DISTRITO 4190 SEMINARIO DISTRITAL DEL PROGRAMA DE INTERCAMBIO DE JÓVENES Comité Distrital.

DISTRITO 4190 SEMINARIO DISTRITAL DEL PROGRAMA DE INTERCAMBIO DE JÓVENES Comité Distrital

MANUAL DEL PROGRAMA DE INTERCAMBIO DE JÓVENES
DISTRITO 4190 MANUAL DEL PROGRAMA DE INTERCAMBIO DE JÓVENES

Programa de Intercambio de Jóvenes
DISTRITO 4190 FODA: resultados y conclusiones Se rescataron las reglas de operación que hay Se tomaron los reglamentos de RI Se estudiaron reglamentos de otros distritos incluso de otros países EL PROGRAMA DE INTERCAMBIO GENERA CADA AÑO EN NUESTRO DISTRITO GRAN EXPECTATIVA POR LO EXITOSO QUE HA SIDO A LO LARGO DE MÁS DE 40 AÑOS DE INTENSO TRABAJO DE TANTOS COMPAÑEROS ROTARIOS Y ROTARIAS QUE NOS HAN PRECEDIDO. Y DESPUES DE TANTO TIEMPO ES CONVENIENTE REVISAR EN DÓNDE ESTAMOS Y QUÉ PODEMOS MEJORAR EN EL FUTURO. ES POR ESTO QUE NOS HEMOS PROPUESTO DESDE HACE ALGUNOS MESES ACTUALIZAR EL MATERIAL DISPONIBLE PARA EL PROGRAMA DE INTERCAMBIO DE NUESTRO DISTRITO DESARROLLANDO UNA NUEVA PROPUESTA. LA METODOLOGIA FUE MUY SENCILLA; SE HICIERON UN PAR DE ESTUDIOS FODA EN DONDE SE INVITARON A PARTICIPAR A ALGUNAS FAMILIAS ANFITRIONAS, INBOUNDS, REBOUNDS, FUNCIONARIOS DEL PROGRAMA EN ALGUNOS CLUBES, ETC. ESTA EVALUACIÓN NOS AYUDÓ A ENCONTRAR FORTALEZAS Y PUNTOS DE OPORTUNIDAD PARA AVANZAR POR OTRO LADO SE RESPETARON LAS REGLAS DE OPERACION EXISTENTES, SOBRETODO EN LO CONCERNIENTE A LAS FAMILIAS ANFITRIONA. POR SUPUESTO, SE TOMARON LOS REGLAMENTOS DEL PROGRAMA DE INTERCAMBIO DE RI ECHAMOS UN VISTAZO A ALGUNOS REGLAMENTOS QUE SE UTILIZAN EN OTROS DISTRITOS DEL MUNDO. TODO ÉSTO PARA PODER TENER UNA VISIÓN MÁS AMPLIA DE LOS ALCANCES Y NECESIDADES DEL PROGRAMA.

DISTRITO 4190 Reglas de operación claras y objetividad en la toma de decisiones Asignación de países Distribución de recursos Otorgamiento de permisos de viajes Aplicación de amonestaciones y sanciones DESPUÉS DE ÉSTE PROCESO SE LLEGÓ A LA CONCLUSIÓN SE LLEGÓ A LA CONCLUSION DE QUE ES NECESARIO TENER REGLAS CLARAS Y ENCONTRAMOS CUATRO PUNTOS MEDULARES: ASIGNACIÓN DE PAÍSES DISTRIBUCIÓN DE RECURSOS OTORGAMIENTO DE PERMISOS APLICACIÓN DEL REGLAMENTO SOBRE TODO EN LO CONCERNIENTE A AMONESTACIONES Y SANCIONES. PERO NO ES SUFICIENTE CON TENER UN REGLAMENTO; DEBEMOS CONTAR CON CLUBES Y EQUIPO DISTRITAL CAPACITADOS Y COMPROMETIDOS..

DISTRITO 4190 ASIGNACIÓN DE PAÍSES CRITERIOS PARA EL PUNTAJE: Presentación de solicitud 5 puntos – completa, sin errores y en limpio 0 puntos – solicitud mal presentada o incompleta. LA IDEA E TENER PUNTOS DE EVALUACIÓN OBJETIVOS, HACIENDO A UN LADO CUALQUIER CRITERIO SUBJETIVO O CON RIESGO A CONFUSIÓN O PREFERENCIA HACIA ALGÚN CANDIDADO O SOCIO EN PARTICULAR. TODO ESTO APOYANDO LA LÍNEA DE CLARIDAD Y TRANSPARENCIA QUE BUSCAMOS.

DISTRITO 4190 CRITERIOS PARA EL PUNTAJE: Calificaciones escolares Promedio de los dos periodos anteriores (con aproximación de centécimas) Puntos Promedio a 10 a 9.4 a 8.9 a 8.4 LA CALIFICACIÓN ESCOLAR ES LA MÁS IMPORTANTE PORQUE QUEREMOS PREMIAR A UNA HISTORIA ACADÉMICA Y NO QUEREMOS DEJAR ESTO A UN MOMENTO DE NERVIOSISMO O COPIA POR PARTE DE ALGUNOS CANDIDATOS EN LOS EXÁMENES DE CONOCIMIENTOS O DE INGLÉS. EL PROMEDIO ESCOLAR VA A SER CON DOS DÉCIMAS 9.45 ASÍ SE QUEDARÁ

DISTRITO 4190 CRITERIOS PARA EL PUNTAJE: Miembro de un Club Interact 5 puntos si al momento de presentar su solicitud, tiene al menos 6 meses como socio activo y deberá mantener ese status hasta el momento de salida a su país anfitrión.

DISTRITO 4190 Capacitación de funcionarios del club promotor 10 puntos si asisten tres funcionarios de entre los siguientes: Presidente del Club; Presidente del Programa de Intercambio de Jóvenes y Secretario. 5 puntos: Si asisten dos de los funcionarios citados en el punto anterior. 0 puntos: Si asiste solo un funcionario de los anteriormente citados

DISTRITO 4190 Evaluación de conocimientos Prueba de 100 reactivos (Conocimientos básicos de Rotary, Conocimientos generales, Inglés) Puntos Porcentaje de reactivos – 100 menos de 79

DISTRITO 4190 Asistencia a actividades del Distrito Examen de conocimientos, Seminario de capacitación de candidatos y Familias Anfitrionas y Junta Distrital Informativa. Puntos Asistencia a todos los eventos Ambos padres o tutores Sólo uno de los padres o tutores

DISTRITO 4190 Asistencia al Seminario Distrital 10 puntos si asisten tres funcionarios de entre los siguientes: Presidente del Club; Presidente del Programa de Intercambio de Jóvenes y Secretario. 5 puntos: Si asisten dos de los funcionarios citados en el punto anterior. 0 puntos: Si asiste solo un funcionario de los anteriormente citados

Promedio de calificaciones escolares representa el 50 % del total
Programa de Intercambio de Jóvenes DISTRITO 4190 MÁXIMO PUNTAJE A ALCANZAR 100 PUNTOS Promedio de calificaciones escolares representa el 50 % del total LA CALIFICACIÓN ESCOLAR ES LA MÁS IMPORTANTE PORQUE QUEREMOS PREMIAR A UNA HISTORIA ACADÉMICA Y NO QUEREMOS DEJAR ESTO A UN MOMENTO DE NERVIOSISMO EN LOS EXÁMENES DE CONOCIMIENTOS O DE INGLÉS.

DISTRITO 4190 MANEJO DE LOS RECURSOS Claro y transparente Rendición de cuentas al Distrito EN LA CARTA DE INTENCIÓN ESTÁ EL RUBRO DE FINANZAS EN DONDE ESTÁ

Programa de Intercambio de Jóvenes $100.00 usd (pago en efectivo)
DISTRITO 4190 INSCRIPCION Hijo de socio activo $7,500.00 Hijo de no rotario $9,000.00 SE DIFIRIERON LOS PAGOS PARA APOYAR LA ECONOMÍA DE LOS PADRES. DONATIVO A LFR en ambos casos $ usd (pago en efectivo) Fecha límite de pago 10 de noviembre de 2013

DISTRITO 4190 MANEJO DE LOS RECURSOS SE DIFIRIERON LOS PAGOS PARA APOYAR LA ECONOMÍA DE LOS PADRES. Fecha límite de pago 20 de diciembre de 2013

DISTRITO 4190 Permisos de Salida Amonestaciones y sanciones EL CRITERIO ES QUE CONOZCAN NUESTRO PAÍS Y NUESTRO DISTRITO Y QUE PASEN UN AÑO MARAVILLOSO, PERO TODO EN EL MARCO DE LO QUE NOS PIDE EL REGRAMENTO; QUE NO BUSCA OTRA COSA QUE LA SEGURIDAD DE NUESTROS JÓVENES. LA IDEA ES NO LLEGAR A LAS SANICIONES, PERO DEFINITIVAMENTE SI ES NECESARIO SE HARÁN VALER. COMO PUEDEN VER SON REGLAS DE CONVIVENCIA MUY CLARAS Y OBJETIVAS QUE ESTÁN ORIENTADAS A TENER UN EXCELENTE COMNICACIÓN E INTERACCION ENTRE CLUBES Y DISTRITO Y EL ÉXITO DEFINITIVAMENTE ESTÁ EN LA ADECUADA ORIENTACIÓN A NUESTROS CANDIDATOS; A NUESTRAS FAMILIAS ANFITRIONAS Y POR SUPUESTO, TODO EMPIEZA EN LA CAPACITACIÓN AL INTERIOR DE NUESTROS CLUBES. LA CLAVE ES PREVENIR. ESTOY SEGURA QUE TODOS UNIDOS CLUBES Y DISTRITO DESARROLLAREMOS UN EXCELENTE PROGRAMA DE INTERCAMBIO Y EN ESTE COMPARTIR ROTARY SEGURA ESTOY DE QUE HABREMOS CAMBIADO POSITIVAMENTE LA VIDA DE TODOS NUESTRO JÓVENES PARTICIPANTES. MUCHAS GRACIAS!!!

DISTRITO 4190 Comunicación eficaz Clubes Coordinador de Zona Inbounds Outbounds Co-Chair Chairwoman ES NECESARIO QUE A TODOS NOS QUEDE CLARO, QUE ESTO ES UN TRABAJO DE CORRESPONSABILIDAD ENTRE TODOS LOS INVOLUCRADOS EN EL PROGRAMA CLUBES Y DISTRITO. CIERTAMENTE ES, UN PROGRAMA DISTRITAL, PERO HAY UNA CORRESPONSABILIDAD CON LOS CLUBES. TAN ES ASÍ QUE, LOS QUE FIRMAMOS LA FORMA DE GARANTÍA; UNO DE LOS DOCUMENTOS MÁS IMPORTANTE PARA EL VISADO DE LOS JÓVENES; EL QUE DA CERTEZA A LA EMBAJADA DE QUE LO JÓVENES TIENEN ASEGURADO CASA, SUSTENTO Y COLEGIO, LO FIRMAN EL PRESIDENTE DEL CLUB Y EL PRESIDENTE DEL COMITÉ DISTRITAL DEL PROGRMA (CHAIRWOMAN O CHAIRMAN). DE ESTA MANERA QUEDA PATENTE LA CORRESPONSABILIDAD QUE LOS CLUBES Y EL DISTRITO TIENEN EN EL MANEJO DEL PROGRAMA.

DISTRITO 4190 GRACIAS!!!

ESTRUCTURA DEL COMITÉ DISTRITAL DEL PROGRAMA DE INTERCAMBIO
DISTRITO 4190 ESTRUCTURA DEL COMITÉ DISTRITAL DEL PROGRAMA DE INTERCAMBIO

Seminario Distrital del Programa de Intercambio de Jóvenes
Estructura del Comité Distrital del Programa de Intercambio de Jóvenes El Comité se formará de manera exclusiva por miembros activos de los clubes pertenecientes al Distrito 4190 que cumplan el perfil del puesto indicado en el Manual y Reglamento correspondientes. Hacer énfasis en la importancia de conocer el manual.

DISTRITO 4190 Organigrama HACER LA ACLARACION QUE POR EL MOMENTO NO TENEMOS CLUB EN TLACOTALPAN. DEBEMOS CORREGIR ESTA IMAGEN.

DISTRITO 4190 INTERACCIÓN DE LOS INVOLUCRADOS GOBERNADOR DE DITRITO CHAIR CO-CHAIR CO-CHAIR COORDINADOR DE ZONA ES MUY IMPORTANTE QUE SE LES PIDA A LOS CLUBES QUE FACULTEN A SUS YEOs PARA QUE ESTOS SE INVOLUCREN EN LA TODOS LOS PROCESOS DEL PROGRAMA; ASÍ COMO EL DISTRTO HA FACULTADO A LOS COORDINADORES DE ZONA Y DEMÁS INTEGRANTES PARA QUE PUEDAN RESOLVER LOS ASUNTOS DEL PROGRAMA. POR SUPUESTO ESTO NO QUIERE DECIR QUE LOS CLUBES NO TENDRÁN INTERACCION DIRECTA CON LA CHAIR, EN CUALQUIER SITUACIÓN QUE SE REQUIERA SE PUEDEN COMUNICAR DIRECTAMENTE; LO QUE SE TRATA ES DE TENER MÁS GENTE FACULTADA A RESOLVER PARA EVITAR CUELLOS DE BOTELLA. EN LA GRÁFICA SE VE EL FLUJO NORMAL QUE DEBE TENER LOS PROCESOS. PARA QUE ESTO SE DE DEBE DE HABER: YEOs FACULTADOS POR SUS CLUBES Y CAPACITADOS COORDINADORES FACULTADOS POR LA PRESIDENTA DEL COMITÉ Y CAPACITADOS PRESIDENTES DE CLUBES PENDIENTES DEL TRABAJO DE SUS YEOs GOBERNADOR PENDIENTE DEL TRABAJO DE SU CHAIR RESPETO A ÉSTA INTERACCIÓN PARA QUE EL TRABAJO FLUYA. EVITAR BRINCARSE “TRANCAS”. DÉMOSLE A CADA QUIÉN SU LUGAR ROTARY PONE LA MUESTRA CON LOS ASISTENTES DE GOBERNADOR, ELLOS SON VERDADEROS GESTORES; YA QUE DE LO QUE SE TRATA ES QUE CADA QUIÉN HAGA SU TAREA PARA EVITAR “CUELLOS DE BOTELLA”. AL FINAL DEL DÍA, TODOS INTERACTUAMOS CON TODOS. PRESIDENTE DE CLUB YEO INBOUND FAMILIA ANFITRIONA CONSEJERO

DISTRITO 4190 Estructura del Comité Distrital El Gobernador del Distrito Como líder del Distrito Rotario, el Gobernador debe estar familiarizado con las normas y procedimientos del Programa de Intercambio de Jóvenes, siempre en apego a las recomendaciones emitidas por Rotary International. Las metas y objetivos del Comité estarán alineados a los establecidos por el Gobernador para su gestión. Tiene el Gobernador de Distrito las siguientes responsabilidades: -Nombrar al presidente del Comité Distrital del Programa de Intercambio de Jóvenes. -Supervisar el nombramiento del Comité Distrital del Programa de Intercambio de Jóvenes. -Apoyar y supervisar los programas de los clubes y el Distrito para garantizar que las actividades de los programas de jóvenes se lleven a cabo de forma apropiada. -Ocuparse de los problemas cuando ocurran y comunicarse con sus colegas en otros distritos en nombre del Presidente del Comité del Club o Distrital pertinente.

DISTRITO 4190 Estructura del Comité Distrital El Presidente del Comité Distrital del Programa de Intercambio de Jóvenes Es el responsable de cada una de las actividades llevadas a cabo en el Programa de Intercambio de Jóvenes fortaleciendo la comunicación con todos los clubes del Distrito, nuestro Gobernador y con los chairmen en el extranjero. Tiene el Gobernador de Distrito las siguientes responsabilidades: -Nombrar al presidente del Comité Distrital del Programa de Intercambio de Jóvenes. -Supervisar el nombramiento del Comité Distrital del Programa de Intercambio de Jóvenes. -Apoyar y supervisar los programas de los clubes y el Distrito para garantizar que las actividades de los programas de jóvenes se lleven a cabo de forma apropiada. -Ocuparse de los problemas cuando ocurran y comunicarse con sus colegas en otros distritos en nombre del Presidente del Comité del Club o Distrital pertinente.

DISTRITO 4190 Estructura del Comité Distrital Co-Chair de Inbounds • Apoyar a los clubes y coordinadores a promover el programa ante los estudiantes de la comunidad, distribuir las solicitudes. Asegurarse que todos los estudiantes cuenten con su documentación reglamentaria al momento de llegar al Distrito. • Asegurarse que se asigne un consejero rotario a cada estudiante. Apoyar al Presidente del Comité Distrital en todo lo relacionado con los Inbounds.

DISTRITO 4190 Estructura del Comité Distrital Co-Chair de Outbounds • Establecer y mantener contacto con los estudiantes desde antes de su salida. • Confirmar que los estudiantes fueron recibidos en el aeropuerto o estación ferroviaria. • Verificar que se asigne un consejero rotario a cada estudiante. • Revisar que el participante reciba su mesada. Apoyar al Presidente del Comité Distrital en todo lo relacionado con los Outbounds.

DISTRITO 4190 Estructura del Comité Distrital Coordinador de Zona Es el representante del Presidente del Comité Distrital del Intercambio en su zona; por lo que funge como nexo en la comunicación y en el apoyo a los clubes, familias anfitrionas y jóvenes participantes HACER HINCAPIÉ EN QUE LOS COORDINADORES SON LOS BRAZOS ARTICULADOS DEL COMITÉ DISTRITAL EN SU ZONA. EN LA DIAPOSITIVA SOLO IRÁ LA GENERALIDAD DEL COORDINADOR PARA QUE TODAS LAS DIAPOSITIVAS LAS EXPLIQUES TU Y NO HAYA TANTA LETRA EN LAS MISMAS. Algunas actividades y funciones del Coordinador de zona son las siguientes: Promover el Programa de Intercambio de Jóvenes entre los clubes de la zona. Motivar a los clubes a incluir a los Intercambistas en sus actividades. Apoyar a los clubes en sus dudas con el llenado de formatos y recibir las solicitudes. Asegurarse de que clubes, Familias Anfitrionas y jóvenes propuestos, conozcan el Programa y se comprometan a cumplir sus reglas. Notificar a los jóvenes aspirantes su país asignado y asegurarse que reciba toda la documentación para trámites de visado. Notificar a la Familia Anfitriona su contraparte. Dar seguimiento a la entrega de documentos originales del Inbound al Club y verifica que se realicen los trámites de migración a tiempo. Monitorear el comportamiento de los Inbounds y apoyar, en caso necesario, en la solución de conflictos. Monitorear con los clubes el desenvolvimiento de sus Familias Anfitrionas para checar que cumplan con el programa. Asesorar a los clubes en el trámite de permisos de viaje. Monitorear las fechas de regreso de los Inbounds así como las llegadas de los Outbounds.

DISTRITO 4190 Estructura del Comité Distrital del Programa de Intercambio Coordinador de protección a los jóvenes Promueve la toma de conciencia respecto a los asuntos de gestión de riesgo relacionados con los programas para la juventud y garantiza que los voluntarios de los clubes, distritos y otros niveles acaten las normas distritales y de RI para la prevención de acoso y abuso. Busca asesoría profesional psicológica y/o jurídica especializada para la atención y desarrollo de los adolecentes en caso necesario.

DISTRITO 4190 Estructura del Comité Distrital Enlace Rotex Apoyar a grupos de ex participantes en el Intercambio de Jóvenes para que se reúnan con fines de compañerismo o para apoyar los programas de Intercambio de Jóvenes mediante la promoción y participación en la orientación; no es un programa oficial de RI.. Coordinador de Logística Responsable de planear, organizar, administrar, controlar y evaluar el proceso de abastecimiento de bienes y servicios del Programa de intercambio de Jóvenes.

DISTRITO 4190 GRACIAS!!! Sigue Coffee Break

SEMINARIO DISTRITAL DEL PROGRAMA DE INTERCAMBIO DE JÓVENES
DISTRITO 4190 SEMINARIO DISTRITAL DEL PROGRAMA DE INTERCAMBIO DE JÓVENES

DISTRITO 4190 LLENADO DE FORMATOS

DISTRITO 4190 ESTA MODIFICACIÓN HIZO CON LA INTENCIÓN DE SIMPLIFICAR PROCESOS. CUIDANDO NO DEJAR CABOS SUELTOS EN LA SEGURIDAD DEL JOVEN. CABE HACER LA OBSERVACIÓN QUE EL CUERPO DE LA SOLICITUD NO CAMBIA, YA QUE ESE FORMATO LO MARCA ROTARY. LOS CAMBIOS SON EN LOS ANEXOS QUE SON PROPIOS DEL DISTRITO.

DISTRITO 4190

DISTRITO 4190 Anexo 17) REGLAS DE OPERACIÓN Anexo 11) PERMISO DE SALIDA Anexo 15) REPORTE TRIMESTRAL DE OUTBOUND Anexo 16) CONTROL DE LLEGADA DE INBOUND Anexo 18) CONTROL FINANCIERO DEL FONDO DE GARANTÍA Anexo 19) INFORME BIMESTRAL DEL CONSEJERO Anexo 20) REGLAMENTO Y RECOMENDACIONES DEL YEP

DISTRITO 4190 RECOMENDACIONES GENERALES Llenado de formularios en computadora Revisar minuciosamente cada solicitud antes de fotocopiar y firmar Firmas en tinta azul (no fotocopiar firmas)

DISTRITO 4190 RECOMENDACIONES GENERALES Escribir los teléfonos (fijos y celulares) de la siguiente manera: +52 (229) número telefónico

DISTRITO 4190 RECOMENDACIONES GENERALES Entregar a cada aspirante: La información necesaria de funcionarios del Distrito y del Club

DISTRITO 4190 Nombre completo Domicilio (calle, número y colonia) Localidad, Estado, Código Postal, País Teléfonos (particular, móvil, oficina y fax) Correo electrónico

DISTRITO 4190 Presidente del Comité de Intercambio del Distrito Promotor (Chairwoman) Presidente del Club Funcionario de Intercambio del Club Promotor (FIJ/YEO)

DISTRITO 4190 Presidente del Comité de Intercambio del Distrito Promotor (Chairwoman): Elaine Lions Ramírez Magallanes No Fracc. Reforma C.P , Veracruz, Ver. Casa: +52 (229) Móvil: +52 (229) Correo:

DISTRITO 4190 Los datos de registro del Club Promotor: Nombre del Club ID del Club Distrito

DISTRITO 4190 INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE I. Solicitud para Intercambio de largo plazo Español: 1 tanto Inglés: 3 tantos

DISTRITO 4190 INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE II. Documentación requerida: Datos personales Acta de nacimiento Pasaporte Cartas y fotografías 3. Carta del aspirante (firmada) 4. Carta de los padres (firmada)

DISTRITO 4190 INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE Historia clínica y examen médico 5. Grupo sanguíneo y Factor RH 6. Cédula Profesional del médico

DISTRITO 4190 INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE Salud bucal y examen odontológico 7. Cédula profesional del odontólogo Informe y Recomendación del centro de enseñanza 8. Certificado de estudios de los dos últimos semestres 9. Carta de buena conducta

DISTRITO 4190 INTEGRACIÓN DEL EXPEDIENTE Declaración Jurada (Anexo 4) 10. Identificación oficial (IFE) de cada solicitante 11. Carta de no antecedentes penales (sólo 1ª. familia anfitriona)

BOCA DEL RÍO COSTA DE ORO
NOMBRE COMPLETO Y CLUB PROMOTOR NOMBRE: Times New Roman 22 CLUB: Times New Roman 18 negritas Sebastián LÓPEZ Noriega Club Rotario BOCA DEL RÍO COSTA DE ORO

NO OLVIDAR 4190

FOTO A COLOR Y SONRIENTE
4190 FOTO A COLOR Y SONRIENTE NO OLVIDAR

No. DE AÑOS DE SEC. ó BACH. CURSADOS HASTA EL MOMENTO

NO OLVIDAR FOTOS A COLOR Y CON BUENA DEFINICIÓN

No. TOTAL DE SEMESTRES DE BACH. ó SEC.
No. DE SEMESTRE EN CURSO

NO OLVIDAR x x x

DEJAR EN BLANCO FIRMAS EN AZUL FIJ / YEO

DISTRITO 4190 GRACIAS!!!

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