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Organización del Departamento de Compras LIBRO: COMPRAS, PRINCIPIOS Y APLICACIONES AUTOR: DR. SALVADOR MERCADO EDITORIAL LIMUSA.

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1 Organización del Departamento de Compras LIBRO: COMPRAS, PRINCIPIOS Y APLICACIONES AUTOR: DR. SALVADOR MERCADO EDITORIAL LIMUSA

2 Centralización comparada contra la descentralización DESCENTRALIZACION Los gerentes de cada departamento realizan sus compras Ventajas: El usuario conoce las necesidades mejor que nadie. Se realizan las compras con mayor rapidez LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

3 CENTRALIZACION Se le atribuyen a un sólo departamento facultades para realizar todas las compras. Ventajas 1.- Resulta más sencillo estandarizar los artículos comprados. 2.- Se elimina toda duplicación de índole administrativa. 3.- Se puede negociar es base al volumen. 4.- Los proveedores logran mayor eficiencia desde el punto de vista administrativo. Centralización comparada contra la descentralización LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

4 5.- Se obtiene mejor control sobre los compromisos de compras. 6.- Se permite cierta especialización y experiencia en las decisiones concernientes a compras y se aprovecha mejor el tiempo. Centralización comparada contra la descentralización LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

5 1.- COMPRA Y NEGOCIACION. Localizar proveedores potenciales Análisis de cada proveedor potencial Selección y acuerdos con los proveedores. 2.- SEGUIMIENTO Y TRAMITACION. Vigilar el cumplimiento del contrato por parte del proveedor en cuanto a la entrega oportuna y calidad del producto. Especialización del Departamento de Compras LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

6 3.- ADMINISTRACION. Preparación, entrega y archivo de documentación. Preparación de reportes 4.- INVESTIGACION CONCERNIENTE A COMPRAS Trabajo en proyectos especiales concernientes a la recopilación y análisis de información para la toma de decisiones. LIBRO: ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS AUTOR: CRISTOBAL DEL RIO GONZALEZ EDITORIAL THOMSON Especialización del Departamento de Compras

7 Estructura del Departamento de Compras Factores que determinan la estructura 1. El nivel general de organización que la misma empresa haya logrado y sus perspectivas de desarrollo. 2. La oportunidad que haya de especializar al personal 3. La coordinación existente entre el almacén y el departamento de control de producción 4. La situación de los mercados 5. Las diversas dificultades por las cuales atraviesan los aprovisionamientos 6. La heterogeneidad de las compras y el número que se realice. 7. El grado de centralización o descentralización 8. El tamaño de la empresa 9. Los diferentes tipos de producción LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

8 1.- Localizar, seleccionar y establecer las fuentes de abastecimiento de materias primas, suministros y servicios necesarios a la empresa. 2.- Entrevistar a los proveedores 3.- Hacer visitas a las plantas e instalaciones de los proveedores. 4.- Cotizar los precios,puntos de entrega, transporte etc. 5.- Seleccionar al proveedor 6.- Negociar los convenios en caso de rechazos y ajustes 7.- Vender los desechos, sobrantes o artículos en desuso 8.- Obrar de acuerdo a las políticas gubernamentales. Responsabilidades del Departamento de Compras LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

9 El comprar o hacer La compra de equipo y construcciones Establecer normas y especificaciones de compra. Control de existencias Investigaciones de compras. Responsabilidades compartidas con otros departamentos LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

10 1.- Planeación 2.- Pronósticos de ventas 3.- Presupuestos y control financiero 4.- Contabilidad 5.- Departamento legal 6.- Ingeniería 7.- Producción y control de la producción 8.- Control de inventarios 9.- Calidad y recepción de materiales 10.- Desarrollo de nuevos productos Flujo de Información Interna hacia el departamento de compras LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

11 1.- Condiciones generales del mercado 2.- Fuentes de abastecimiento 3.- Capacidad de los proveedores 4.- Precios, descuentos, impuestos de importación 5.- Disponibilidad de transportes y tarifas 6.- Información referente a nuevos productos Flujo de Información Externa hacia el departamento de compras LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

12 1.- Administración general 2.- Ingeniería 3.- Desarrollo del producto 4.- Mercadotecnia 5.- Producción 6.- Departamento legal 7.- Finanzas y contabilidad 8.- Almacenes Flujos de Información Interna del Departamento de Compras a la Organización LIBRO: ADMINISTRACIÓN DE COMPRAS Y DE MATERIALES AUTORES: MICHIEL LEENDERS,HAROLD E. FEARON,WILBUR B. ENGLAND EDITORIAL CECSA.

13 Ejemplo de la empresa que considera al departamento de adquisiciones y abastecimientos, como centro de utilidades LIBRO: ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS AUTOR: CRISTOBAL DEL RIO GONZALEZ EDITORIAL THOMSON VentasProducción Contabilidad General Contabilidad de Costos Presupuestos NacionalesImportación Adquisiciones y Abastecimientos Informática Contraloría y/o Finanzas Relaciones industriales Aseguramiento de Calidad Gerencia General

14 Ejemplo de la compañía que da relevancia a la estrecha relación del departamento de adquisiciones y abastecimientos, con el proceso productivo LIBRO: ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS AUTOR: CRISTOBAL DEL RIO GONZALEZ EDITORIAL THOMSON Ventas Proceso AProceso B ProcesosAlmacén NacionalesImportación Adquisiciones y Abastecimiento ProducciónContraloría y/o Finanzas Relaciones Industriales Aseguramiento de Calidad Gerencia General

15 Ejemplo de la entidad mediana, en que el departamento de adquisiciones y abastecimientos, es autónomo y solo reporta a la alta gerencia LIBRO: ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS AUTOR: CRISTOBAL DEL RIO GONZALEZ EDITORIAL THOMSON VentasProducción Materiales Envases y Empaques Partes y Refacciones Bienes de Capital Diversos NacionalesImportación Adquisiciones y Abastecimientos Contraloría y/o Finanzas Recursos Humanos Aseguramiento de Calidad Gerencia General

16 Ubicación del departamento de adquisicicones y abastecimientos, en un organismo descentralizado LIBRO: ADQUISICIONES Y ABASTECIMIENTOS AUTOR: CRISTOBAL DEL RIO GONZALEZ EDITORIAL THOMSON


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