La descarga está en progreso. Por favor, espere

La descarga está en progreso. Por favor, espere

Diagnóstico GIAU Presentado por: Joddy Hernández - IGT.

Presentaciones similares


Presentación del tema: "Diagnóstico GIAU Presentado por: Joddy Hernández - IGT."— Transcripción de la presentación:

1 Diagnóstico GIAU Presentado por: Joddy Hernández - IGT

2 Situación actual Causas La voz de los protagonistas Propuesta de valor: Recomendaciones: Cambios, adiciones y eliminaciones Plan de difusión Preguntas Agenda

3 Situación actual GIAU TipoCantidadImplementados% Ejecución ESPECIFICACION137 54% FORMULARIO % INSTRUCCIÓN00 0% INVENTARIO00 0% MANUAL10 0% NORMAS00 0% POLITICA42 50% PROCEDIMIENTO11 100% REGISTRO00 0% Total Global GIAU512039%

4 Causas: No existe una herramienta de información continua disponible sobre la administración del área Clara definición del alcance de los servicios a clientes internos/externos Desconocimiento de los procedimientos Seguimiento o investigación por parte de los responsables de cada área de servicio Desconocimiento de los documentos que soportan los procedimientos Falta de comunicación

5 La voz de los protagonistas: Mejora documentos 1. Formulario para la verificación de del mantenimiento preventivo equipos de aire acondicionados GIAU-FOR-001 * Añadir renglón que incluya el apartado de "unidad exterior del AC" o caparazón externo del aire. 2. Formulario para la verificación de del mantenimiento preventivo equipos eléctricos GIAU-FOR-002 * Sincronizar con el mismo formulario del suplidor. * Explicación sobre los conceptos que se mencionan en el formulario, pues el responsable no los maneja. 3. Formulario para la verificación plan de fumigación GIAU-FOR-006 * El único registro disponible es el conduce que deja el suplidor al realizar la fumigación. * El responsable propone que se unifique con el del suplidor. 4. Formulario para la verificación de temperatura de los alimentos GIAU-FOR-007 * Agregar mas espacio para incluir mayor variedad de alimentos. 5. Formulario de conciliación diaria de raciones de AYB GIAU-FOR-015 * Modificar el renglón de Termopack, ya no se utiliza. * Agregar el renglón de "Adeudadas por la ENJ a Probuffet" (casos en que comida despachada > comida contratadas). * Pendiente definir solución formal al exceso de comida contratada cuando no recogen las donaciones. 6. Formulario de solicitud de materiales GIAU-FOR-019 * Creación de renglones de auto suma. * Implementar un inventario de almacén. * Formato de formulario debería contener un listado genérico de materiales disponibles. 7. Formulario de Mantenimiento Limpieza de Baños ENJ GIAU-FOR-031 * Registros - solución 8. Procedimiento de creación, envío y confirmación de convocatoria GIAU-PRO-001 * El proceso de convocatoria se cumple de acuerdo a los pasos pero no dentro de los tiempos establecidos. * Pendiente revisión y aprobación de actualización.

6 La voz de los protagonistas: Creación de nuevos 5. Formulario de recepción de calificaciones de FA GIAU-FOR-032 * Control de calificaciones entregadas desde proyectos 6. Política de preservación de información institucional y manejo de archivo físico GIAU-POL-003 * Incluir apartado de control de acceso al archivo

7 Recomendaciones: Cambios, adiciones y eliminaciones El manejo de la Gestión de Contenidos debería ser manejado directamente por los pasantes y docentes; evitar cuellos de botellas y no aumentar la carga de trabajo del área de proyectos. Ej.: LH solicitaba directamente el desarrollo de los materiales de su docencia, otras entidades educativas. Importante recalcar cantidad de formularios completados por los clientes = 1; Texto tipo = 1 para convocatorias; Solicitud de Material Gastable (frecuencia: puntual) = 1 Creación de Políticas para definir las directrices pilares del área (Manual de Calidad) : Servicios Generales (Mantenimiento, Seguridad y Mensajería) Registros Logística Centro de Documentación Actualización de 6 formularios Eliminación de 12 formularios Unificación de 4 formularios Creación de 4 formularios (Reporte incidencias de limpieza, Auditoria estado de salones y Recepción de notas, Reporte de Aprobación de FC) - Cambio en cantidad de documentos: - Anterior 51 - Propuesta 46

8 Detalle Formulario para la verificación del mantenimiento preventivo equipos eléctricosGIAU-FOR-002Unificación con el formulario del suplidor Formulario para la verificación plan de fumigaciónGIAU-FOR-006Unificación con el formulario del suplidor Formulario para verificación cumplimiento especificaciones de ayb en local de ENJGIAU-FOR-012Unificación con GIAU-FOR-015 Formulario para reclamaciones acerca de los servicios de AyB. (colectivos recurrentes)GIAU-FOR-013Unificación con GIAU-FOR-014 Formulario de reservas de espaciosGIAU-FOR-017 Eliminar: Solicitudes y reservas actualmente se realizan a través de Google calendar Formulario de especificaciones de montajeGIAU-FOR-018 Eliminar: Solicitudes y reservas actualmente se realizan a través de Google calendar o - Buscando unificación con texto tipo google Formulario de solicitud de materialesGIAU-FOR-019 Posibilidad de realizar las solicitudes directamente por Exactus**** / Eliminar Formulario de status report de convocatoriasGIAU-FOR-020Cambio de formato a ISO Formulario de recepción de correspondenciaGIAU-FOR-021Formato exclusivo digital

9 Detalle Formulario de solicitud de convocatoriaGIAU-FOR-022 Eliminar: Las convocatorias son creadas por los usuarios directamente en google calendar Formulario de registro de visitasGIAU-FOR-025Pasar a formato responsabilidad x garita de seguridad Formulario de registro de llamadas línea de ayuda GIAU-FOR-026Utilización, si habrá línea de ayuda??? Formulario de prechequeo montaje salonesGIAU-FOR-027 Eliminar: Implementación formulario de auditoria aleatoria de chequeo de salones y montajes Formulario de entrada al almacénGIAU-FOR-029 Digitación directa en Exactus (Creación de sello ENTRADA AL ALMACEN) Formulario supervisión de modulares ENJGIAU-FOR-030 Eliminar: Implementación formulario de auditoria aleatoria de chequeo de salones y montajes Formulario de Mantenimiento Limpieza de Baños ENJ GIAU-FOR-031 Continuar, eliminación mensual y "Generación de Reporte de Incidencias" Si aplica Formulario Sugerencias de Servicios de Alimentos y Bebidas GIAU-FOR-032 Este apartado está cubierto en las evaluaciones de servicios de almuerzo Política de preservación de información institucional y gestión de archivo GIAU-POL-003 Modificación sobre responsabilidad de entrada y salida de personal del archivo Procedimiento de creación, envío y confirmación de convocatoria GIAU-PRO-001 Modificación de acuerdo a las especificaciones del proceso de levantamiento (Validación de Gdiaz y Dpichardo)

10 Propuesta plan de difusión GIAU: EASY! Servicios GenerAles REgistros LogíStica Información Y Atención al Usuario Políticas

11 o Expedientes participantes/educandos (físicos y digitales) o Calificaciones o Cartas constancias y certificados o Listados de asistencia Registros Procedimiento Especificaciones Procedimiento Formulario Registros Especificación GIAU: EASY!

12 Servicios Generales o Mantenimiento: Eléctrico y Aire Acondicionado Limpieza Basura Jardín Pintura Vehículos institucionales o Seguridad o Mensajería: Externa Recepción de correspondencia o Almacén y archivo Procedimientos Especificaciones Formularios Política de Seguridad Especificaciones Formularios Política Especificaciones Formularios Política Formularios GIAU: EASY!

13 Logística o Alimentos y Bebidas (A&B) o Alojamientos o Transportes o Administración de Espacios o Convocatorias Especificaciones Formularios Política Formularios Especificaciones Texto tipo Procedimiento Especificaciones GIAU: EASY!

14 o Biblioteca o Gestión de Contenidos o Digitalización Políticas Normas Especificaciones Formularios Información Y Atención al Usuario GIAU: EASY!

15 Conócenos por dentro… Políticas: 1.Información y Atención al Usuario: 1.Normas de funcionamiento del CD 2.Logística 1.Uso de transporte 3.Servicios Generales: 1.Manejo de archivo 2.Seguridad 4.Registros Procedimientos: 1.Procedimiento de creación, envío y confirmación de convocatoria Existen vigentes, actualizados y revisados 46 documentos: »14 Especificaciones »24 Formularios »7 Políticas »1 Procedimiento

16 Estructura ISO9001:2000 Especificaciones: 1.Mantenimiento: Jardinería, aires acondicionados, sistema eléctrico, fumigación, limpieza, tecnología, pintura interior y exterior. 2.Servicios de reproducción 3.Mensajeria 4.Alimentos y bebidas 5.Convocatoria (CI) 6.Sistema de seguridad Formularios: 1.Sistema eléctrico 2.Fumigación 3.Pintura interior y exterior 4.Basura 5.Limpieza y verificación de limpieza de baños 6.Administración de las TICs 7.Temperatura de los alimentos 8.Reclamaciones de AyB 9.Conciliación diaria de alimentos 10.Planificación semanal de AyB 11.Estatus report de convocatorias 12.Recepción de correspondencias 13.Suministro y cuadre de café para empleados 14.Llamadas a línea de ayuda 15.Auditoria de salones 16.Material gastable (CI) 17.Evaluaciones de AyB (CI y CE) 18.Entrega de calificaciones de FA y FC

17 ¿Dónde están estos documentos? Gestión general: Portal ENJ Enfocados en ofrecer un mejor servicio Atentos a la mejora Sin complicaciones Y dispuestos a ayudarte 100pre!!!

18 Propuesta plan de difusión y capacitación GIAU: EASY! Es una nueva y dinámica forma de transmitir a toda la institución todos los servicios ofrecidos por esta gestión; basados en la orientación a resultados. El enfoque consiste en tres (3) pilares de instrucción: Definición del objetivo: Ofrecer un mejor servicio Ser reconocidos por la calidad de los servicios brindados Ser el aliado # 1 de nuestros clientes Aportar el granito de arena GIAU a la certificación de la ENJ en ISO 9001:2000 Implementación: Instructivo de fácil manejo Flexibilidad de los materiales (cambios, actualizaciones, participación de usuarios) Seguimiento y mecanismos de apoyo: Disponibilidad de la información 24/7 Conocimiento 100% de TODOS los procesos del área

19 Canales de difusión Definición de Objetivos: Canales de difusión 1.Presentación de Radiografía a Gestor GIAU, Dirección y empleados GIAU. 2.Informar en reuniones de: 2dos. A bordo y GyG - Taller GIAU: Easy 3.Instructivo general del taller 4.Contenido del taller: Presentación de subprocesos a implementar Actividades o dinámicas durante el taller: Crucigrama de los servicios que ofrece GIAU Dígalo como pueda de la cantidad de documentos, especificaciones, formularios, procedimientos, políticas y manuales que existen. Instrucción en puzzle de los servicios de GIAU. Evaluación final

20 Ejemplo de Implementación: Crucigrama GIAU Horizontales 1. Área donde se realizan las actividades de la ENJ 5. Servicio de control de entrada y salida de personas de la ENJ 8. Acción de conocer la asistencia de alguien a una actividad en concreto 9. Acción de solicitar asistencia de una o varias personas a alguna actividad en concreto dentro o fuera de la ENJ 10. Área donde se depositan y guardan materiales gastables y otros recursos de documentación institucionales 12. Servicio externo contratado para entregar documentaciones fuera de la ENJ 13. Control de plagas y bichos en las instalaciones de la ENJ Verticales 2. Servicio de comida de mediodía 3. Documentación recibida a ser entregada a los destinatarios dentro de la ENJ 4. Medio de comunicación mediante el cual se especifican los detalles de un evento 6. Acción de mantener un área higiénica 7. Seguimiento del estado de las instalaciones de la ENJ 8. Formalización de un servicio/producto con un proveedor externo 11. Servicio de transporte coordinado para usuarios de la ENJ cuando se desplazan fuera de sus instalaciones

21 ¿Dudas, Preguntas? Hagámoslo EASY, por ti y por todos … Contamos contigo! ¡¡¡ Muchas gracias!!!


Descargar ppt "Diagnóstico GIAU Presentado por: Joddy Hernández - IGT."

Presentaciones similares


Anuncios Google