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CONVENCION GELSA 2014 HOTEL ROYAL DECAMERON BARU.

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Presentación del tema: "CONVENCION GELSA 2014 HOTEL ROYAL DECAMERON BARU."— Transcripción de la presentación:

1 CONVENCION GELSA 2014 HOTEL ROYAL DECAMERON BARU

2 Beach Resort, Spa y Centro de Convenciones

3 CONVENCION GELSA 2014 HOTEL ROYAL DECAMERON BARU Ubicado en la Isla de Barú, frente a las Islas del Rosario, el Hotel Royal Decamerón Barú se caracteriza por sus hermosas playas de arenas blancas y aguas cristalinas, rodeadas de un entorno de lagunas y manglares exóticos que combinan con un frente de mar y la más espectacular barrera de corales multicolores. Todos estos factores hacen de este hotel un lugar exquisito para descansar, divertirse, tomar el sol, practicar deportes acuáticos y mucho más. El diseño del Hotel es de tipo tropical moderno, mezclándose con el entorno natural de la zona. Se encuentra situado en la Isla de Barú a 90 minutos del aeropuerto internacional de Cartagena, cuenta con vista directa al mar, 4 restaurantes, 5 bares, 3 piscinas, Centro de Convenciones dotado con equipos de última tecnología con capacidad para 700 personas y un business center. ALLREPS tiene el placer de ofrecerle DECAMERON BARU BEACH RESORT SPA Y CENTRO DE CONVENCIONES, el hotel cuenta con capacidad para atender hasta 700 personas con el sistema Todo Incluido. Deseamos poner a su disposición nuestros servicios de la más alta calidad y eficiencia para satisfacer cualquier necesidad en la realización de su evento.

4 SERVICIOS SOLICITADOS 1. Tiquetes aéreos en la ruta: BOGOTA - CARTAGENA - BOGOTA 2. Requerimientos 2.1 Asistencia Puente Aéreo- Bogota 2.2 Recibimiento Aeropuerto Cartagena 2.3 Organización de material POP 2.4 Recibimiento y acomodación en el hotel 2.5 Instalación de la convención 2.6 Almuerzo-instalaciones del hotel 2.7 Cena y coctel de bienvenida 2.8 Actividad de integración 2.9 Almuerzo-instalaciones del hotel 2.10 Cena y Fiesta de preemisión 2.11 Excursión a Isla del Rosario 3. Liquidación de servicios 4. Tarjeta de asistencia al viajero 5. Forma de Pago

5 1. TIQUETE AÉREO EN LA RUTA BOGOTÁ - CARTAGENA - BOGOTÁ 240 Pasajeros en tarifa comercial y 20 pasajeros tarifa ejecutiva GRUPO 1 AVIANCA BOGOTA – CARTAGENA- BOGOTA TOTAL SILLAS 65 GRUPO 2 AVIANCA BOGOTA – CARTAGENA - BOGOTA TOTAL SILLAS 53

6 GRUPO 3 AVIANCA BOGOTA – CARTAGENA - BOGOTA TOTAL SILLAS 53 GRUPO 4 AVIANCA BOGOTA – CARTAGENA - BOGOTA TOTAL SILLAS 65 VALOR PERSONA TOTAL TARIFA CON IMPUESTOS INCLUIDOS en clase económica $ oo VALOR PERSONA TOTAL TARIFA CON IMPUESTOS INCLUIDOS en clase ejecutiva $ oo Para la segunda opción de fecha podemos ofrecer la misma alternativa de vuelos Estos vuelos están solicitados a la aerolínea mas no hay nada confirmado

7 2. REQUERIMIENTOS DIA 01FEBRERO Se coordinara la entrega de marcadores de equipaje con logo institucional, lo marcaremos con anticipación con la lista definitiva de todos los participantes, se enviara un formato para completar. así personal de All Reps se encargara de marcarlo a cada participante para facilitar su entrega La Cartera de viaje se entregara con toda la documentación necesaria de viaje, previamente a cada participante se le enviara recomendaciones de viaje y agenda para que tengan conocimiento de toda la logística Toda la información se manejara através de un sitio Web, actualizado para que ustedes puedan consultar en línea. Personal de All Reps viajara con anticipación para tener organizado la logística con el hotel y las empresas prestadoras de servicios All Reps tiene oficina propia en Cartagena lo cual facilita una organización más eficiente y efectiva

8 2.1 Asistencia Puente Aéreo - Bogotá Se realizara un pre-chequeo con la aerolínea el día anterior para tener todo muy bien organizado, así fluirá muy rápido la entrega de equipaje. Personal de All Reps estará en el Puente Aéreo prestando asistencia a cada uno de los participantes en los vuelos confirmado, se identificaran con pancartas con el logo institucional. Una vez chequeados ingresaran a la sala para tomar el vuelo con destino a Cartagena.

9 2.2 Recibimiento Aeropuerto Cartagena Llegada al aeropuerto de Cartagena donde los estarán esperando personal de All Reps quienes se encargaran de recibirlos, coordinar el equipaje hasta el hotel, (máximo una maleta por participante) en caso de equipaje adicional tendremos que colocar un transporte. Ofrecemos vehículos con capacidad de: 11 a 14 pasajeros 15 a 27 pasajeros 28 a 32 pasajeros 30 a 45 pasajeros Para participantes VIP se revisara el numero que llega por vuelo o si lo desean ofrecemos automóviles de alta gama Mercedes Benz, Audi, son limitados así que se deben programar con la debida anticipación. Se ofrecerá a todos toalla refrescante y botella de agua.

10 2.3 Organización de material POP Las habitaciones se tendrán 5 horas antes y se debe pagar un valor adicional con el fin de organizar todo el material para que los participantes a su arribo tengan la sorpresa Personal de All Reps coordinara con el hotel este tema tan importante. Sugerimos: Bolsa de playa, abanico, bloqueadores, gafas de sol todo el material con logo institucional.

11 2.4 Recibimiento y acomodación en el hotel Recibimiento en el hotel en privado para el evento con un grupo de danzas típicas, se entregara las llaves con una escarapela con el nombre de cada participante y la agenda de actividades. Las habitaciones ya estarán asignadas a la llegada del grupo. Las habitaciones para los invitados especiales tendrán una ubicación preferencial, una vez confirmado el grupo nos encargaremos de separarlas. El minibar de las habitaciones esta incluido, solo se coloca agua

12 2.5 Instalación de la Convención Centro de convenciones, un auditorio para 260 personas Se incluye: Coordinador del evento. Salones con aire acondicionado central. Montaje de acuerdo a las necesidades del grupo. Dos Coffee Break diarios por día en caso de utilización de salón. Equipos Audiovisuales básicos (un pódium, un DVD, Papelógrafo y un señalizador láser) Sistema de sonido integrado con dos micrófonos de cable Servicio de técnico permanente (sonido y equipos audiovisuales)

13 CENTRO DE CONVENCIONES

14

15 COFFEE BREAKS INCLUIDOS MENÚ ESTANDAR D OS SERVICIOS DIARIOS POR NOCHE EN ALOJAMIENTO DEL GRUPO ( SI HACEN USO DEL CENTRO DE CONVENCIONES )

16 Equipos adicionales costo adicional Llegada al aeropuerto de Cartagena donde los estarán esperando personal de All Reps quienes se encargaran de recibirlos, coordinar el equipaje hasta el hotel, (máximo una maleta por participante) en caso de equipaje adicional tendremos que colocar un transporte. Ofrecemos vehículos con capacidad de: 11 a 14 pasajeros 15 a 27 pasajeros 28 a 32 pasajeros 30 a 45 pasajeros Para participantes VIP se revisara el numero que llega por vuelo o si lo desean ofrecemos automóviles de alta gama Mercedes Benz, Audi, son limitados así que se deben programar con la debida anticipación. Se ofrecerá a todos toalla refrescante y botella de agua.

17 Equipos adicionales costo adicional

18 2.6 Almuerzo al aire libre Se ofrece dos opciones de almuerzo, la primera en el restaurante principal del hotel separando un área para el grupo sin ningún costo adicional no es al aire libre, el segundo almuerzo al aire libre junto al centro de convenciones con un valor adicional. Se ofrecerá una temática para el almuerzo con el menú típico caribeño, todo el personal con vestuario, show de muestra folklórico, palenqueras para fotos y repartición de frutas para el postre, mesas decoradas. Se revisaran más opciones una vez confirmado el grupo con el mismo valor que se incluye en esta cotización. Todo esto depende del tiempo que tengan los participantes.

19 2.7 Cena y coctel de bienvenida RESTAURANTES PARA CENA CAPACIDADES DE LOS RESTAURANTES

20 Coctel de Bienvenida UBICACIÓN: Centro de convenciones Terraza Spa HORARIO: A partir de las 18:00 horas Dos horas de bar abierto (bebidas alcohólicas y no alcohólicas) (Licores nacionales Whiskey estándar) Pasabocas circuladas en bandejas: o Langostinos mariposas apanados o Empanaditas criollas o Canapés de salmón o Deditos de pescado con salsa tártara o Higos con tocineta o Pastelitos de pollo o Brusquetas de alcaparras y queso EL ambiente del recinto será en salas Lounge con capacidad para 10 persona cada una,tarima,sonido,Luces y efectos especiales, personal de servicio para atención a las mesas.,cañón de confeti, o ventury incluye 3 disparos, cámara de humo profesional). DISCOTECA Bar abierto DIA 02FEBRERO 2014 Desayuno buffet en el restaurante principal del hotel.

21 2.8 INTEGRACION OLIMPIADAS DECAMERON HORA: am a 13:00 pm Actividades recreativas se entregara pañoletas de colores, puntos de hidratación, recreadores. Importante: Dichas actividades se realizan tanto en la playa como en las piscinas. Cada actividad cuenta con un recreacioncita. Se elige un equipo ganador al final del evento Los premios los suministra el cliente Esta incluida una pañoleta para cada integrante del equipo y que cada equipo cuente con un color que lo identifique Importante ropa cómoda para la realización de las pruebas así como bloqueador solar. Actividades: Competencia de kayak: Llegar hasta un punto determinado en kayak y de regreso. Carrera de relevos: se enfrentan 2 equipos para buscar un objeto y regresar al punto de partida. El primer equipo que llegue al punto de partida gana. Competencia de natación: Competencia entre 2 equipos en la piscina 3. Polo: Partido de waterpolo en la piscina 3.

22 2.9 Almuerzo buffet en el restaurante principal del hotel Lugar Plata Puntilla Horario de pm – 01:00 am Los funcionarios de All Reps junto con los funcionarios del hotel se encargaran a partir de las pm de coordinación y traslados de todos los invitados a Playa Puntilla lugar donde se realizara el evento de premiación. Personal de All Reps estará atento a todo el montaje del evento 2.10 CENA DE PREMIACION

23 Descripción de las fiestas temáticas a elegir FIESTA HAWAIIANA El Luau es una fiesta milenaria de las islas de Hawai que aún en nuestros días se celebra. Los nativos hawaianos ofrecían presentes y viandas al Dios Fuego para apaciguar su ira, que veían reflejada en los ríos de lava producto de las erupciones volcánicas, una de las características geográficas más importantes de este hermoso archipiélago. El Royal Decamerón Baru, quiere hacerlo sentir en una de estas islas, en una fiesta celebrada en la hermosa playa de arena blanca que nos destaca y con una ambientación que hace de ésta una réplica de las fiestas típicas en Hawai. Los invitados harán su entrada por un corredor de antorchas y el área de la fiesta estará decorada totalmente al estilo hawaiano. Se les dará la bienvenida con un cóctel típico y un Lai (collar típico de Hawai). Luces multicolores enmarcarán el escenario donde hermosas doncellas recrearán la cadenciosa sensualidad de los bailes hawaianos. Cóctel alusivo a la fiesta, decoración alusiva al tema, menú Buffet, bar abierto de licores nacionales. Pareo y collares para las mujeres y Camisas hawaianas para los hombres

24 NOCHE BUCANERA Haciendo alusión a las batallas llevadas a cabo entre corsarios, bucaneros, piratas, filibusteros y conquistadores españoles en busca de la posesión de fantásticos tesoros sacados de las Indias Occidentales; El Royal Decamerón Baru, busca revivirlas adecuando fabulosos ambientes para esta espectacular velada. El área se rodeará con mechones, palmeras y banderas de piratas que demarcan el lugar del evento. Nuestro personal de animación los divertirá con concursos y juegos que involucrarán a todos sus invitados. A la entrada, una de las anfitrionas hará entrega a cada participante de un parche, un gorro o pañoleta pirata y los recibiremos con el Cóctel Tres Carabelas, deliciosa mezcla de licores y jugos de frutas tropicales.La fiesta estará amenizada por una Disco Móvil.. Parche y pañoleta pirata

25 FIESTA CARNAVAL DE BARRANQUILLA El Carnaval de Barranquilla es la fiesta más grande e importante de Colombia y uno de los carnavales más festivos y coloridos del mundo. El Carnaval es un acontecimiento cultural en el que se expresan y representan todas las variedades culturales de la Costa Caribe colombiana, se da rienda suelta al folclor de la región, a las más variadas manifestaciones culturales locales, a la música y al baile. Constituye, sin lugar a dudas, el aspecto más representativo de la ciudad, un espacio lúdico que cada año atrae a propios y extraños. Los invitados portaran Antifaz, pitos y corbatines de colores

26 ARTISTA INVITADO MALUMA El Show especial para el evento estará cargo del Reggetonero MALUMA Joven cantante de Medellín que ha tenido la oportunidad de compartir escenarios con artistas como Arcángel, Plan B, J. Alvarez, Alberto Style, Nicky Jam, Ñejo y Dalmata, J Blavin, Reykon, Golpe a Golpe, Jowell y Randy entre otros. Algunos temas MALUMA: Máximo Nivel, Me Envuelve, Cosas Raras, Que Pasara, No Quiero, Loco,Más y Más, Linda pero peligrosa, Pierde el Control, Vámonos De Fuga, Tragao, El Juego, Dime qué te parece, reemplazable, Primer Amor. DJ a partir de la 10 de las noche hasta la llegada del artista invitado Regreso al hotel: 01:00 am El transporte de ida y regreso es en ferry.

27 ARTISTA INVITADO ALQUILADOS El sonido de La banda es una nueva propuesta en el mundo de la música que combinando el reggae con sonidos urbanos y pop ha logrado ubicar sus dos primeros sencillos SOLA y ESTO ES AMOR en los primeros lugares de la radio Latinoamérica. Cinco amigos que andan hace rato haciendo música y que como ALKILADOS encontraron el sonido que ellos mismos han denominado PURA PLAYA que les ha permitido están nominados a los premios NUESTRA TIERRA los mas importantes de la música en nuestro país. Entre sus canciones mas sonadas estan Solitaria y Mona lisa. CALI & EL DANDEE Es un dúo colombiano de música pop, compuesto por los hermanos Alejandro (Cali) y Mauricio Rengifo Pérez (Dandee).Mauricio Nació el 15 de octubre de1988 y Alejandro el 3 de septiembre de 1993, ambos originarios de la ciudad de Cali.1Fueron conocidos en su Colombia natal gracias a su canción «Volver», que tuvo gran acogida en todas las emisoras de este país. Fuera de Colombia, son conocidos gracias a sus canciones «Yo te esperaré» y «Gol», cuyos vídeos fueron dos de los más vistos en YouTube España en 2011, ocupando el segundo y cuarto lugar, respectivamente

28 DIA 03 FEBRERO / 2014 D ESAYUNO BUFFET EN EL HOTEL 09:00 AM - 12:30 PM P LAN TURÍSTICO 2.11 ISLAS DEL ROSARIO Magnífico paseo a un espectacular arrecife de coral, mar turquesa y muchas bellezas naturales: Se ofrece un Tour panorámico donde podrá apreciar la belleza imponente del lugar y su ambiente ecológico por las Islas que conforman este archipiélago coralino, hasta llegar a la Isla San Martín de Pajarales, donde se deleitarán en el Acuario observando el famoso Show de Delfines. Incluye: Transporte marítimo, guía profesional, una bebida hidratante (agua o gaseosa), entrada al Acuario en la Isla San Martín de Pajarales. Recomendaciones: bloqueador solar, vestido de baño, ropa cómoda para la playa, toalla de playa, wet shoes. Salida: 9:00 a.m. Regreso: 12:30 p. m. Los participantes antes de salir a la excursión deben hacer su checkout y dejar maletas fuera de la habitación, personal del hotel y All Reps estarán atentos a tener el equipaje en los respectivos buses para estar listos a salir al aeropuerto una vez terminen de almorzar Los buses saldrán a parir de las 13:30 para estar en el aeropuerto a las 15:00. Se puede organizar las salidas de acuerdo a la hora de salida del vuelo Los funcionarios de All Reps se encargaran de coordinarán el chequeo y entrega de equipaje en el counter de la aerolíneas, se hace la entrega de los pasa bordos a cada uno de los funcionarios.

29 DETALLE VALOR DE LOS SERVICIOS PRECIO POR PERSONA ServicioSencillaDoble Tiquetes aereos Asistencia en el Puente aereo00 Asistencia en el aeropuerto de Cartagena00 Botella de agua y toallita refrescante a la llegada00 Marcamaletas logo institucional00 Cartera con documentos de viaje Traslado aeropuerto Cartagena - Hotel Baru Coctel de bienvenida00 Recibiento con dos bailarines00 Alojamiento en el hotel 2 noches Plan todo incluido del hotel00 Habitaciones disponibles desde la 8 de la mañana Material POP Bolso de playa con logo institucional Gafas de sol7.500 Abanicos con caja, logo y cinta5.100 Bloqueador de sol con logo institucional Escarapela personalizada con programacion y cinta marcada con el logo3.960 Salon para 200 personas00 Equipos audiovisuales Almuerzo al aire libre Opcional Almuerzo en el restaurante del hotel con show florklorico3.000 Coctel de bienvenida co0n toda la descripcion del item Actividad de integracion Cena y Fiesta de premiacion en Playa Puntilla.tematica con cena buffet,meseros,luces,sondido,DJ,decoracion,mesas vestidas Artista invitado Maluma Opcion 1 Artista invitado Alkilados Opcion 2 Artista invitado Cali y el Dandee Opcion 3 Islas del Rosario Logistica All Reps00 Acompañamiento All Reps00 Late Check out, en caso de no entregar las habitaciones antes de salir a Islas del Rosario Opcional Fotografo disponible durante tres dias para eventos importantes Foto de grupo2.500 Traslado de salida Tarjeta de asistencia6.480 VALOR TOTAL POR PERSONA EN HABITACIONES ESTÁNDARSencillaDoble Artista invitado opcion uno Artista invitado opcion dos Artista invitado opcion tres VALOR TOTAL POR PERSONA EN HABITACIONES ESTÁNDAR SIN INCLUIR EL ULTIMO DIA EL LATE CHECK OUT Artista invitado opcion uno Artista invitado opcion dos Artista invitado opcion tres VALOR TOTAL POR PERSONA EN HABITACIONES ESTÁNDAR SIN INCLUIR EL ALMUERZO AL AIRE LIBRE, SE REALIZARA EN EL RESTAURANTE DEL HOTEL Artista invitado opcion uno Artista invitado opcion dos Artista invitado opcion tres

30 NOTAS IMPORTANTES El precio indicado para cada uno de los participantes es neto, incrementaremos un fee del 8% por el manejo del grupo Para los invitados especiales el hotel tiene un costo adicional en habitación sencilla de $ y se otorgaran habitaciones de más categoría Los traslados de los invitados especiales se pueden realizar en camionetas o vehículos Mercedes Benz o Audi, estos automóviles tienen mucha demanda y no son muchos en el mercado en Cartagena así que se debe reservar con anticipación Esta cotización esta basada en 260 participantes en caso de variar el número debemos cotizar u revisar nuevamente No tenemos reservadas las habitaciones La forma de pago y política de reservas y cancelaciones será informada una vez confirmado el grupo PRECIO TOTAL DEL EVENTO 20 Habitaciones Sencillas invitados especiales Viajando en Clase Ejecutiva Habitaciones Superiores Opcion uno Opcion dos Ocipon tres habitaciones dobles en habitaciones estándar Viajando en clase economica Opcion uno Opcion dos Ocipon tres Deducciones Opcion uno Opcion dos Opcion tres Estos valores se descuentan por ser los tour conductor

31 Gratuidades Los precios de los servicios están cotizados en base de 260 pasajeros 120 Habitaciones dobles y 20 sencillas. Se otorga un tour conductor por cada 20 pasajeros pagos Visita de inspección Se realizara el 20 de enero de acuerdo a su solicitud el valor por persona INCLUYE. 1 noche de alojamiento, tiquetes y traslados Valor por persona $ oo 3. Tarjeta de asistencia al viajero Ofrecemos la tarjeta de asistencia ASSIST CARD con un precio de $ 2160.oo por persona por día. Valor total de la tarjeta para la estadía (3 DIAS): $ 6480.oo

32 LOS PRECIOS NO INCLUYEN Actividades no descritas en el programa Alimentación y bebidas no estipuladas en el programa Servicio de lavandería, llamadas telefónicas o cualquier otro servicio extra no especificado en la cotización. Gastos personales TARIFAS SUJETAS A CONFIRMAR EN EL MOMENTO DE RESERVAR


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