La descarga está en progreso. Por favor, espere

La descarga está en progreso. Por favor, espere

Presentado por: Joddy Hernández - IGT

Presentaciones similares


Presentación del tema: "Presentado por: Joddy Hernández - IGT"— Transcripción de la presentación:

1 Presentado por: Joddy Hernández - IGT
Diagnóstico GIAU Presentado por: Joddy Hernández - IGT

2 Agenda Situación actual Causas La voz de los protagonistas
Propuesta de valor: Recomendaciones: Cambios, adiciones y eliminaciones Plan de difusión Preguntas

3 Situación actual Total Global GIAU 51 20 39% 54% 31% 0% 50% 100% GIAU
Tipo Cantidad Implementados % Ejecución ESPECIFICACION 13 7 54% FORMULARIO 32 10 31% INSTRUCCIÓN 0% INVENTARIO MANUAL 1 NORMAS POLITICA 4 2 50% PROCEDIMIENTO 100% REGISTRO Total Global GIAU 51 20 39%

4 Causas: No existe una herramienta de información continua disponible sobre la administración del área Clara definición del alcance de los servicios a clientes internos/externos Desconocimiento de los procedimientos Seguimiento o investigación por parte de los responsables de cada área de servicio Desconocimiento de los documentos que soportan los procedimientos Falta de comunicación

5 La voz de los protagonistas: Mejora documentos
1. Formulario para la verificación de del mantenimiento preventivo equipos de aire acondicionados GIAU-FOR-001 * Añadir renglón que incluya el apartado de "unidad exterior del AC" o caparazón externo del aire. 2. Formulario para la verificación de del mantenimiento preventivo equipos eléctricos GIAU-FOR-002 * Sincronizar con el mismo formulario del suplidor. * Explicación sobre los conceptos que se mencionan en el formulario, pues el responsable no los maneja. 3. Formulario para la verificación plan de fumigación GIAU-FOR-006 * El único registro disponible es el conduce que deja el suplidor al realizar la fumigación. * El responsable propone que se unifique con el del suplidor. 4. Formulario para la verificación de temperatura de los alimentos GIAU-FOR-007 * Agregar mas espacio para incluir mayor variedad de alimentos. 5. Formulario de conciliación diaria de raciones de AYB GIAU-FOR-015 * Modificar el renglón de Termopack, ya no se utiliza. * Agregar el renglón de "Adeudadas por la ENJ a Probuffet" (casos en que comida despachada > comida contratadas). * Pendiente definir solución formal al exceso de comida contratada cuando no recogen las donaciones. 6. Formulario de solicitud de materiales GIAU-FOR-019 * Creación de renglones de auto suma. * Implementar un inventario de almacén. * Formato de formulario debería contener un listado genérico de materiales disponibles. 7. Formulario de Mantenimiento Limpieza de Baños ENJ GIAU-FOR-031 * Registros - solución 8. Procedimiento de creación, envío y confirmación de convocatoria GIAU-PRO-001 * El proceso de convocatoria se cumple de acuerdo a los pasos pero no dentro de los tiempos establecidos. * Pendiente revisión y aprobación de actualización.

6 La voz de los protagonistas: Creación de nuevos
5. Formulario de recepción de calificaciones de FA GIAU-FOR-032 * Control de calificaciones entregadas desde proyectos 6. Política de preservación de información institucional y manejo de archivo físico GIAU-POL-003 * Incluir apartado de control de acceso al archivo

7 Recomendaciones: Cambios, adiciones y eliminaciones
El manejo de la Gestión de Contenidos debería ser manejado directamente por los pasantes y docentes; evitar cuellos de botellas y no aumentar la carga de trabajo del área de proyectos. Ej.: LH solicitaba directamente el desarrollo de los materiales de su docencia, otras entidades educativas. Importante recalcar cantidad de formularios completados por los clientes = 1; Texto tipo = 1 para convocatorias; Solicitud de Material Gastable (frecuencia: puntual) = 1 Creación de Políticas para definir las directrices pilares del área (Manual de Calidad) : Servicios Generales (Mantenimiento, Seguridad y Mensajería) Registros Logística Centro de Documentación Actualización de 6 formularios Eliminación de 12 formularios Unificación de 4 formularios Creación de 4 formularios (Reporte incidencias de limpieza, Auditoria estado de salones y Recepción de notas, Reporte de Aprobación de FC) Cambio en cantidad de documentos: Anterior 51 Propuesta 46

8 Detalle Formulario para la verificación del mantenimiento preventivo equipos eléctricos GIAU-FOR-002 Unificación con el formulario del suplidor Formulario para la verificación plan de fumigación GIAU-FOR-006 Formulario para verificación cumplimiento especificaciones de ayb en local de ENJ GIAU-FOR-012 Unificación con GIAU-FOR-015 Formulario para reclamaciones acerca de los servicios de AyB. (colectivos recurrentes) GIAU-FOR-013 Unificación con GIAU-FOR-014 Formulario de reservas de espacios GIAU-FOR-017 Eliminar: Solicitudes y reservas actualmente se realizan a través de Google calendar Formulario de especificaciones de montaje GIAU-FOR-018 Eliminar: Solicitudes y reservas actualmente se realizan a través de Google calendar o - Buscando unificación con texto tipo google Formulario de solicitud de materiales GIAU-FOR-019 Posibilidad de realizar las solicitudes directamente por Exactus**** / Eliminar Formulario de status report de convocatorias GIAU-FOR-020 Cambio de formato a ISO Formulario de recepción de correspondencia GIAU-FOR-021 Formato exclusivo digital

9 Detalle Formulario de solicitud de convocatoria GIAU-FOR-022
Eliminar: Las convocatorias son creadas por los usuarios directamente en google calendar Formulario de registro de visitas GIAU-FOR-025 Pasar a formato responsabilidad x garita de seguridad Formulario de registro de llamadas línea de ayuda GIAU-FOR-026 Utilización, si habrá línea de ayuda??? Formulario de prechequeo montaje salones GIAU-FOR-027 Eliminar: Implementación formulario de auditoria aleatoria de chequeo de salones y montajes Formulario de entrada al almacén GIAU-FOR-029 Digitación directa en Exactus (Creación de sello ENTRADA AL ALMACEN) Formulario supervisión de modulares ENJ GIAU-FOR-030 Formulario de Mantenimiento Limpieza de Baños ENJ GIAU-FOR-031 Continuar, eliminación mensual y "Generación de Reporte de Incidencias" Si aplica Formulario Sugerencias de Servicios de Alimentos y Bebidas GIAU-FOR-032 Este apartado está cubierto en las evaluaciones de servicios de almuerzo Política de preservación de información institucional y gestión de archivo GIAU-POL-003 Modificación sobre responsabilidad de entrada y salida de personal del archivo Procedimiento de creación, envío y confirmación de convocatoria GIAU-PRO-001 Modificación de acuerdo a las especificaciones del proceso de levantamiento (Validación de Gdiaz y Dpichardo)

10 GIAU: EASY! Políticas Propuesta plan de difusión REgistros
Servicios GenerAles LogíStica Información Y Atención al Usuario Políticas

11 Procedimiento Especificaciones Expedientes participantes/educandos (físicos y digitales) Calificaciones Cartas constancias y certificados Listados de asistencia Procedimiento Formulario Registros Registros Especificación GIAU: EASY!

12 GIAU: EASY! Mantenimiento: Seguridad Mensajería: Almacén y archivo
Procedimientos Especificaciones Formularios Mantenimiento: Eléctrico y Aire Acondicionado Limpieza Basura Jardín Pintura Vehículos institucionales Seguridad Mensajería: Externa Recepción de correspondencia Almacén y archivo Política de Seguridad Especificaciones Formularios Política Especificaciones Formularios Política Formularios

13 GIAU: EASY! Logística Alimentos y Bebidas (A&B) Alojamientos
Especificaciones Formularios Alimentos y Bebidas (A&B) Alojamientos Transportes Administración de Espacios Convocatorias Especificaciones Política Formularios Logística Especificaciones Texto tipo Procedimiento Especificaciones GIAU: EASY!

14 GIAU: EASY! Biblioteca Gestión de Contenidos Información Y
Políticas Normas Biblioteca Gestión de Contenidos Digitalización Información Y Atención al Usuario Especificaciones Formularios

15 Conócenos por dentro… Políticas: Procedimientos:
Existen vigentes, actualizados y revisados 46 documentos: 14 Especificaciones 24 Formularios 7 Políticas 1 Procedimiento Políticas: Información y Atención al Usuario: Normas de funcionamiento del CD Logística Uso de transporte Servicios Generales: Manejo de archivo Seguridad Registros Procedimientos: Procedimiento de creación, envío y confirmación de convocatoria

16 Estructura ISO9001:2000 Formularios: Especificaciones:
Sistema eléctrico Fumigación Pintura interior y exterior Basura Limpieza y verificación de limpieza de baños Administración de las TIC’s Temperatura de los alimentos Reclamaciones de AyB Conciliación diaria de alimentos Planificación semanal de AyB Estatus report de convocatorias Recepción de correspondencias Suministro y cuadre de café para empleados Llamadas a línea de ayuda Auditoria de salones Material gastable (CI) Evaluaciones de AyB (CI y CE) Entrega de calificaciones de FA y FC Especificaciones: Mantenimiento: Jardinería, aires acondicionados, sistema eléctrico, fumigación, limpieza, tecnología, pintura interior y exterior. Servicios de reproducción Mensajeria Alimentos y bebidas Convocatoria (CI) Sistema de seguridad

17 ¿Dónde están estos documentos?
Gestión general: Portal ENJ Enfocados en ofrecer un mejor servicio Atentos a la mejora Y dispuestos a ayudarte 100pre!!! Sin complicaciones

18 Propuesta plan de difusión y capacitación GIAU: EASY!
Es una nueva y dinámica forma de transmitir a toda la institución todos los servicios ofrecidos por esta gestión; basados en la orientación a resultados. El enfoque consiste en tres (3) pilares de instrucción: Definición del objetivo: Ofrecer un mejor servicio Ser reconocidos por la calidad de los servicios brindados Ser el aliado # 1 de nuestros clientes Aportar el granito de arena GIAU a la certificación de la ENJ en ISO 9001:2000 Implementación: Instructivo de fácil manejo Flexibilidad de los materiales (cambios, actualizaciones, participación de usuarios) Seguimiento y mecanismos de apoyo: Disponibilidad de la información 24/7 Conocimiento 100% de TODOS los procesos del área

19 Definición de Objetivos: Canales de difusión
Presentación de Radiografía a Gestor GIAU, Dirección y empleados GIAU. Informar en reuniones de: 2dos. A bordo y GyG - Taller GIAU: Easy Instructivo general del taller Contenido del taller: Presentación de subprocesos a implementar Actividades o dinámicas durante el taller: Crucigrama de los servicios que ofrece GIAU Dígalo como pueda de la cantidad de documentos, especificaciones, formularios, procedimientos, políticas y manuales que existen. Instrucción en puzzle de los servicios de GIAU. Evaluación final

20 Ejemplo de Implementación:
Crucigrama GIAU Horizontales 1. Área donde se realizan las actividades de la ENJ 5. Servicio de control de entrada y salida de personas de la ENJ 8. Acción de conocer la asistencia de alguien a una actividad en concreto 9. Acción de solicitar asistencia de una o varias personas a alguna actividad en concreto dentro o fuera de la ENJ 10. Área donde se depositan y guardan materiales gastables y otros recursos de documentación institucionales 12. Servicio externo contratado para entregar documentaciones fuera de la ENJ 13. Control de plagas y bichos en las instalaciones de la ENJ Verticales 2. Servicio de comida de mediodía 3. Documentación recibida a ser entregada a los destinatarios dentro de la ENJ 4. Medio de comunicación mediante el cual se especifican los detalles de un evento 6. Acción de mantener un área higiénica 7. Seguimiento del estado de las instalaciones de la ENJ 8. Formalización de un servicio/producto con un proveedor externo 11. Servicio de transporte coordinado para usuarios de la ENJ cuando se desplazan fuera de sus instalaciones

21 Hagámoslo EASY, por ti y por todos …
¿Dudas, Preguntas? Hagámoslo EASY, por ti y por todos … Contamos contigo! ¡¡¡ Muchas gracias!!!


Descargar ppt "Presentado por: Joddy Hernández - IGT"

Presentaciones similares


Anuncios Google