A BASTECIMIENTO Es el conjunto de actividades que provee a la empresa de los materiales que necesita para su normal funcionamiento.

Presentación del tema: "A BASTECIMIENTO Es el conjunto de actividades que provee a la empresa de los materiales que necesita para su normal funcionamiento."— Transcripción de la presentación:

1 A BASTECIMIENTO Es el conjunto de actividades que provee a la empresa de los materiales que necesita para su normal funcionamiento.

2 El abastecimiento Tiempo : Plan General Particulares según previsiones

3 P RINCIPIOS DEL ABASTECIMIENTO : a) Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa. b) El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado. c) Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado.

4 C LASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS Compras Internacionales Compras nacionales

5 R ESPONSABILIDADES DEL ÁREA DE COMPRAS : Mantenimiento de la relación comercial La continuidad del abastecimiento Información y mantenimiento documentario

6 Relaciones del área de compras: Planificación y control De la producción Control de calidad Mercadeo Contabilidad Finanzas Control de existencias Informática

7 Sección de operaciones de compra Como organizar el área de compras Definir el personal Coordinación Del trabajo Asesorar a la dirección Planificar las compras Sección de operaciones: a)Establecer relaciones Comerciales b) Programar llegada de pedidos c) Seguimiento compras d) Investigación e) Recepción Sección de planeamiento de compras: a)Verificación b)Determinar cantidades y Tiempo c) Elaborar plan de adquisiciones Sección de archivo y documentación: a) Confeccionar el Documento b) Llevar un control c)Archivo Funciones Tres secciones

8 P RINCIPALES PROBLEMAS DEL ÁREA DE COMPRAS :  Limites de la autoridad  Variedad de pedidos y canales inadecuados  Ambigüedad de las funciones

9 I MPORTANCIA : Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios. Mantener unas normas de calidad adecuadas. Buscar y mantener proveedores competentes. Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio más bajo posible. Mantener la posición competitiva de la organización. Conseguir los objetivos del aprovisionamiento a bajo precio. Autorización de las solicitudes y órdenes de compra, colocación de las mismas con el proveedor seleccionado, recepción de mercancías, pago y contabilización de los bienes. Comunicación de los proveedores.

10 C ENTRALIZACIÓN COMPARADA CON LA DESCENTRALIZACIÓN. Mejor control sobre las compras y sobre el inventario. Consolidarse los pedidos, Especializan. Optimiza el uso del proceso electrónico de datos. Mayor capacidad de negociación - Rapidez - Mejor comunicación Descentralización: Centralización:

11 F UNCIONES DEL GERENTE DE ABASTECIMIENTOS : La planificación y del control de los materiales, La programación de la producción. La investigación de los materiales. La programación de las compras. El tráfico de entrada y salida de los almacenes. La eliminación de los desperdicios, la chatarra o los residuos sobrantes, de manera que permita el funcionamiento de la empresa, de acuerdo a los objetivos trazados.

12 COMO ESTABLECER POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS DE COMPRAS

13 P OLÍTICAS DE COMPRAS Lic Carmen Diaz Análisis de Bs, y ss Estimación de la demanda Evaluación de las adquisiciones

14 P LANIFICACIÓN DE COMPRAS PERMITE : Lic Carmen Diaz Evitar desabastecimientos Alcanzar objetivos estratégicos Negociar precios Controlar gastos Compras oportunas

15 En los últimos años, las organizaciones han comenzado a reconocer el papel clave del proceso de abastecimiento, sobre todo debido al impacto que tiene en el funcionamiento de la organización, en sus costos y en el cumplimiento de sus objetivos.  Un análisis de los bienes o servicios “esenciales” de la organización.  Una estimación de la demanda proyectada.  Una evaluación de cómo se realizará la adquisición y del desempeño de los proveedores.

16 O BJETIVOS DE LA PLANIFICACIÓN DE COMPRAS La planificación de las compras ayudará a conseguir los objetivos estratégicos de la institución, conseguir precios más competitivos, efectuar compras oportunas y aumentar la productividad de la organización. Además, una adecuada planificación sirve para guiar, controlar y transparentar los gastos, aspecto clave para las empresas.

17 P OLÍTICAS Consiste en la definición de los límites a los que se puede llegar para el cumplimiento de los objetivos de la Empresa, en este caso para el sistema de abastecimiento.

18 ¿Q UÉ DEBEMOS SOLICITAR A LA A LTA D IRECCIÓN PARA EL ESTABLECIMIENTO DE UNA ADECUADA POLÍTICA DE COMPRAS ? Confianza. Iniciativa Simplificación Relación comercial Respeto y obediencia

19 O RIGEN DE LAS NECESIDADES : Marketing Almacenes Necesidades de Mercado: -Cambio de la demanda -Desarrollo de nuevos productos. -Mejoramiento Control de Inventarios: -Reposición de stock -Compras programadas -Perdidas, robos, deterioros. Control de Inventarios: -Reposición de stock -Compras programadas -Perdidas, robos, deterioros.

20 O RIGEN DE LAS NECESIDADES : Usuario Final Compras -Requerimientos normales -Requerimientos especiales -Requerimientos urgentes Investigación de mercado -Innovación y mejoramiento del almacén -Reducir los riesgos del mercado.

21 T IPOS DE COMPRAS :  Normales  Urgentes  Especiales  Normales  Urgentes  Especiales  Eventuales  Intensivas  Programadas  Eventuales  Intensivas  Programadas Según las necesidades Según la frecuencia

22 T IPOS DE COMPRAS :  Incremento de la demanda  Decremento de la demanda  Demanda estacionaria  Centralizadas  Descentralizadas Según la demandaSegún la organización

23 E L PROCESO DE COMPRA Etapas: Por las que pasa el consumidor Necesidad sentida Necesidad antes de la compra Decisión de compra Sentimiento después De la compra

24 1.Lista de Requerimiento 2. Solicitud de compra 3. Cotizaciones 4. Cuadro comparativo de cotización 5. Orden de Compra 1.Lista de Requerimiento 2. Solicitud de compra 3. Cotizaciones 4. Cuadro comparativo de cotización 5. Orden de Compra 1. Guía de Remisión 2. Factura 1. Guía de Remisión 2. Factura Documentos emitidos por el comprador: Documentos emitidos por el vendedor:

25 L A DECISIÓN DE COMPRA : Un fabricante puede hacer varias cosas para influir en las decisiones del consumidor:  Modificar el producto.  Alterar las creencias sobre la marca  Alterar las creencias acerca de las marcas de la competencia.  Alterar los puntos de importancia.  Llamar la atención sobre características inadvertidas.  Cambiar los ideales del consumidor.

26 Factores que intervienen en la decisión de compra La actitud de otros Factores situacionales La actitud negativa La motivación Ingreso Precio beneficio

27 M ÉTODOS, FORMAS Y NORMAS DE C OMPRA

28 Los métodos de compra dependerá de la situación que se presente en el tiempo de efectuar la adquisición, es decir de las cantidades y tiempo de entrega. Se pueden definir cuatro tipos de compra: Métodos:

29 Métodos Ajustadas a las necesidades De pedido continuo Situación del mercado Especulaciones

30 Formas Compras por contrato Compras por partidas agrupadas Compras con arreglo Al plan de produc.

31 Normas de compras Cantidad Calidad Tiempo Precio

32 N ORMAS DE COMPRA Calidad Debe definirse No se mide por el precio Debe estar siempre disponible Servicio post venta Debe ser la conveniente

33 N ORMAS DE COMPRA Cantidad Debe estar respaldada Debe tener en cuenta el tiempo de demora El transporte se elige en base a la cantidad Debe tener en cuenta el espacio disponible No debe ser influida por el precio Debe basarse en el control de existencias

34 N ORMAS DE COMPRA Precio En razón de la calidad y cantidad El precio de compra es un elemento del precio de venta No es solo un valor de compra

35 N ORMAS DE COMPRA Tiempo Depende del sistema de control de existencias ya que es ésta la única manera de poderse dar cuenta del movimiento de nuestro stock y nos ayudará a establecer el punto de pedido indispensable

36 É TICA EN LAS COMPRAS A través de la ética en las compras se puede acabar con los gastos innecesarios y sin sustento que muchas veces ocurre en las empresas y que dañan la economía y la sociedad, si ponderamos más la cultura Organizacional, con individuos que conforman las organizaciones podríamos dar mayores componentes éticos a una empresa.

37 É TICA EN LAS COMPRAS : E JEMPLO Por motivo del cumpleaños de Morelia su mamá decide prepararle una comida especial, por lo que encarga a Morelia hacer las compras en el mercado. El dinero que se le entrega a Morelia es de S/. 45.00, el presupuesto de compras es de S/.44.00 por lo que debe entregar vuelto de S/.1.00. Pero Morelia necesita dinero para su bebida por lo que decide no seguir las especificaciones dadas por su madre, disminuyendo la calidad y costo de los productos a comprar.

38 É TICA EN LAS COMPRAS : E JEMPLO Lo que hizo Morelia fue incumplir dos de las especificaciones básicas en un proceso de compra: CALIDAD Y COSTO. Morelia hizo mal ya que va a ver una variación en el producto final y puede que no llegue a cumplir las expectativas de la madre de Morelia y de sus invitadas. Morelia no aplicó la ética en las compras pues mintió llevar por cubrir una necesidad banal. No tomó conciencia de que si no cubría las especificaciones dadas por su madre iba a variar la calidad de la comida y arriesgarse a que sus invitados no volvieran a visitarla otra vez más. Lo que hizo al disminuir la calidad de los productos comprados para tener dinero de sobra es un “Robo Enmascarado”, que aunque pareciera ser un engaño no lo es, y por el contrario es el inicio de los grandes estafadores.

39 C OMO SELECCIONAR PROVEEDORES Una venta no termina con la factura

40 Mantener buenas relaciones

41 Defender los intereses de la empresa antes que los propios

42 F UNCIONES DEL G ERENTE DE L OGÍSTICA El dirigente logístico deberá: Planificar, organizar, coordinar, dirigir y controlar el funcionamiento del área. Lic. Carmen Díaz Salas

43 E L F UNCIONARIO DE L OGÍSTICA El funcionario logístico puede ser descrito como un malabarista que trata de mantener : La Calidad, La Oportunidad, El Costo y La Cantidad de los bienes y servicios requeridos por las otras áreas funcionales de la empresa.

44 G ERENTE DE LOGÍSTICA Lic Carmen Diaz Máxima utilización y conservación de los bienes Mantenimiento y empleo de artículos pedidos. Entrenamiento y aplicación de normas

45 Lic Carmen Diaz Información Continuidad en el abastecimiento Pagar precios gustos Mantener existencias económicas Evitar deterioros, perdidas Mantener costos bajos Capacitar al personal Buscar fuentes de suministro alternos Estudiar e investigar nuevos procedimientos Responsabilidad: Gerente de Compras

46 D ETERMINACIÓN DE LA CANTIDAD Y FRECUENCIA DE LOS PEDIDOS :

47 Lic. Carmen Díaz Salas C OSTOS DE LA GESTIÓN DE COMPRA : El costo de formulación de la orden: Elaboración de requerimientos, cotizaciones, ordenes, etc. Los gastos de recepción e inspección de artículos. Los gastos de planilla de los compradores teléfono, telefax, etc) a)El costo de pedido : Son aquellos que se afrontan cada vez que se realiza un pedido e incluyen: a)El costo de pedido : Son aquellos que se afrontan cada vez que se realiza un pedido e incluyen:

48 Lic. Carmen Díaz Salas Donde: D : demanda Q : cantidad pedida cada vez N : Número de pedidos P : Costo por pedido CTP = D/Q X P

49 Ejemplo: La Empresa X proyecta tener una demanda algodón Pima de 25,000 kg. en el periodo de abril- junio, el precio de cada pedido es de S/. 22, si se piden 5000kg. Determinar el costo total de pedido:

50 Lic. Carmen Díaz Salas Costos de almacenamiento: Impuestos prediales, depreciación de los edificios, mantenimiento. Servicios y vigilancia. Costos de conservación: seguros contra robos o incendios. Costos de financiamiento: Se originan por el desembolso de capital, para la compra, y como el capital tiene un precio en el mercado, la empresa debe absorberlo. b. Los costos de manejo: Estos costos van asociados al financiamiento, almacenamiento y conservación de la cantidad de artículos que se mantienen dentro de la empresa. b. Los costos de manejo: Estos costos van asociados al financiamiento, almacenamiento y conservación de la cantidad de artículos que se mantienen dentro de la empresa.

51 Lic. Carmen Díaz Salas Donde: I : % anual de manejo S : precio por kilo P : costo por pedido D : cantidad demandada. 2 (D) (P) Qmin = -------------------- (I)(S) 2 (D) (P) Qmin = -------------------- (I)(S)

52 Lic. Carmen Díaz Salas Ejm: Para la compra de pabilo se ha determinado que la demanda es de 30,000 kilos anuales y hacer cada pedido cuesta S/. 15. El precio de cada kilo es de S/. 4.5 el porcentaje anual por costo de manejo es del orden de 20%. Determinar la cantidad mínima a pedir. 2(30,000)(15) Q min = ------------------ = 1,000 kg. (0.2) (4.5)

53 Lic. Carmen Díaz Salas Interpretación: Esto quiere decir que la empresa puede minimizar sus costos totales, ordenando cada vez lotes de 1,000 kgs.. como la demanda es de 30,000 kg. Se deberá realiza 30 pedidos anuales.

54 Ejercicio: La demanda de seda pesada en un taller de confección es de: 25,000 kilos anuales y hacer cada pedido cuesta S/. 12. El precio de cada kilo es de S/. 4.0 y el porcentaje anual por costo de manejo es del orden de 20%. Determinar el costo de manejo.

55 Lic. Carmen Díaz Salas Para sustituir o complementar los niveles de existencias presupuestadas, las empresas suelen establecer valores prototipo para la reposición de stock. El modelo puede expresarse como el numero de veces que las existencias se “reponen” o son consumidas en un año;

56 Lic. Carmen Díaz Salas S TOCK Y PUNTO DE REPOSICIÓN.

57 Lic. Carmen Díaz Salas Se deberá determinar los siguientes puntos: Tiempo de espera Tiempo de pedido Stock de reposición Fecha del nuevo pedido.

58 Lic. Carmen Díaz Salas E JEMPLO : La empresa Flores y Flores a determinado que para el linner de cartón de 300 gr. El proveedor empresa papelera S.A. Demora en la atención de cualquier pedido 25 días, el consumo de este insumo es de 14,000 kg. Por mes, y la documentación necesaria para procesar un pedido dentro de la empresa demora 10 días desde la realización del requerimiento. Calcular: - Tiempo de espera - Stock de reposición - Fecha del nuevo pedido

59 Lic. Carmen Díaz Salas Tiempo de espera : Días de demora: Proveedor+ empresa Stock de reposición : Consumo diario X tiempo de espera Fecha del nuevo pedido:

60 F ORMAS PARA MANEJAR EL PLANEAMIENTO DE COMPRAS a) Pedidos por cantidad fija: En condiciones ideales, consumo igual en cada periodo, reposición instantánea y tiempo de espera igual a cero. Cada vez que se utilice el stock íntegramente se pide reposición de mercadería

61 F ORMAS PARA MANEJAR EL PLANEAMIENTO DE COMPRAS b) Pedido por intervalos fijos: En las condiciones ideales descritas anteriormente, pero cuando el tiempo de espera varia, o las necesidades aumentan o disminuyen, el sistema establece realizar los pedidos cada cierto tiempo predeterminado, pero modificando las cantidades por pedir.

62 FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS EN LA PROGRAMACION DE COMPRAS: a) Factores Externos: - Variación de la demanda - Variación en los tiempos de entrega - Otras variaciones ( paros, creación de nuevos impuestos, elevadas tasas de crédito, etc.)

63 FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS EN LA PROGRAMACION DE COMPRAS Los principales problemas originados por factores externos pueden afrontarse mejor teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Stocks de seguridad Información adecuada y oportuna de los niveles de stocks Selección de buenos proveedores Relaciones con empresas del sector Documentación clara y sencilla Estudio de las variaciones del lote económico de compra.

64 FACTORES INTERNOS Y EXTERNOS EN LA PROGRAMACION DE COMPRAS b ) Factores internos: Política de sueldos y salarios Mejoras tecnológicas Racionalización administrativa

65 V ENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS Precios: más competitivos y mejor calidad obtenidos en cualquiera de los distintos mecanismos de compra, debido a que una adecuada programación nos permite: Agregar demanda Facilitar a la Dirección de Compras Realizar una mejor definición de los requerimientos

66 V ENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS Menores costos administrativos, ya que al agregar demandas se realizan menos procesos de compra y, por tanto, menos papeleo, menos órdenes de compra, menos coordinaciones (ya sea vía telefónica, correo electrónico u otra), menos revisiones de la entrega del producto o servicio, etc.

67 V ENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS Menores costos de inventario, ya que con una adecuada planificación será posible definir pedidos con un tamaño y con una frecuencia que permita disminuir los stocks y sus costos asociados.

68 V ENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS Compras oportunas, lo que significa "tener lo que necesitamos para cuando lo necesitamos". Esto implica ser capaz de responder a los requerimientos de nuestros usuarios con la mayor prontitud posible, lo que evidentemente aumenta su satisfacción.

69 V ENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS Adecuada distribución de la carga de trabajo de los recursos humanos en el tiempo. Al contar con una buena planificación, es posible programar y distribuir en el tiempo los procesos de adquisiciones de manera de evitar la ocurrencia de períodos con grandes sobrecargas de trabajo, que además de perjudicar el clima laboral, afectan la eficiencia de los procesos.

70 V ENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS Mejoras al funcionamiento diario de la organización, ya que las compras sencillas o rutinarias, aunque aparentemente son menos importantes, resultan indispensables para el proceso de compra.

71 V ENTAJAS DE PLANIFICAR LAS COMPRAS Resolver situaciones de crisis de mejor forma. En primer lugar porque una buena planificación nos permitirá tener en cuenta situaciones de estacionalidad como aumentos de demanda en una determinada época del año. En segundo lugar, al haber planificado y programado la mayoría de las compras, estará más preparado para enfrentar las verdaderas situaciones urgentes, es decir, aquéllas que corresponden a eventos imposibles de planificar como la ocurrencia de eventos de fuerza mayor.

72 ¿C ÓMO PLANIFICAR LAS COMPRAS ? Levantamiento De requerimiento Programas de Compra Seguimiento De las compras