ORGANIZACIONES PÚBLICAS Módulo 1 CAPACIDAD INSTITUCIONAL: Herramientas para el Análisis y Evaluación.

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1 ORGANIZACIONES PÚBLICAS Módulo 1 CAPACIDAD INSTITUCIONAL: Herramientas para el Análisis y Evaluación

2 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» GESTIÓN POR RESULTADO (GpR) GESTIÓN + ACCIÓN = CAMBIO SOCIAL Elementos clave Medición de los cambios Detección de las causas

3 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» NUEVA MIRADA EN LA GESTIÓN PÚBLICA La GpR es el medio a través del cual el Estado produce bienes y servicios que la sociedad demanda + la medición de la acción gubernamental = Creación de valor público. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA

4 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos»

5 ALGUNOS CONCEPTOS ESENCIALES (1) Estructura Organizativa :Es el instrumento que define las misiones, funciones, responsabilidades primarias de la Administración centralizada y descentralizada Programas o Proyectos : Son las líneas de acción o Estrategias a través de las que se logran los objetivos del plan de Gobierno. Productos: Son bienes o servicios que se generan luego del procesamiento de determinados insumos o recursos y que representan valor para sus destinatarios PROCESOS : CONJUNTO DE ACTIVIDADES CONCATENADAS Y SECUENCIALES QUE PERMITEN TRANSFORMAR INSUMOS /RECURSOS EN PRODUCTOS.

6 Recursos o insumos Procesos o acciones Productos o resultado Impactos y Efectos Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» ALGUNOS CONCEPTOS ESENCIALES (2) Resultados: Son los logros que se obtienen de la producción de una Organización que están destinados a satisfacer NECESIDADES. CAMBIO SOCIAL :Es IMPACTO o cambio a mediano y largo plazo en las condiciones de vida de la población objetivo. PLAN DE MEJORA : Se trata de un ciclo retroalimentado e indefinido en el que la gestión mejora en forma continua abordando los procesos críticos y fijando acciones para disminuir las limitaciones y riesgos para alcanzar las metas definidas.

7 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» Contenido del temario Presentación de los antecedentes del proceso de análisis y evaluación institucional. Presentación de los principales aspectos de la metodología de análisis institucional y la interpretación de categorías conceptuales empleadas. HERRAMIENTAS PARA EL ANALISIS DE CAPACIDAD INSTITUCIONAL ¿Qué esperamos lograr? Conocer el alcance del proceso de autoevaluación que se promueve en el marco del Proyecto Conocer criterios metodológicos y conceptos clave para compartir un mismo lenguaje de trabajo. Compartir la “fotografía” de estado de situación institucional Objetivos de la primera etapa Capacidad institucional Productos y destinatarios Organización Recursos humanos y financieros

8 Contenido del temario Presentación de la metodología de análisis y evaluación de la capacidad institucional (ACI-ECI). Descripción de los PASOS del análisis de capacidad institucional Contenido del temario Presentación de la metodología de análisis y evaluación de la capacidad institucional (ACI-ECI). Descripción de los PASOS del análisis de capacidad institucional CURSO HERRAMIENTAS PARA EL ANALISIS DE CAPACIDAD INSTITUCIONAL ¿Qué esperamos lograr? Compartir una metodología como herramienta para la autoevaluación Analizar conjuntamente, cuáles son las capacidades institucionales que debieran fortalecerse y qué naturaleza de obstáculos hay que remover para lograrlos ¿Qué esperamos lograr? Compartir una metodología como herramienta para la autoevaluación Analizar conjuntamente, cuáles son las capacidades institucionales que debieran fortalecerse y qué naturaleza de obstáculos hay que remover para lograrlos Objetivos de la segunda etapa ¿Qué insumo para la autoevaluación esperamos producir? La percepción de referentes calificados de la administración provincial de la criticidad de sus procesos de gestión y de las capacidades con que cuentan para desarrollarlos ¿Qué insumo para la autoevaluación esperamos producir? La percepción de referentes calificados de la administración provincial de la criticidad de sus procesos de gestión y de las capacidades con que cuentan para desarrollarlos PROCESOS Y CAPACIDADES Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos»

9 Contenido del temario Presentación de aplicaciones del análisis ACI para organismos de la administración provincial y observaciones de los restantes participantes. Análisis e interpretación conjunta del ACI Y ECI resultante del trabajo Conclusiones generales y próximos pasos. Contenido del temario Presentación de aplicaciones del análisis ACI para organismos de la administración provincial y observaciones de los restantes participantes. Análisis e interpretación conjunta del ACI Y ECI resultante del trabajo Conclusiones generales y próximos pasos. CURSO HERRAMIENTAS PARA EL ANALISIS DE LA CAPACIDAD INSTITUCIONAL ¿Qué esperamos lograr? Compartir la interpretación, como insumo para la autoevaluación, de una misma “radiografía” en cuanto a las prioridades de fortalecimiento institucional ¿Qué esperamos lograr? Compartir la interpretación, como insumo para la autoevaluación, de una misma “radiografía” en cuanto a las prioridades de fortalecimiento institucional Objetivos de la tercera etapa ¿Qué insumo para la autoevaluación de la ADMINISTRACION PROVINCIAL esperamos producir? La percepción de un grupo de referentes representativos de los organismos provinciales sobre cuáles son los principales capacidades institucionales que un PLAN de MEJORA debiera generar expresada mediante una Matriz ECI (Evaluación de la Capacidad Institucional) ¿Qué insumo para la autoevaluación de la ADMINISTRACION PROVINCIAL esperamos producir? La percepción de un grupo de referentes representativos de los organismos provinciales sobre cuáles son los principales capacidades institucionales que un PLAN de MEJORA debiera generar expresada mediante una Matriz ECI (Evaluación de la Capacidad Institucional) Matriz de ACI actual Matriz de ACI actual

10 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» La capacidad institucional es el potencial de las organizaciones para producir valor para terceros (externo) o transformarse ellas mismas (organizacional).  El valor externo se expresa en los bienes y servicios para destinatarios ajenos a la propia organización  El valor organizacional se expresa en la propia organización. La capacidad institucional es el potencial de las organizaciones para producir la combinación de valor externo y organizacional necesaria para lograr sus objetivos principales. La capacidad institucional se expresa en la ausencia de problemas que dificultan la generación de valor externo y organizacional para el logro de los objetivos principales de las organizaciones. Qué se entiende por capacidad institucional Cómo se mide la capacidad institucional ALGUNOS CONCEPTOS ESENCIALES (3)

11 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos»

12  La capacidad o su falta se observan en los procesos que realizan las organizaciones  Se deduce de las dificultades que tengan para ejecutarlos exitosamente.  Significan riesgos de no logro de los objetivos y/o perjuicios derivador de ello  La identificación de sus causas es insumo para decisiones de mejora Dónde se pueden detectar la capacidad institucional  Algunos procesos impactan más que otros en los logros de resultados  Son los procesos críticos. Criticidad de los procesos  Para identificar la capacidad y sus causas es necesario analizar los procesos de las organizaciones de la administración pública provincial  Las decisiones de mejora que se deben expresar en términos de un Plan de Mejora ALGUNOS CONCEPTOS ESENCIALES (4)

13 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» MATRIZ DE EVALUACION DE LA CAPACIDAD INSTITUCIONAL Capacidad : es la estimación de la capacidad institucional en el ámbito analizado para lograr, adecuada y oportunamente, los resultados de los procesos tomando en cuenta tanto los factores internos e institucionales como las restricciones contextuales existentes. Criticidad de los procesos : es la estimación del perjuicio potencial, para el ámbito institucional analizado, que se ocasionaría por el deficiente logro de los resultados requeridos de los procesos. CAPACIDAD INSTITUCIONAL CRITICIDAD DE PROCESOS Bajo riesgo institucional Procesos poco críticos fuera de control Procesos críticos bajo control Procesos críticos fuera de control 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 0123456789 ESTRATEGIAS DE MEJORA

14 Nota: El Componente 1 incluye: la actividad de Asistencia de Ejecución del Proyecto, que comprende los gastos por honorarios y por movilidad Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» BAJA CAPACIDAD INSTITUCIONAL CRITICA PROCESOS CRÍTICOS Y FUERA DE CONTROL: La unidad no cuenta con la capacidad necesaria y suficiente para el logro de los resultados en los procesos de gestión más críticos que cuyo déficit ocasiona los mayores perjuicios, tanto en lo que hace a los propios procesos, como en otros ámbitos relacionados. Existe alto riesgo de situaciones institucionales insostenibles con graves y/o inmediatos perjuicios. ALERTA POR BAJA CAPACIDAD PROCESOS POCO CRÍTICOS PERO FUERA DE CONTROL: La unidad no cuenta con capacidad para llevar a cabo adecuadamente los procesos de gestión pero éstos son de baja criticidad y, por lo tanto, los perjuicios que se ocasionarían por el no logro de los resultados esperados no afectan de manera significativa el normal funcionamiento organizacional del ámbito analizado. ALERTA POR CRITICIDAD DE PROCESOS PROCESOS CRÍTICOS PERO BAJO CONTROL: Los procesos de gestión son de alta criticidad y, por lo tanto, en caso de mal desempeño en los mismos los perjuicios potenciales son muy altos, pero la unidad cuenta con capacidad necesaria y suficiente para el logro de los resultados correspondientes y también para evitar en la práctica los eventuales perjuicios derivados de la gestión en el propio proceso o en otros ámbitos relacionados. BAJO RIESGO INSTITUCIONAL PROCESOS POCO CRÍTICOS Y BAJO CONTROL: Los procesos de gestión son de baja criticidad, por lo que, en caso de mal desempeño en los mismos los perjuicios potenciales son bajos, al tiempo que la unidad cuenta con la capacidad necesaria y suficiente para el logro de los resultados correspondientes y también para evitar en la práctica los eventuales perjuicios derivados de la gestión en el propio proceso o en otros ámbitos relacionados. INTERPRETACION de la MATRIZ de ECI

15 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» Cómo interpretar la Matriz de Evaluación de la Capacidad Institucional La matriz ECI permite analizar la capacidad institucional según procesos de gestión de unidades o áreas de ámbitos organizativos tales como instituciones, redes institucionales, programas, proyectos o partes de los anteriores La capacidad institucional es el potencial de las organizaciones para producir valor para terceros o desarrollarse ellas mismas Se expresa en dos dimensiones: Criticidad de los procesos: es la estimación del perjuicio potencial, para el ámbito institucional analizado, que se ocasionaría por el deficiente logro de los resultados requeridos de los procesos. Capacidad: es la estimación de la capacidad institucional en el ámbito analizado para lograr, adecuada y oportunamente, los resultados de los procesos tomando en cuenta tanto los factores internos e institucionales como las restricciones contextuales existentes.

16 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» CAPACIDAD INSTITUCIONAL SEGÚN AMBITOS ORGANIZATIVOS (EJEMPLOS) CritCap.ACICritCap.ACICritACI Dirección de Medicina Preventiva 5.41.64.15.04.04.45.22.82.74.3 1.2 Dirección de Obras IPV 4.92.73.67.51.84.96.22.32.24.2 1.1 UPTSI Min. Economía 6.41.33.77.71.24.27.01.2 4.0 1.1 PROMEDIO SECTOR PROVINCIAL 6.21.33.86.91.64.26.61.51.44.0 1.1 PROMEDIO SECTOR MUNICIPAL 4.72.83.75.82.14.05.32.4 3.9 1.0 Municipio A 4.62.83.95.52.23.85.02.52.43.8 1.0 Municipio B 5.71.03.56.41.13.96.11.0 3.7 1 PROMEDIOS 5.41.93.86.42.04.25.92.01.94.0 1.1 2.913.113.01 AMBITOS ORGANIZATIVOS CRITICIDAD DE PROCESOS Y CAPACIDAD INSTITUCIONAL SEGÚN AO <<DESVÍOS PROMEDIOS GENERALES PROCESOS INTERNOS PROCESOS EXTERNOS Capacidad

17 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» ETAPAS ACI - ECI Fase 1 PATRON DE COMPARACIÓN Fase 2 ANÁLISIS de CRITICIDAD DE PROCESOS Fase 3 ANÁLISIS DE CAUSAS Fase 4 ELABORACIÓN DEL PLAN DE MEJORA Misión Responsabilidad Primaria Responsabilidades Productos Metas Área N Área 2 Análisis de Criticidad Área 1 ACI 2– Análisis de criticidad de procesos y capacidades ACI3 - Análisis de causas de procesos de alta criticidad Procesos críticos y análisis de capacidades Factor Organizacional Factor Humano ECI 1 – Elaboración de esquema básico de plan de mejora continua Acciones propuestas Organización en proyectos Metas operativas de proyectos

18 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» ANALISIS DE CAUSAS DE FALTA DE CAPACIDAD INSTITUCIONAL

19 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos»

20 IMPACTO DE ACCIONES DE FORTALECIMIENTO SOBRE LAS CAUSAS SEGÚN POSIBLES LÍNEAS

21 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos»

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25 NIVEL DE CRITICIDAD DE LOS PROCESOS

26 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» GRADO DE CAPACIDAD INSTITUCIONAL

27 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» Interpretación de la Matriz de Evaluación de Capacidad Institucional (ECI) BAJA CAPACIDAD INSTITUCIONAL CRITICA ALERTA POR BAJA CAPACIDAD ALERTA POR CRITICIDAD DE LOS PROCESOS BAJO RIESGO INSTITUCIONAL

28 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» EJEMPLOS DE DISTRIBUCIÓN DE LA CAPACIDAD INSTITUCIONAL SEGÚN PROCESOS PARA EL TOTAL DEL AMBITO ORGANIZATIVO CAPACIDAD INSTITUCIONAL CRITICIDAD DE PROCESOS Bajo riesgo institucional Procesos poco críticos fuera de control Procesos críticos bajo control Procesos críticos fuera de contro l 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 123456789 EVALUACION PROMEDIO DE LA CAPACIDAD INSTITUCIONAL SEGÚN PROCESOS CAPACIDAD INSTITUCIONAL CRITICIDAD DE PROCESOS Bajo riesgo institucional Procesos poco críticos fuera de control Procesos críticos bajo control Procesos críticos fuera de contro l 3 4 5 6 7 8 123 EVALUACION PROMEDIO DE CAPACIDAD INSTITUCIONAL SEGÚN PROCESOS Procesos internos Procesos externos

29 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» ANALISIS DE CAUSAS DE FALTA DE CAPACIDAD DE GESTION

30 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» El análisis de capacidad debe considerar sus principales causas

31 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos»

32 IMPACTO DE ACCIONES DE FORTALECIMIENTO SOBRE LAS CAUSAS SEGÚN POSIBLES LÍNEAS DE MEJORA

33 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» ACCIONES DE FORTALECIMIENTO

34 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» ACCIONES DE FORTALECIMIENTO

35 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» ACCIONES DE FORTALECIMIENTO

36 Jornada «Herramientas para el Análisis y Evaluación de la Capacidad Institucional en Organismos Públicos» Información a relevar para el análisis de capacidad institucional- organismo publico interesado 1.Responsabilidades-Productos – Procesos – que llevan a cabo los organismos provinciales 2.Destinatarios de los productos y servicios 3.Identificación del tipo de destinatario (sociedad/ otros organismos de la administración) 4.Prioridad de los productos 5.Criticidad de procesos 6.Capacidad institucional para realizar los procesos Evaluación de la capacidad institucional- órgano rector: SSGP 1.Causas que inciden en la capacidad 2.Identificación de los Resultados 3.Disponibilidades de recursos y fuente de los recursos