Introducción a la Gestión de Proyectos FOMIN ATN/ME-10171-RG Modelo Migratorio de Retorno Voluntario basado en el Desarrollo de la Capacidad Empresarial.

Presentación del tema: "Introducción a la Gestión de Proyectos FOMIN ATN/ME-10171-RG Modelo Migratorio de Retorno Voluntario basado en el Desarrollo de la Capacidad Empresarial."— Transcripción de la presentación:

1 Introducción a la Gestión de Proyectos FOMIN ATN/ME-10171-RG Modelo Migratorio de Retorno Voluntario basado en el Desarrollo de la Capacidad Empresarial

2 Objetivo del Taller Dar una visión más amplia del ciclo del Proyecto. Explicar los procedimientos y políticas relevantes. Aclarar dudas Mejorar la comunicación con Uds.

3 Ciclo de Proyecto Cumplimiento Condiciones Previas EjecuciónCierre y Evaluación Identificación Diseño Firma del Convenio EvaluaciónEjecución Preparación BID-FOMIN Ejecutor BID-FOMIN

4 Convenio Cumplimiento Condiciones Previas EjecuciónCierre y Evaluación Identificación Diseño Firma del Convenio EvaluaciónEjecución Preparación Es la materialización legal de un acuerdo entre FOMIN y el ejecutor En el mismo FOMIN se compromete a realizar una contribución de fondos no re-embolsables para la ejecución del Proyecto siempre que se cumplan las condiciones del Convenio

5 Documentos oficiales -Convenio: -Estipulaciones especiales -Normas generales -Anexo Unico -Memorando de Donantes : - Anexos: Marco Lógico

6 Convenio: Obligaciones Cumplimiento del Plan de Operaciones (memorando de donantes) Establecimiento de un sistema de control interno y archivo Seguimento de los indicadores técnicos Procedimentos de adquisiciones Informes semestrales y finales Contrapartida Pari-passu Procedimentos de desembolso Informes Control interno y registros Tecnica Financiera

7 Convenio: Derechos Extensión de plazos de ejecución – desembolsos por causas justificadas Re-estructuración de los componentes Transferencia de recursos entre componentes Contribución de FOMIN Disponibilidad del Fondo Rotatorio Transferencia de recursos entre componentes, por causas justificadas. Tecnica Financiera

8 Convenio: Plazos Cumplimiento Condiciones Previas EjecuciónCierre y Evaluación Identificación Diseño Firma del Convenio EvaluaciónEjecución Preparación 6 meses 48 meses 54 meses Primer Desembolso 13.11.07 Fin Ejecución 13.05.11 Ult desembolso 13.11.11 PCR- EFAs 13.02.12 13.05.07

9 Convenio: Criterios de Cancelación  Demora en el cumplimiento de las condiciones previas, mayor a 180 días.  Demora en el primer desembolso, mayor a 12 meses.  Período sin desembolsar, mayor a 12 meses  Incumplimiento de las cláusulas contractuales del Convenio.  No aporte de la contrapartida  Presentación insatisfactoria de los Estados Financieros Auditados

10 Condiciones Previas Condiciones Previas EjecuciónCierre y Evaluación Identificación Diseño Firma del Convenio EvaluaciónEjecución Preparación

11 Condiciones Previas: Normas Generales Una vez firmado el Convenio, el Ejecutor deberá dar cumplimiento a la mayor brevedad posible. Designación de Representantes autorizados Cronograma de utilización del aporte local. Cronograma de utilización del aporte local. Solicitud de desembolso. Solicitud de desembolso. Art. 2. Normas Generales **Plan de Cuentas.

12 Condiciones Previas: Estipulaciones Especiales Una vez firmado el Convenio, el Ejecutor deberá dar cumplimiento a la mayor brevedad posible. Cláusula Tercero (a) Presentación del Plan Operativo para el primer año, identificando las entidades locales.Presentación del Plan Operativo para el primer año, identificando las entidades locales Evidencia de la vigencia de al menos un Protocolo de Colaboración Aprobación del Reglamento Operativo Evidencia de la selección del Coordinador.

13 Ejecución Condiciones Previas EjecuciónCierre y Evaluación Identificación Diseño Firma del Convenio EvaluaciónEjecución Preparación

14 Ejecución  Planificación y coordinación  Adquisiciones  Gestión de documentos  Seguimiento y evaluación: Elaboración de informes  Planificación y coordinación  Contrapartida  Pagos  Desembolsos  Control interno  Elaboración de informes Actividades Técnica Financiera

15 Ejecución: Planificación Plan de Ejecución del Proyecto (Memo Donantes) Plan Operativo Anual Plan de Adquisiciones Actualización Semestral

16 Ejecución: Adquisiciones  Métodos de supervisión de adquisiciones  Origen bienes y servicios  Contratación de consultores individuales.  Compra de bienes.  Plan de Adquisiciones Documento: Ayuda MemoriaAyuda Memoria

17 Métodos de Revisión/Supervisión de Adquisiciones El Ejecutor realiza el pedido de no objeción al Banco previo a cada una de las compras o contrataciones El Banco supervisa todo el proceso de contratación Ex ante Ex post El Ejecutor comunica al Banco que realizará tal adquisición El Banco realiza una supervisión aleatoria de los Procesos de adquisiciones en la Oficina del Ejecutor

18 Los recursos del FOMIN solo pueden ser utilizados para contrataciones con firmas o individuos de países miembros del FOMIN. En caso de bienes estos tienen que ser de origen de los países miembros de FOMIN. En el caso de los bienes la política establece que: –Los bienes se originan en un país miembro del Banco si han sido extraídos, cultivados, cosechados o producidos en un país miembro –Un bien es producido cuando mediante manufactura, procesamiento o ensamblaje el resultado es un artículo comercialmente reconocido cuyas características básicas son diferentes de sus partes o componentes. Esto incluye bienes que requieran interconexión. –En el caso de los bienes “Hechos en la Unión Europea” estos serán elegibles sin necesidad de identificar el país específico. Origen de los Bienes y servicios

19 El Banco agrupa las adquisiciones según se trate de:  Bienes  Obras  Consultorías de firmas  Consultorías por parte de consultores individuales  Servicios diferentes de consultoría. Son aquellos que no implican asesoría, auditoría, dictámenes o trabajos. Ejemplo catering, limpieza, fotos aéreas. Tipos de adquisiciones

20 ¿Cuándo optar por un consultor individual? No necesitamos equipos de personal No se necesita apoyo profesional externo Las calificaciones de la persona son los requisitos primordiales. Si tenemos un alto número de consultores individuales, la coordinación y la responsabilidad colectiva se hicieran difíciles es preferible contratar una firma. Contratación de Consultores individuales

21 Métodos de adquisiciones: Contratación de Consultores individuales CCComparación de Calificaciones Comparación de calificaciones de por lo menos 3 candidatos SDSelección directa En casos excepcionales:  Continuación de un trabajo para el cual fue seleccionado competitivamente  Servicios de menos de 6 meses y menos de US$ 30.000  Persona única calificada para la tarea

22 Métodos de adquisiciones: Comparación de calificaciones. Algunos tips: Métodos de adquisiciones: Comparación de calificaciones. Algunos tips: T de Ref bien confeccionados son la base de una buena selección y evaluación. El sistema de evaluación tiene que estar en conocimiento de los concursantes. Los factores de evaluación que se utilizan normalmente son: –Formación académica (estudios, postgrados, otros estudios, conocimientos de idioma, etc): 20-30 puntos –Experiencia profesional: 60-80 puntos –Entrevista final: 10 puntos. Se utiliza cuando realmente se considera necesaria. Estandarizar los temas a tratar. Contratación de Consultores individuales Ejemplos: Términos de Referencia para Coordinador General Criterios de Calificación

23 Ejemplo: Proceso de selección consultores individuales Publicidad del concurso o envío de cartas invitación Recepción de Antecedentes - cartas de interés Evaluación de los Antecedentes NO OBJECION DEL BID T de Ref Criterios calificación Puntajes asignados a cada uno CV de consultores Borrador contrato Elegibilidad consultor Firma Convenio y remisión al BID REGISTRO PRISM

24  Deben presentarse con un plazo de 30 días después de la finalización de su contrato  En este informe el consultor debe dar cuenta del cumplimiento cabal de los Productos Resultados de sus términos de referencia.  Se debe llenar el formulario de evaluación de desempeño del consultor o firma consultora el cual deberá contar con la opinión del ejecutor.formulario de evaluación de desempeño del consultor firma consultora  Se debe retener el 10% de los pagos hasta la aprobación final del Banco del informe final.  La carta enviada al Banco debe contener de manera explícita la Aprobación o Rechazo del mencionado Informe Final  Como se implementarán las recomendaciones que surjan de los informes finales 1.RESUMEN EJECUTIVO 2.ANTECEDENTES 3.OBJETIVOS DE LA CONSULTORIA 4.ACTIVIDADES REALIZADAS 5.RESULTADOS ALCANZADOS (SEGUN LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA) 6.RECOMENDACIONES 7.CONCLUSIONES 8.ANEXOS 1.RESUMEN EJECUTIVO 2.ANTECEDENTES 3.OBJETIVOS DE LA CONSULTORIA 4.ACTIVIDADES REALIZADAS 5.RESULTADOS ALCANZADOS (SEGUN LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA) 6.RECOMENDACIONES 7.CONCLUSIONES 8.ANEXOS Elementos Mínimos que debe contener Informes Finales de Consultores y Firmas Consultoras

25 Check list Contratación de consultores individuales por medio de Comparación de calificaciones 1. Términos de Referencia 2. Criterios de comparación 3. CV actualizado de los consultores (*) 4. Carta, E-mail o fax del consultor a la Agencia ejecutora (**) 5. Cuadro comparativo de las calificaciones firmado por el Comité de evaluación 6. Certificado de elegibilidad del consultor. 7. Carta de la Agencia ejecutora en la cual se indica quien ha sido elegido para la contratación y por lo cual se pide no-objeción (*) Firmado por el consultor, si es enviado por carta o fax. Si es enviado por mail, es suficiente que sea incluido en el mismo texto (in-line attachment). (**) De la cual se desprenda que el consultor esté informado de que su CV está siendo evaluado para la consultoría en cuestión. En dicha comunicación el Consultor tiene que confirmar su disponibilidad para la consultoría.

26 Métodos de adquisiciones: Adquisición de Bienes Valor umbralMétodoProcedimiento Más de US$ 30.000Licitación Pública Nacional (LPN) Se convoca a licitación en los medios de comunicación locales Pueden participar empresas internacionales Hasta US$ 30.000Comparación de Precios (CP) Se piden un mínimo de 3 cotizaciones y se elige la más económica Bienes hasta US$ 2.000 Compra Directa (CD) Los bienes son adquiridos a un proveedor sin que sea realizada comparación de precios. Bienes menores a US$ 1.000 Compra DirectaEl Ejecutor presenta una lista para su aprobación ex ante

27 Ejemplo: Proceso de Adquisición pequeños equipos Elaboración de especificaciones Llamado y/o invitación “ oferentes” Recepción y evaluación de ofertas NO OBJECION DEL BID Especificaciones Ofertas Comparación precios Adquisición del Bien

28 Check list Adquisición de bienes por medio de Comparación de precios 1. Especificaciones técnicas del bien a adquirir 2. Por los menos tres (3) ofertas (***) 3. Cuadro comparativo de las ofertas 4. Carta de la Agencia ejecutora en la cual se indica cual es el bien escogido y por lo cual se pide no-objeción (***) Estas tendrán que ser firmadas si es que la cotización es por carta o recibo de la empresa que cotiza; la cotización puede también llegar por E-mail como anexo a un mensaje de la empresa que cotiza, o en el texto del mismo, en éste caso es evidente que el comentario acerca de la firma no procede.

29 Es un instrumento de planificación y de gestión en el cual aparecen todas las adquisiciones del Proyecto con su respectivo cronograma Es un documento obligatorio. Tiene que abarcar un período mínimo de 18 meses y ser actualizado semestralmente. Antes de realizar cualquier adquisición tiene que ser aprobado. Plan de Adquisiciones

30 Plan de Adquisiciones: n° de proyecto y fecha País: Agencia ejecutora: Nombre del Proyecto: Números del Proyecto y del Convenio de Cooperación: Breve descripción de los objetivos y componentes del Proyecto: Fecha de firma del Convenio de Cooperación: Fecha estimada para el último desembolso: Encabezado

31 Plan de Adquisiciones No. Proyecto Fecha Se reporta el número de componente, según el Presupuesto detallado del Proyecto

32 Plan de Adquisiciones No. Proyecto Fecha Sintética descripción del tipo de adquisición Si se necesitara detalles. Pueden ser incluídos en esta celda Ej. Duración - tipo de gstos

33 Plan de Adquisiciones No. Proyecto Fecha Método:- Contratación Directa / Comparación Calificaciones, etc. Fecha en que se estima se hará la contratación o adquisición. Semestre Ejemplo

34 Ejecución: Gestión de Documentos  Objetivos de Gestión de Documentos.  Envío de Documentos y Archivos

35 Respalda la actividad de la Unidad Ejecutora Permite administrar, controlar y compartir información de forma segura y eficaz Favorece la localización de documentos en tiempo y forma Facilita las actividades de evaluación y auditoría Recoge la experiencia y conocimiento de la institución y actores involucrados Facilita el relacionamiento entre las partes apoyando el ciclo del Proyecto Gestión de Documentos

36 Presentar en forma electrónica, en un solo archico en formato: – PDF – Programas de MSOffice – JPG –TiFF El e-mail debe provenir de la Casilla oficialmente designada por la Agencia. Dirigido a: Envío de Correspondencia y Anexos

37 Referencia del documento Nota Código Ref: ATN/ME... – UR. Componente.........Asunto. Sr.....................................................................

38 Uso de fax – Se admite el fax digital para la recepción de correspondencia completa, para lo cual no es necesario presentar los originales. –No es admisible la recepción via fax con el fin de adelantar procedimientos. Consultores –Incluir en T de Ref. una frase donde se le pida que los informes deben ser presentados en forma electrónica, en un solo archivo. Envío de Correspondencia y Anexos

39 Enviar en formato electrónico – Informes de consultores –Informes de progreso –Informes del Estado del Fondo Rotatorio –Informes de los Estados Financieros –Otros informes Excepciones –Adquisiciones –Desembolsos con sus anexos –Contratos, convenios –Condiciones previas –Ayudas memoria Envío de Correspondencia y Anexos

40 Ejecución: Financiera  Control interno  Funcionamiento del Fondo Rotatorio  Desembolsos  Cierre del Fondo Rotatorio  Informe Semestral del Fondo Rotatorio  Estados Financieros Auditados  Otras consideraciones

41 Control Interno  El ejecutor deberá mantener un adecuado sistema de control interno contables y administrativos.  El sistema contable debe estar organizado de manera que:  Provea la documentación necesaria para verificar las transacciones  Facilitar la preparación oportuna de los estados financieros e informes. Plan de Cuentas

42 Funcionamiento del Fondo Rotatorio Cumplimiento Condiciones Previas EjecuciónCierre y Evaluación Identificación Diseño Firma del Convenio EvaluaciónEjecución Preparación Primer Desembolso Reposición del Fondo Rotatorio Cierre del Fondo Rotatorio

43 Características del Fondo Rotatorio  Da liquidez al Ejecutor para el pago de gastos elegibles.  El porcentaje del Fondo Rotatorio se determina caso a caso.  Los recursos son depositados en la cuenta previamente determinada por el ejecutor, exclusiva para el Fondo Rotatorio.  Se va renovando, en la medida que se justifican los gastos efectuados.  Diferencias cambiarias – gastos de transferencias, tienen que ser asumidos por contrapartida local.

44 Desembolsos........Hay tres formas diferente de pago Contra FR 1. Reposición 2. Re-embolso de pagos al ejecutor 3. Pago directo a proveedores Contra Contrapartida Proveedor Ejecutor

45 Funcionamiento del Fondo Rotatorio Fondo Rotatorio 20% donación Si se consumió 75%-80% REPOSICION

46 Unidad Ejecutora: Presentación solicitud Ingresa la Solicitud al BID Especialista Sectorial (elegibilidad) Especialista Financiero (efectividad) Representante (autorización) Caja efectúa Pago (BID-SEDE) Formularios 1.Solicitud de desembolsoSolicitud de desembolso 2.Control de desembolsoControl de desembolso y aporte local 3. Estado de gastos o pagosEstado de gastos o pagos 4. (Certificado de Origen)Certificado de Origen) Tramitación de desembolsos

47 Cierre del Fondo Rotatorio  Los recursos no utilizados durante la ejecución del proyecto, deben ser devueltos al Banco antes de la fecha fijada para último desembolso. Otros temas: Tipo de cambio Facturas Impuestos

48  Plazo de presentación 60 días después del vencimiento de cada semestre calendario  Semestre Enero-Junio (30 de agosto),  Semestre (julio-diciembre) 28 de febrero del siguiente año.  Informe de carácter contable que básicamente es una conciliación de la(s) cuenta(s) que mantiene el ejecutor para el manejo de los recursos del Banco.  Debe contener el extracto bancario y las explicaciones necesarias sobre los movimientos de efectivo que tuvo la cuenta.  Su objetivo es demostrar al Banco que los recursos se están utilizando exclusivamente para el proyecto. Informes: Informe Semestral del Fondo Rotatorio SALDO DE LA(S) CUENTA(S) BANCARIA(S) FONDOS UTILIZADOS PENDIENTES DE JUSTIFICACION ANTE EL BID TOTAL DE FONDO ROTATORIO PENDIENTE DE JUSTIFICACION SALDO DEL FONDO SEGUN EL LMS-1 DIFERENCIAS SALDO DE LA(S) CUENTA(S) BANCARIA(S) FONDOS UTILIZADOS PENDIENTES DE JUSTIFICACION ANTE EL BID TOTAL DE FONDO ROTATORIO PENDIENTE DE JUSTIFICACION SALDO DEL FONDO SEGUN EL LMS-1 DIFERENCIAS Formulario RE1-733

49 Estados financieros finales auditados. La presentación de los EFA´s (anuales o finales) tiene por objetivos:  Evaluar la situación financiera del proyecto  Verificar el registro y control de los fondos, de acuerdo a sus fuentes de origen.  Verifica el uso apropiado de los recurso del proyecto en las categorías de inversión  Cumplimiento de los objetivos del proyecto La auditoría puede ser realizada por firmas auditoras o auditores independientes, siempre que sean elegibles por el BID. La presentación de informes debe realizarse de acuerdo a los AF-100 / 300 / 400

50 Ejecución: Seguimiento y Evaluación  Marco Lógico  Supervisión del Banco  Ciclo de Informes

51 Marco Lógico Matriz que define la estructura del Proyecto Provee una estructura que permite la evaluación Objetivos IndicadoresMedios de verificacionSupuestos Fin Objetivos Componente s Actividades Esclarece la razón Por la que se elabora el Proyecto Esclarece como será el resultado y de que manera se puede prever Condiciones en un nivel deben Ser necesarias y suficientes para alcanzar objetivos del siguiente nivel

52 Supervisión Condiciones Previas EjecuciónCierre y Evaluación Identificación Diseño EvaluaciónEjecución Preparación Reuniones bimensuales de seguimiento Visitas técnicas Informe Semestral de Progreso Informe Semestral del FR EFA´s 120 días después del cierre anual 60 días después del cierre semestre calendario 30 días después del cierre semestre calendario

53 Informes: Desarrollo de línea de base y sistema de seguimiento y evaluación  Determinar conjunto de datos de la línea de base  Re-definición de los indicadores intermedios (para facilitar el seguimiento) y finales. Indicadores: específicos, medibles, sujetos a un cronograma de ejecución  Creación de un sistema de recolección / seguimiento de la información

54 Informes: Informe Semestral de Progreso  Debe presentarse 30 días después del vencimiento de cada semestre calendario:  Semestre Enero-Junio: al 30 de julio  Semestre Julio-Diciembre: al 30 de enero del siguiente año.  Informe técnico narrativo  Avances del proyecto según los objetivos y metas establecidos en el Memorandum de Donantes, el Marco Lógico y el Convenio.  Cronograma de Desembolso para el próximo semestre 1.INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO EJECUCIÓN DEL PROYECTO 2.RESULTADOS EN BASE A LOS PARÁMETROS CONTENIDOS EN EL ISDP 3.EJECUCIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA 4.CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES 5.REFORMULACIONES 6.AVANCES ESPERADOS DURANTE EL PRÓXIMO SEMESTRE 7.ADMINISTRACIÓN 8.ANEXOS (Cuadro Financiero y Diagramas de Gantt) 1.INFORMACIÓN GENERAL DEL PROYECTO EJECUCIÓN DEL PROYECTO 2.RESULTADOS EN BASE A LOS PARÁMETROS CONTENIDOS EN EL ISDP 3.EJECUCIÓN FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA 4.CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES 5.REFORMULACIONES 6.AVANCES ESPERADOS DURANTE EL PRÓXIMO SEMESTRE 7.ADMINISTRACIÓN 8.ANEXOS (Cuadro Financiero y Diagramas de Gantt) Anexo

55 Informe de Seguimiento y Desempeño (ISDP)

56 Informes: Evaluación de Medio Término Concepto: Es el proceso mediante el cual se determina el grado de eficiencia y eficacia durante períodos predeterminados con el propósito de plantear reorientaciones de: Componentes, presupuesto, metodologías, beneficiarios, cambio de ejecutor en caso de ser necesario o válidar el desarrollo del proyecto. ¿Cuándo se debe realizar? Momento establecido contractualmente, para medir los avance del proceso de ejecución del proyecto. ¿Cuáles resultados se obtienen? Genera una dinámica de aprendizaje Implica la corrección oportuna de los problemas identificados. Define nuevas perspectivas de alcance de los objetivos de desarrollo del proyecto.

57 Cierre y Evaluación Condiciones Previas EjecuciónCierre y Evaluación Identificación Diseño Firma del Convenio EvaluaciónEjecución Preparación

58 Cierre y Evaluación: Hitos Cierre y Evaluación Ultimo Desembolso Evaluación final 95% recursos desembolsados EFA´s Hasta 90 días Después de últ. desembolso Informe Final Ejecutor Hasta 60 días Después de últ. desembolso Taller cierre Taller sostenibilidad Visita preparación del cierre 6-12 meses antes De último desembolso

59 Visita de preparación del Cierre  Objetivo:  Realizar el Taller de Sostenibilidad  Informar al Ejecutor sobre los procesos de cierre del Proyecto y de las obligaciones contractuales  Acordar las Fechas

60 Taller de Sostenibilidad Concepto: Analizar principales desafíos y perspectivas de sostenibilidad del Proyecto desde la perspectiva: - Institucional -Técnica -Financiera ¿Cuándo se debe realizar? 1 año antes del fin de ejecución ¿Cuáles resultados se obtienen? Consenso de acciones que permitan asegurar el flujo continuo de beneficios inciados por el proyecto

61 Evaluación Final: Objetivos Evaluar los resultados del proyecto (productos, efectos e impactos) Evaluar la Sosteniblidad Identificar lecciones aprendidas y mejores prácticas Evaluar el desempeño del Ejecutor: Eficiencia Eficacia Sostenbilidad Relevancia

62 Taller de Cierre Concepto: Es una herramienta mediante la cual se comparten los resultados finales con los actores involucrados, generando aprendizaje de la experiencia del proyecto. ¿Cuándo se debe realizar? 3 meses antes de la fecha de finalización del Proyecto ¿Cuáles resultados se obtienen? Dar a conocer los resultados logrados por el proyecto. Lecciones aprendidas compartidas con otras organizaciones.

63 Informe de Terminación del Proyecto (Ejecutor) Es el informe final de ejecución del Proyecto, que se fundamenta em la evaluación final. Existe un modelo, cuyos contenidos son: -Análisis de resultados (productos, efectos e impactos) -Análisis de desempeño del Proyecto -Sostenibilidad. -Desempeño del Banco -Lecciones aprendidas -Recomendaciones -Acciones futuras

64 Evaluación Condiciones Previas EjecuciónCierre y Evaluación Identificación Diseño Firma del Convenio EvaluaciónEjecución Preparación

65 Evaluación Taller de Cierre Informe Terminación Proyecto PCR Ejecutor BID/FOMIN Revisión Aprobación Publicación Evaluar resultados Sostenibilidad Identificación lecciones aprendidas

66 Muchas gracias !!!! http://www.iadb.org/mif/toolkit.cfm?language= Spanish&PARID=3