de 2009

33 Detalle de Gastos Operacionales de Administración71.255 Envió calendarios impresos5.751 Gastos de viaje Asamblea y Comités Directivos2.472 Mejora pagina web3.273 Traducciones webinars y traducciones pagina web3.926 Afiliaciones UFI y IAEE4.719 Compra herramienta webinars5.751 Reintegro de gastos ( Salarios Personal)17.718 Impuestos240 Material impreso Asamblea 2009, Calendario Impreso 2009, Calendarios Multimedia 2009 y 2010, Brochures 2009 y 2010, Facturas 200924.374 Reconocimiento y placas Conferencistas Asamblea1.02 Provisiones Deudores2.029

34 NO OPERACIONALES 31.627 Gastos Bancarios 183 Comisiones 1 Diferencia en cambio 30.028 Impuestos asumidos 373

35 Nota 3 Disponible: A 31 de diciembre de 2009, la Asociación registra un saldo en Bancafé Panama de USD 53.246 Nota 5 Cuentas por Pagar: La cuenta por pagar equivalente a USD 13.450, corresponde a los siguientes conceptos: Impresión calendario multimediay brochureUS$ 3.500 Corferias ( salarios meses de noviembre y diciembre) US$ 2.782 Herramienta webinarsUS$ 5.554 ImpuestosUS$ 1.795 NOTAS CONTABLES

36 COMENTARIOS A LOS ESTADOS FINANCIEROS A pesar de que se presenta una perdida del ejercicio para el año 2009, se nota un buen manejo financiero desde el punto de vista operacional. La perdida es por un simple asunto contable de diferencia en cambio. La actividad operacional ha mejorado en un 140%. El resultado se hace más valioso si se considera que se realizaron importantes inversiones tecnológicas y se desarrollaron interesantes programas académicos sin generar mayores gastos. Un ejemplo claro, es el desarrollo de programa de Webinars, en el cual no se pagó por honorarios de níngún conferencista Si bien se retiran 4 Asociados en el año 2009 (todos de Venezuela), ingresan 7, generando un mayores ingresos operacional

37 2. Informe de cartera 2.1 A marzo 30 de 2010, los siguientes Asociados deben cuotas de afiliación del año 2009 Fimaule (US 1.300) Esta situación genera un buen manejo de la cartera al ser el primer año en el cual solo se tenga la deuda de 1 Asociado

38 Perspectiva Del cliente PC2 – Apoyar el desarrollo de mercados consolidándose como un operador ferial profesional de alcance regional e internacional Internacionalización de las ferias de la entidad Oferta integral de mercadeo para las empresas - Alianza con la CCB 5.1 PLAN DE TRABAJO 2010

39 Perspectiva Del cliente PC2 – Apoyar el desarrollo de mercados consolidándose como un operador ferial profesional de alcance regional e internacional Internacionalización de las ferias de la entidad Oferta integral de mercadeo para las empresas - Alianza con la CCB PLAN DE TRABAJO abril a diciembre de 2010 REPRESENTACION 1.1 Foros Internacionales 1.2 Inclusión de 10 nuevos Asociados PROMOCION 2.1 Fortalecer promoción calendario 2010 y región 2.2 Fortalecer la participación en revistas especializadas

40 Perspectiva Del cliente PC2 – Apoyar el desarrollo de mercados consolidándose como un operador ferial profesional de alcance regional e internacional Internacionalización de las ferias de la entidad Oferta integral de mercadeo para las empresas - Alianza con la CCB PLAN DE TRABAJO abril a diciembre de 2010 EDUCACION 3.1 Fortalecimiento del programa de webinars 3.4 Segunda etapa del programa mejores prácticas INFORMACION 4.1 Entrega constante de documentos sobre la industria 4.2 Perfeccionar la información sobre la región

41 Perspectiva Del cliente PC2 – Apoyar el desarrollo de mercados consolidándose como un operador ferial profesional de alcance regional e internacional Internacionalización de las ferias de la entidad Oferta integral de mercadeo para las empresas - Alianza con la CCB PLAN DE TRABAJO abril a diciembre de 2010 DESARROLLO Y CONSOLIDACION 5.1. Identificación de criterios de selección de Asociados 5.2. Desarrollo comités virtuales bimestrales 5.3 Inicio del programa de calidad para eventos AFIDA

42 Perspectiva Del cliente PC2 – Apoyar el desarrollo de mercados consolidándose como un operador ferial profesional de alcance regional e internacional Internacionalización de las ferias de la entidad Oferta integral de mercadeo para las empresas - Alianza con la CCB 1.Ejecutado enero a marzo de 2010 2.Proyectado de abril a diciembre de 2010 5.2. PRESUPUESTO FINANCIERO

43 CONCEPTOUS$ Ingresos operacionales cuotas 2010 15,600 Ingresos de AFIDA 2009 53,245 Ingresos por cartera recuperada cuotas 2009 2,600 Cartera Publicidad (2009) 650 TOTAL INGRESOS 72,095 GASTOS Gastos de Personal Reintegro de Suledos Noviembre y diciembre 2,844 Directora Ejecutiva (enero y febrero ) 2,400 Asistente Directora Ejecutiva (enero y febrero ) 400 Gastos Operacionales Impuestos 498 Promocion Brochures AFIDA llevados a Exposystems 747 Calendario Multimedia 2010 2,592 Desarrollo nueva pagina Web 1,862 Representación Anticipos y Gastos de viaje Brasil y Ecuador 2,034 Tiiquetes Ecuador 407 Viaje Inspeccion Ecuador 1,700 Libros de Contabilidad 68 Educacion e Informacion Traducciones web 580 soporte tecnico webinars 2009 1,250 TOTAL GASTOS 17,382 Saldo final 54,713 FLUJO DE CAJA EJECUTADO ENERO A MARZO 2010

44 FLUJO DE CAJA PROYECTADO ABRIL - DICIEMBRE 2010 CONCEPTO US$ INGRESOS Saldo Inicial Bancafe 50,417 Saldo inicial Bancolombia 4,296 Ingresos operacionales cuotas 2010 39,000 Ingresos por cartera recuperada 2009 1,300 TOTAL INGRESOS 95,013 Gastos Gastos de Personal Directora Ejecutiva 10,800 Asistente de Directora Ejecutiva 1,800 Papeleria y oficina 2,000 Impuestos y bancos 1,500

45 FLUJO DE CAJA PROYECTADO ABRIL - DICIEMBRE 2010 CONCEPTO US$ INGRESOS Saldo Inicial Bancafe 50,417 Saldo inicial Bancolombia 4,296 Ingresos operacionales cuotas 2010 39,000 Ingresos por cartera recuperada 2009 1,300 TOTAL INGRESOS 95,013 Gastos Gastos de Personal Directora Ejecutiva 10,800 Asistente de Directora Ejecutiva 1,800 Papeleria y oficina 2,000 Impuestos y bancos 1,500

46 FLUJO DE CAJA PROYECTADO ABRIL - DICIEMBRE 2010 Representación y Promoción Gastos de Viajes 8,000 Mejora Pagina web 1,000 Estrategia de Promoción Región y Calendario 4,000 Afiliación Asociaciones 2,400 Educación e Información Libro Local Global 6,000 Traducciones webinars 4,200 Herramienta video conferencias 4,500 Regalos conferencistas webinars 4,000 Regalos conferencistas y entidades Ecuatorianas Asamblea 2,500 Desarrollo y Consolidacion Mejores Practicas TOTAL GASTOS 52,700 Saldo final 42,313

47 Perspectiva Del cliente PC2 – Apoyar el desarrollo de mercados consolidándose como un operador ferial profesional de alcance regional e internacional Internacionalización de las ferias de la entidad Oferta integral de mercadeo para las empresas - Alianza con la CCB 3.4 Integración del Comité Directivo 2010-2012

48 Perspectiva Del cliente PC2 – Apoyar el desarrollo de mercados consolidándose como un operador ferial profesional de alcance regional e internacional Internacionalización de las ferias de la entidad Oferta integral de mercadeo para las empresas - Alianza con la CCB 3.5. Candidaturas sedes de las Asambleas AFIDA 2011 y 2012

49 Perspectiva Del cliente PC2 – Apoyar el desarrollo de mercados consolidándose como un operador ferial profesional de alcance regional e internacional Internacionalización de las ferias de la entidad Oferta integral de mercadeo para las empresas - Alianza con la CCB 6. PROPOSICIONES Y VARIOS

50 6.1. Mención de Solidaridad El congreso UNIFIB brinda su total respaldo a nuestros colegas de industria de Chile, como consecuencia del terremoto del pasado mes. En particular queremos ofrecer nuestra mayor solidaridad a la Fundación Fimaule, en cabeza de nuestro Vicepresidente de AFIDA, señor Hector Brito.