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Descripción : Dirigidos: Resuelve la problemática de gestión asociada a hoteles individuales o bien a cadenas de hoteles. La versión de cadenas incluye.

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1 Descripción : Dirigidos: Resuelve la problemática de gestión asociada a hoteles individuales o bien a cadenas de hoteles. La versión de cadenas incluye central de reservas y permite gestión centralizada(Un solo servidor con una sola aplicación da servicio al conjunto de hoteles en tiempo real). Directivos, Responsables de departamentos y Técnicos de Sistemas o de Desarrollo de Aplicaciones Solución para Hoteles y Cadenas de Hoteles (Gestión Centralizada) Use el ratón o teclado para navegar, por favor, sea paciente hasta que se descargue la presentación Fabricante:: GALDON Software, S.A.

2 Agencias Conexión Contable Historial de Sucesos Mensajería Agenda gsBase Cliente de correo gsMail Clientes Habitaciones Conceptos Facturación Revisión Habitaciones Bloqueos Control de Equipos Partes Revisión Salones Actos Gestión de Eventos Histórico Expedientes Facturas Emitidas Auditoría / Cierres Reclamación Facturas Cartera de Cobro Asignación Habitaciones Reservas Check-In Expedientes Abiertos Rack Check-Out Proveedores Facturas Recibidas Productos Consumos Cartera de Pagos Recuentos Inventario Trasvases Gastos Compras Definición TPV Reserva de Mesas Venta Directa Venta Mesas Factura TPV Arqueos / Cierres TPV Maestros Front-Office Eventos T.P.V. Back-Office Economato Almacén Economato Almacén Utilidades Gobernanta Mantenimiento Plataforma Tecnológica Plataforma Tecnológica

3 Conceptos De Facturas De Facturas Conceptos De Facturas De Facturas Hoteles del Grupo Habitaciones Agencias Clientes Sociedades Áreas Tipos de Habitaciones Secciones Extensiones de Centralita Departamentos Suplementos Contratos de Precios Formas de Pago Idiomas Nacionalidades Documentación Agencias Delegaciones Agencias Zonas Tarifas de Precios Modelos de Contratos Categorías

4 Información General de la Agencia Lista de contactos dentro de la agencia Delegaciones Agencia Condiciones de precios a la agencia. Se tienen ficheros de tarifas y contratos que se aplican a las agencias Condiciones de precios por concepto y fechas en cada tarifa de precios. También precios para conceptos de pensión Contratos de precios con agencia: Diferentes precios por concepto y fechas. Además se indican cupos y release contratados con la agencia Otras condiciones establecidas en la agencia Se puede mantener una gestión documental en cada agencia. Es posible almacenar documentos con cualquier tipo de formato

5 Fichero de clientes del hotel. Se generan manualmente o de forma automática desde las reservas o al realizar check-in mediante dispositivos externos de captura de datos de dni, pasaporte,… Se tiene un módulo de CRM para comunicaciones con clientes. Queda reflejado todos los envíos de documentación realizada a cada cliente. Pantalla reducida para toma de datos del cliente desde reservas o check-in Captura automática de datos

6 Datos de habitación. Estado de ocupación, situación de limpieza para gobernanta y suplementos actuales que se tienen Configuración habitación para el Rack. También indicación si la habitación admite crédito en los puntos de venta o no tiene habilitado el cargo a habitación Información de la ocupación de la habitación. Se completa de forma automática al realizar check-in de reserva. Posibilidad de impresión de tarjetas de bienvenida, de datos del viajero, contrato,… Definición de los tipos de habitaciones del hotel. Se indican las habitaciones de cada tipo, el color deseado para el rack del hotel, los conceptos de facturación en función del régimen,…

7 Conceptos de facturas utilizados en la empresa Se pueden tener conceptos que se gestionan desde la aplicación pero son facturables por otra empresa (para el caso de restaurantes gestionados por el hotel pero son independientes) Al trabajar con una cadena de hoteles se pueden indicar precios diferentes para cada hotel Se indica la ocupación que realiza el concepto Se puede hacer uso de conceptos compuestos de otros más básicos. Se indica desglose para que posteriormente se realice el cálculo de producción correcto por conceptos y por departamentos Por último se indica la pensión que lleva el concepto los días de entrada, estancia y salida

8 Asignación de Habitaciones Asignación de Habitaciones Reservas Expedientes Abiertos Expedientes Abiertos Clientes / Agencias Personal Canales Venta Estados de Reservas Eventos Tarifas de Precios Nacionalidades Central de Reservas Suplementos Segmentos Mercado Facturación Ocupación Pensión Check - In Check - Out Cargos Manuales Gestión de Avisos Cambios Habitación Cargos Automáticos Registro Policial Cargos TPV Cargos Centralitas Consulta de Ocupación Consulta de Ocupación Central De Reservas Central De Reservas Informe de Entradas y Estancias Informe de Entradas y Estancias Rack Habitaciones Hotel Rack Habitaciones Hotel Rack Gráfico Plantas Hotel Rack Gráfico Plantas Hotel Consulta de Ocupación Consulta de Ocupación Planning Hotel Planning Hotel

9 Cabecera Reserva: Se anota Estado de Reserva, referencias, tipo, canal, segmento de mercado,… Cliente, Agencia, central de reservas, empresa del cliente,… Se apunta las fechas de estancia y tarifa de precios que se aplicará Se detallan los conceptos de facturación diarios Según los conceptos de facturación se calcula la ocupación por tipos de habitación. También según los conceptos de facturación se calcula la pensión diaria Rooming-List: Detalle de cada habitación a ocupar indicando personas, forma de cargo de los extras, estado actual de cada línea, tipo de habitación, datos de cliente/s que ocupan la habitación,… Además, por cada habitación podemos desplegar y anotar más detalle individualmente… Podremos cambiar la fecha de entrada y/o salida de la habitación en caso de no cumplir con la ocupación general de la reserva Se podrá especificar el expediente global al que pasan los extras de la habitación o el expediente en función del extra Conceptos que no se facturarán a la agencia los días que la habitación no se encuentre ocupada Lista de ocupantes de la habitación. Se podrá recuperar datos del documentos de identidad (dni, pasaporte,…) de forma automática de dispositivos externos Detalle de habitación seleccionada en cada momento Procesos para asignar automáticamente habitaciones libres a la reserva, para realizar check-in y check-out de la reserva. Se podrán registrar anticipos de la reserva. Se tendrán en cuenta en la caja diaria Anotación de Suplementos en la reserva: Camas supletorias, cunas, extras de cualquier tipo,… Observaciones y precios para pensión extra en la reserva Resumen con la previsión de facturación por día de estancia de la reserva. También indica si algún día tiene correcciones especiales Resumen general de reserva. Además se puede asociar la reserva a un determinado evento previsto en el hotel Correcciones de reserva para una determinado día: Se indica la previsión de facturación y la pensión Diferentes Formas de Impresión de la Reserva Diferentes opciones como duplicar reservas, acceso a expediente (Después de check-in), consulta de rack de habitaciones, anotación datos del cliente,… Informes de reservas de cualquier formato Opciones de reservas a nivel Cadena: Consulta de reservas en todos los hoteles del grupo, almacenar y consultar documentación de cualquier tipo, mover reservas entre hoteles del grupo,… Se tienen procesos para generación más rápida de reservas en el hotel. Por Ejemplo este formulario solamente pide los datos de cliente, fechas de entrada y salida, régimen de pensión, tipo de habitación y personas y automáticamente va calculando los conceptos de facturación, pensión y ocupación generando finalmente una reserva

10 Proceso para asignación de habitaciones a las reservas. Se indica la fecha de consulta Aparecen listadas todas las entradas, estancias y salidas previstas para la fecha seleccionada Al seleccionar una linea de reserva de entrada aparece un detalle de habitaciones con posibilidad de asignación Nos indica todas las habitaciones disponibles en las fechas necesarias separando las del tipo buscado y las de otros tipos. Podemos asignar cualquier habitación. Se tiene un resumen de las habitaciones que entran, salen,… y de las pendientes de asignación En esta pestaña se tiene otro método de asignación. Aparece una lista con las habitaciones pendientes de asignación. Al seleccionar una habitación nos aparece el rack con las habitaciones que podrán asignarse. Se podrá seleccionar cualquiera de ellas para que la asignación quede realizada En esta pestaña se podrá consultar para la fecha indicada en cabecera cada habitación si se encuentra reservada o libre y además nos podrá indicar la fecha de salida, personas, número de reserva que tiene asignada la habitación para ese día,…

11 Proceso para realización de Check- In. Lista de reservas con llegada el día indicado. En cada una identifica si se ha realizado la entrada o se encuentra pendiente. Posibilidad de acceso directo a proceso de asignación de habitaciones Se podrá realizar check-in a todas las habitaciones de la reserva de una sola vez Al seleccionar una reserva aparece detalle de habitaciones de entrada en la fecha indicada Se podrán seleccionar una o varias habitaciones y realizar check-in solamente de dichas habitaciones, quedando el resto de habitaciones de la reserva en espera Resumen por tipos de habitación de las habitaciones necesarias, las asignadas y las que tienen check-in realizado Detalle por habitación de la reserva, estado de habitación,… Lista de llegadas previstas en la fecha indicada. Posibilidad de asignar habitación libre a cada una de ellas Información de la llegada prevista. Opción de asignación manual o de forma automática de habitaciones. Posibilidad de consulta de rack de habitaciones genérico o por plantas del hotel

12 Expedientes Abiertos. Se genera automáticamente al realizar check-in reserva o expedientes de extras que se generan al realizar cargos a una determinada habitación. Existe posibilidad de generar expedientes de forma manual. Información de cabecera y datos de agencia / cliente Lista de cargos actuales del expediente Importes Totales, impuestos, comisiones agencias,… Anticipos arrastrados desde reserva más los generados con el expediente abierto Desglose de bases y comisiones en función del tipo de iva Desglose de los cargos en caso de tener conceptos de facturación compuestos. La lista contiene los cargos que facturará el hotel Al descomponer los conceptos de cargo del expediente, si se tienen conceptos que gestiona el hotel pero no los factura se tendrán en esta lista calculando sus totales. Estos importes se facturarán en empresa independiente al realizar check-out Se podrán mover líneas de conceptos entre expedientes abiertos Se indica la línea a mover y el expediente destino de la misma Consulta detalle de los conceptos cargados al expediente Informes de datos de expedientes abiertos Acceso a la reserva, al diario de cargos manuales,…

13 Diario de Cargos Manuales: Histórico con todos los cargos realizados en expedientes manualmente más los cargos automáticos realizados al cerrar diariamente Nos indica el origen del cargo y si se encuentra aplicado Se indican conceptos y unidades. Aparece el expediente de cargo y los precios. En caso de expedientes inexistentes se generarán automáticamente Lista de conceptos de cargo a diferentes expedientes Se mantiene un histórico con todos los cargos realizados de forma automática a expedientes desde los diferentes puntos de venta. Se almacena un registro por día Además se tiene otro histórico con todos los registros de las centralitas de teléfono por día. Indica por cada registro de llamada el estado de cargo

14 Proceso de realizar Check-Out habitaciones y grupos. Se indica la fecha deseada (para casos de check-out anticipado) Nos aparece una lista con las reservas que tienen prevista alguna salida en la fecha seleccionada Al seleccionar una reserva nos indica un detalle de las habitaciones con salida de la reserva seleccionada Se podrá seleccionar una o varias habitaciones y provocar su salida… … o bien, se podrá realizar check-out automáticamente de todas las habitaciones de la reserva de una sola vez. Al realizar check-out facturará las habitaciones que tengan expediente de extras, desocupa habitaciones y en caso necesario factura el expediente principal de la reserva Resumen con las habitaciones que deben salir y las que han realizado su salida clasificado por tipos de habitaciones Detalle de salidas por habitación indicando en cada una de ellas su situación actual Se puede realizar una salida rápida de una determinada habitación independientemente de la fecha seleccionada Se indica número de habitación. Aparece datos de ocupación con reserva y expedientes asociados Nos indica todos los procesos que se van a realizar Procedemos con la salida. En caso de facturación pasará al dialogo de impresión y cobro de facturas

15 Proceso de consulta de ocupación de habitaciones prevista según reservas actuales. Se indica periodo a consultar y si se desea una determinada agencia o estado. Además si señala que datos son los que se desean ver (pax, habitaciones, reservadas, libres, en espera,…) Por cada fecha y tipo de habitación nos indica el dato solicitado. Nos avisa en casos de overbooking Se ve un resumen de casos especiales, cupos, releases, … para cada fecha Al pinchar en una determinada fecha desglosa detalle por reservas de las entradas, estancias y salidas en esa fecha seleccionada Desde la consulta de ocupación se podrá acceder directamente a las reservas, planing, consulta de precios,…

16 Para casos de cadenas de varios hoteles se puede hacer una consulta de ocupación a nivel cadena Se indica rango de fechas, condiciones y hoteles para mostrar datos. Por hotel y fecha nos muestra el dato solicitado: Habitaciones o personas disponibles, reservadas,… En todo momento se podrá seleccionar ver otra información… Resumen de datos mostrados en función de la categoría de cada hotel Se puede solicitar información de estados especiales de reservas (definidos por el usuario) Indica en cada fecha datos según estados especiales de reservas Consulta de reservas y ocupaciones por fecha… Desde la consulta de ocupación de la Central de Reservas se podrá acceder directamente a un determinado hotel para realizar/consultar una reserva o realizar búsquedas de reservas a nivel cadena

17 Informe detalle por reserva de habitaciones y personas que se encuentran en estancia, entran o salen por fecha Se puede solicitar el informe en resumen: Muestra la suma de resultados por día

18 Rack Hotel: Muestra de forma gráfica la situación actual del hotel por habitación en cada momento. Color de habitación indica el tipo (configurable por usuario) Color de Fondo del estado: Indica si habitación ocupada, libre, bloqueada,… El texto indica estado de limpieza, nº pax, si se encuentra asignada, si tiene suplementos, observaciones,… Aparece una lista con las reservas que tienen en este momento alguna habitación ocupada En todo momento se puede pinchar en cualquier concepto para que se muestre en el rack Por ejemplo: Búsqueda de habitaciones limpias… Habitaciones Pendientes de Limpieza Habitaciones con suplementos… Se podrán buscar suplementos o acceder al rack por plantas

19 Rack Gráfico por plantas del hotel: Se podrá consultar la misma información que el rack genérico Se indica la planta del hotel a consultar Indica el tipo de información que se está visualizando Consulta por cualquier concepto Por ejemplo: Pulsamos para ver la planta indicada según estado de limpieza de habitaciones… Podemos visualizar los datos de la planta seleccionada en listas Listado de habitaciones ocupadas en la planta Listado de habitaciones libres, bloqueadas y lista de habitaciones según estado de limpieza

20 Existen múltiples tipos de consultas en Front- Office: Consultas sobre datos previstos y consultas sobre datos definitivos. Se podrá solicitar información de facturación, ocupación, pensión,… Algunos ejemplos son: Previsión de ocupación por fecha. Se muestra para una determinada fecha las habitaciones ocupadas, libres, bloqueadas,… Informe mensual indicando por habitación la previsión de ocupación cada día del mes. En la parte inferior muestra un resumen de los datos Completo informe anual de ocupación de habitaciones a nivel cadena. Se seleccionan hoteles y tipos de habitación a consultar Se marca el dato a mostrar y el año de consulta Aparece para cada día del año el dato solicitado Detalle de reservas al pinchar sobre un determinado día: Muestra entradas, estancias y salidas de la fecha solicitada Se puede acceder directamente a otros informes de Front-Office Histórico diario de la previsión del hotel en función de las reservas actuales: Indica la previsión de ocupación por tipos de habitaciones, previsión de pensión y previsión de facturación

21 Diversos Procesos de actuación en Front-Office Cambio de habitación. Automáticamente modificará reservas, previsiones, expedientes, diario de cargos,… Queda un histórico de los cambios de habitación con posibilidad de aviso al departamento de servicio técnico para solución de posibles averías Gestión de avisos o despertador a los clientes. Listado con todos los avisos actuales Informe de ocupación actual del hotel para generación automática de fichero para registro policial

22 Histórico Expedientes Histórico Expedientes Facturas Emitidas Facturas Emitidas Reclamación Facturas Emitidas Reclamación Facturas Emitidas Cartera De Cobros Cartera De Cobros Cobro De Facturas Cancelación Anticipos Cancelación Anticipos Histórico de Producción Histórico de Producción Histórico de Situación Histórico de Situación Auditoría Nocturna Auditoría Nocturna Histórico de Cierres Histórico de Cierres Ventas y Beneficios Comparativos Hoteles Comparativos Hoteles Plazo Medio De Cobro Plazo Medio De Cobro Cuadrantes De Caja Cuadrantes De Caja Informes de Ocupación Informes de Ocupación Informes Balances De Producción Informes Balances De Producción Remesas De Cobros Remesas De Cobros

23 Histórico Expedientes: Información similar al expediente abierto junto con la factura asociada Se pueden añadir/eliminar/modificar conceptos provisionalmente con arreglo automático de la factura emitida Consulta de detalle de la factura emitida

24 Registro de Facturas Emitidas: Datos de Cabecera de la factura Conceptos para caso de facturas manuales o lista de expedientes facturados Desglose de bases en función de los tipos de impuestos Totales de factura teniendo en cuenta las comisiones de agencias en caso necesario Datos para contabilización de la factura y registro de las reclamaciones realizadas de la misma Vencimientos previstos de cobro de la factura y cobros actuales Posibilidad de modificación manual de los conceptos de factura Opción de generación de cobro Impresión Factura, envío por , fax,…

25 Módulo para reclamación de facturas emitidas pendientes de cobro. Existen diferentes formatos de reclamación incluyendo la posibilidad de reclamar a las agencias a nivel cadena lo pendiente de todos los hoteles Reclamaciones a nivel cadena. Se indican facturas y hoteles a seleccionar Resumen por cliente/agencia de lo pendiente de cobro Detalle de facturas pendientes de agencia seleccionada La reclamación se puede generar impresa, por fax, ,… Histórico con las reclamaciones generadas de facturas. Se tiene control de fechas de próximas reclamaciones de cada factura Los formatos de cartas de reclamación son generados por el usuario. Se utilizará el formato de idioma en función de la nacionalidad de la agencia a la que se reclama

26 Desde las reservas se tiene toda la previsión de futuro. Con los cargos de conceptos en los expedientes y cierres diarios se tiene la información real: Con los dos conceptos se podrán solicitar infinidad de informes de situación, producción, pensión, ocupacion,… tanto del hotel actual como a nivel cadena o grupo

27 Proceso de Auditoría Nocturna: Se procede al cierre de día y a la posterior impresión opcional de los puntos a seguir el próximo día Los listados a imprimir se configuran según el usuario Al realizar cierre controla si se tienen llegadas pendientes del día, cargos manuales sin imputación, tpvs con mesas abiertas o sin el arqueo realizado,… Después de facturar los puntos de venta y arreglar reservas genera cargos automáticos a los expedientes abiertos en función de la información de la reserva. Por último genera la producción diaria Cálculos generados en el cierre diario Producción diaria, facturas de tpv y totales de ocupación después del cierre

28 Proceso de generación de cobros a nivel cadena Se anota la agencia que realiza el pago. La aplicación localiza facturas pendientes en todos los hoteles del grupo Se indican los importes cancelados de cada factura y automáticamente generará cobros parciales en cartera de cada uno de los hoteles implicados

29 Utilidad para poder cancelar manualmente anticipos con facturas emitidas de una determinada agencia Se marcan los anticipos deseados y se van cancelando automáticamente facturas pendientes

30 Cartera de cobros a clientes (agencias). Datos de cabecera Listado de facturas canceladas con el cobro e importe cancelado de cada una de ellas Situación actual del cobro y datos en caso de anticipos Posibilidad de generación automática de remesas a banco

31 Remesas de cobros a banco: Se indica el tipo de remesa y la aplicación localiza automáticamente los efectos pendientes Se puede rectificar manualmente los efectos que se remesan… Se pueden generar documentos de cobro y generación de cuadernillos de cobro (C.S.B.) a banco

32 Diferentes modelos de generación de la caja diaria. Modelo 1: Muestra facturado y cobrado entre dos fechas. Clasifica los cobros por tipos Modelo 2: Detalle de tesorería una determinada fecha. Posibilidad de remesar tarjetas y control de créditos pendientes en facturas emitidas. Muestra detalle de todos los movimientos seleccionados Modelo 3: Resumen de entradas y salidas de caja entre fechas.

33 Informe de comparativas mensuales por diferentes conceptos de las ventas. Tiene la posibilidad de mostrar y comparar tres ejercicios con sus desviaciones Se indica el concepto por el que se quiere comparar y el mes de corte Marcamos el tipo de gráfico y los periodos de comparación Datos numéricos seleccionados y representación gráfica del ítem marcado Se puede configurar el histograma, se puede enviar a impresión,… En esta pestaña nos mostrará los datos numéricos mes a mes de cada uno de los tres ejercicios con sus desviaciones absolutas y relativas

34 Informe comparativo mensual de dos ejercicios a nivel cadena con todos los hoteles del grupo. Se indica el concepto que se desea mostrar. Además señalamos si el concepto queremos controlar la previsión, la realidad, la desviación entre real y previsto, la desviación entre ejercicios,… Por cada uno de los hoteles y para cada mes detalla el concepto que se ha solicitado mostrando ejercicio actual y ejercicio anterior. La comparativa también se podrá ver de forma gráfica Al seleccionar cada uno de los hoteles del grupo nos va mostrando el resultado mensual de los dos ejercicios. Posibilidad de impresión del informe.

35 Informe comparativo del plazo medio de pago de cada una de las agencias. Muestra por cada una la media de días de pago y el coste financiero asumido Se puede modificar el tipo de informe y el elemento por el que se desea comparar el plazo medio de cobro

36 Informe con ocupación real por meses tanto de personas como de habitaciones y porcentaje de ocupación mensual

37 Informe de producción por conceptos agrupando por departamentos Se indica una determinada fecha y se podrá comparar por día, mes o año con el ejercicio anterior Se marca la forma de mostrar las desviaciones y la forma de calcular las medias Resumen diario / mensual / anual de la producción, facturación, ocupación, cobros,… entre dos ejercicios y sus desviaciones Detalle de unidades e importe de los conceptos del balance de producción. El resultado se puede mostrar de forma gráfica Indicamos datos que se desean comparar y tipo de gráfico Datos numéricos y representación gráfica

38 Revisión Habitaciones Revisión Habitaciones Objetos Perdidos Objetos Perdidos Bloqueo Habitaciones Bloqueo Habitaciones Avisos Servicio Técnico Avisos Servicio Técnico Control PDA

39 Selección de habitaciones para revisión y/o limpieza. Se podrá realizar completo o por plantas, apareciendo una lista con las habitaciones deseadas Se anota la persona encargada de las habitaciones seleccionadas y se les asigna. Opción de imprimir asignación de habitaciones y de anotar posteriormente la finalización de la habitación. Queda un histórico con las limpiezas y revisiones de cada habitación para posterior consulta. Desde este módulo se podrán realizar bloqueos y desbloqueos de habitaciones, anotaciones al servicio técnico y control de objetos encontrados. Además se tiene acceso al rack actual del hotel. Existe la posibilidad de trabajo con PDA en el módulo de gobernanta

40 Se anota período de tiempo de bloqueo de habitación y motivos. Posibilidad de bloquear plantas completas de forma automática

41 Desde el módulo de Gobernanta se tiene registro de objetos encontrados con su posterior entrega a clientes.

42 Desde módulo de gobernanta se pueden realizar anotaciones para el departamento de servicio técnico o mantenimiento del hotel

43 Partes De Mantenimiento Partes De Mantenimiento Lecturas Control Equipos Control Equipos Revisiones Técnicos de Mantenimiento Procedencias Zonas de Averías Tipos de Averías

44 Partes de mantenimiento al Servicio Técnico En una primera fase se anota el problema. Se puede anotar desde gobernanta, recepción, … En un segundo paso se anotará la revisión incluyendo el material utilizado

45 Se mantiene un fichero con todos los equipos que posee el hotel. Se anota en cada uno un histórico de revisiones a realizar en el equipo Se tiene un registro de históricos de las lecturas de los equipos que tengan algún tipo de contador Uniendo las lecturas de equipos de una determinada habitación con la ocupación en cada fecha de la habitación se tiene la posibilidad de extraer información estadística de consumos Para la revisión de equipos se tiene un planing donde se muestran las revisiones pendientes y también se pueden realizar nuevas anotaciones además de la revisión de las pendientes

46 Artículos Proveedores Consumos Internos Consumos Internos Recuentos Inventario Recuentos Inventario Trasvases Mercancía Trasvases Mercancía Remesas de Pago Remesas de Pago Cartera de Pagos Cartera de Pagos Gastos Varios Facturas Recibidas Facturas Recibidas Albaranes Compra Albaranes Compra Pedidos Proveedor Pedidos Proveedor Formas de Pago Familias Documentación Proveedores Almacenes Hoteles del Grupo Conformación Facturas Recibidas Conformación Facturas Recibidas Generación Pagos Movimiento Caja-Banco Movimiento Caja-Banco Facturación Entre Hoteles Facturación Entre Hoteles Recuperación Datos PDA Recuperación Datos PDA Previsión De Tesorería Previsión De Tesorería Plazo Medio De Pago Plazo Medio De Pago Liquidación De Impuestos Liquidación De Impuestos Eventos Operadores

47 Artículos de economato o materias primas. Información general y precios de compra Stock en cada uno de los almacenes (se podría trabajar con la parte de economato sincronizada a nivel cadena y tener una central de compras que trasvasa mercancía a todos los almacenes de cada uno de los hoteles del grupo) Condiciones de compra y ofertas en función de cada proveedor Información tomada desde las entradas de mercancia: control de lotes y fechas de caducidad para los productos perecederos En caso de trabajar con dispositivos externos capturando información off-line, se podrá recuperar la información del dispositivo Se indica el origen del fichero de datos y nos muestra la información recuperada Se indica el proceso a seguir con los datos capturados (si se trata de un trasvase, compra, inventario,….) El mismo proceso se podrá realizar on-line con dispositivos tipo PDA

48 Fichero de Proveedores y Acreedores: Información Genérica Condiciones establecidas con el proveedor Lista de contactos Se tiene una gestión documental por proveedor. Se pueden almacenar y editar documentos de cualquier tipo Históricos del proveedor seleccionado: Lista de Pedidos, entradas y facturas. Se tiene acceso directo a cada registro desde esta pantalla

49 Fichero para registrar todos los consumos internos de materias primas que ocurren en cada almacén. Pueden ser utilizados entre otras cosas para los consumos de eventos

50 Recuentos de inventario de productos en cada almacén. Al generar inventario se tendrá la diferencia de inventario en unidades y valorada a coste

51 Trasvases de materia prima entre almacenes. Se tiene la posibilidad de trasvasar mercancía entre almacenes de diferentes hoteles o sociedades, por lo cual se podrá facturar la mercancía entre las dos sociedades

52 Ordenes o Pedidos a Proveedores: Datos de cabecera Lista de mercancía solicitada y control de lo recibido en todo momento Información al pie de pedido y totales calculados Se podrá trabajar con autorizaciones de manera que un pedido necesitará una validación para poder enviar a proveedor Se podrá enviar a imprimir, por fax, ,…

53 Entradas de mercancía: Se podrá realizar entrada libre o tomando uno o varios pedidos a proveedor Mercancía de entrada Totales y estado de la compra Existe la posibilidad al generar la entrada poder provocar un trasvase a uno o varios almacenes de destino (para el caso de central de compras) Se puede conformar la factura recibida del albarán de entrada, se pueden imprimir etiquetas para la mercancía,…

54 Proceso de Conformar Facturas Recibidas. Primero selección de albaranes de compra pendientes de recibir factura Selección de albaranes a conformar factura Arreglo de bases, ivas, vencimientos, forma de pago, fechas,… Por último conformamos la factura

55 Fichero registro de facturas recibidas. Se pueden recibir facturas de forma manual o de albaranes de compra Pagos previstos y pagos reales de la factura Importes totales calculados Se puede configurar la contabilización de la factura y se tiene documentación adjunta

56 Gastos de pequeña entidad que no se realiza ficha al proveedor. Anotamos importes y conceptos Desglose de bases y cuentas contables a utilizar Caja del pago realizado

57 Registro de Movimientos de efectivo Caja-Banco. Posibilidad de contabilizar los registros.

58 Cartera de Pagos a Proveedores: Datos de cabecera Listado de Facturas canceladas con el pago Situación Actual del Pago Posibilidad de agrupar pagos, impresiones de documentos (talones, pagares,…) Los Pagos de cartera podrán agruparse en remesas a banco Se puede imprimir carta a banco, carta a los proveedores de la remesa, los documentos (talones, pagares,…), se puede generar fichero con cuadernillo CSB a banco,…

59 Informe de cálculo de la previsión de tesorería a una determinada fecha Se indican los ítems que se desean controlar y la fecha de informe Calcula resumen de ingresos y gastos de cada concepto hasta la fecha señalada

60 Informe gráfico con el plazo medio de pago a cada proveedor, por sucursales,… Se indica el tipo de gráfico a visualizar y el concepto por el que se agrupará Muestra datos numéricos y representación gráfica. Calcula la media de días de pago y el ingreso financiero asociado

61 Resumen de liquidación de impuestos: Para un determinado periodo calcula el iva soportado y repercutido en función de los tipos de iva vigentes

62 Artículos Venta TPV Artículos Venta TPV Imágenes Productos Facturas TPV Facturas TPV Ventas TPV Ventas TPV Definición TPV Definición TPV Reserva Mesas Reserva Mesas Definición Mesas Productos de Compra Familias / Grupos Operadores de TPV Imágenes Productos Venta Por Mesas Venta Directa Venta PDA Room Service Spa / Zona Comercial Remesas de Cobros Cobros TPV Cobros TPV Cierres TPV Arqueos Cierres TPV Arqueos

63 Fichero de Artículos elaborados o de venta de TPV Información genérica, precios, imagen,… Precios en función de cada TPV Escandallo de materias primas del producto y valoración de coste actual Consulta de las tarifas de precios de los productos Se indica un determinado TPV y se realiza selección de productos De cada producto se podrán rectificar los precios para el TPV Se almacenan los cambios anotados. También se puede imprimir la tarifa

64 Se pueden generar tantos TPVs como se desee. Cada uno tiene su configuración particular Se establecen las familias, operadores, formas de pago,… de cada tpv y el orden deseado de aparición en la pantalla de ventas

65 Histórico para la reserva de mesas: Se indica el TPV que reserva y la fecha/hora prevista También puede utilizarse para reserva de servicios en puntos de venta que no son restaurantes. Por ejemplo reservas en peluquería, spa,… Para realizar reservas en un TPV se dispone de un planing de reservas Se indica el TPV a consultar y la fecha Nos muestra una lista de reservas en la fecha señalada desglosando por horas y nos indica el estado actual de cada reserva

66 Ventas por mesas: Posibilidad de trabajo con pantalla táctil Resumen de la mesa que se tiene abierta Lista de productos cargados en la mesa actual Opciones varias de trabajo Familias de productos (en función de la configuración del TPV) Lista de productos de la familia seleccionada Teclado numérico Opciones de configuración de la pantalla. Si cambiamos de opciones globales a opciones de mesa… Aparecen otras opciones para la venta También podemos cambiar de artículos en botones a tener artículos en listas Ahora tenemos los productos clasificados por listas Entre las diferentes opciones se puede buscar productos, apertura de cajón. Anotación de venta incluida en la reserva, realizar cargos a habitaciones, arquear el TPV, facturar y cobrar venta, unir, mover o separar cuentas de mesas,….. Cambiamos de mesa Aparecen las mesas abiertas en el TPV en lista y de forma gráfica Se factura, desocupa y cobra una mesa… Se indican los importes cobrados y la forma de pago Si se desea se podrá trabajar vía PDA para realizar las comandas de mesas y dirigirlas a cocina / barra

67 Posibilidad de realizar ventas directas de un TPV con pantalla táctil (Ventas en cafeterías, tiendas, self- service,… Líneas de productos de actual venta Familias de productos en función de la configuración del TPV Productos de la familia seleccionada Opciones varias: Cerrar y cobrar venta, realizar cargo en habitación, imprimir ticket, … Datos genéricos de la actual venta

68 Además de la venta directa de TPV y la venta por mesas existen otras formas de realizar ventas o consumos desde los TPVs con posibilidad de cargar consumo a las habitaciones Se pueden hacer consumos directos a habitaciones. Ponemos el número de habitación y nos aparece la información de la ocupación actual Anotamos el consumo y se comprueba todos los cargos que tiene la habitación realizados en el día Se indica el TPV y el concepto de cargo en el expediente de la habitación Por último se indica si se realiza el cargo o si ya se tenía el cargo incluido en la reserva

69 Toda Venta o consumo realizado en cualquier TPV queda registrada en el fichero de facturas de TPV Indica el TPV que realiza la venta, fecha, hora, operador y tipo de venta Productos consumidos Datos del cliente en caso necesario Totales, cobros actuales y resumen de mesa, arqueo,… Se podrán generar infinidad de informes de ventas por productos, familias, horas de venta, fechas, días de la semana, operadores, tipos de ventas, tpvs,… todo ello para un determinado tpv o para todos, incluyendo además informes a nivel cadena o grupo de hoteles Desde aquí se puede realizar el cobro de la factura de TPV

70 Todos los arqueos o cierres de los TPVs quedan registrados en este histórico. Se tiene todas las ventas que entran en el arqueo, el resumen en función del tipo de venta y los cobros clasificados en función de la forma de cobro realizada

71 Tipos de Montajes Artículos de Alquiler Salones Tipos de Menús Menús Eventos Actos Entregas de Menús Clientes Agencias Conceptos de Factura Reservas

72 Fichero de salones del hotel. Se indica información genérica, imagen y capacidad Se puede variar la capacidad en función del tipo de montaje de mobiliario Contempla la posibilidad de salones que se subdividen en otros más pequeños Cada salón tiene su plano con la escala para su posterior configuración

73 Fichero de registro de los menús genéricos. Se pueden clasificar por tipos y en cada uno se realiza su composición. Se podrá indicar de cada componente las unidades y para las personas que se aplicará Opción de impresión de menús. Se tiene un histórico con las entregas de menús a clientes para posterior seguimiento comercial

74 Información de cada uno de los actos que provocan los eventos del hotel Información general del evento al que pertenece y fecha, horas y personas previstas Salones que serán ocupados en el acto: Horas de ocupación, personas, importes,… Se podrá detallar los tipos de montaje que se realizan en cada salon y las personas de cada uno de ellos Información de máxima ocupación del salón en función del tipo de montaje y la distribución que se desea realizar del salón Detalle de menús a servir en el acto: Personas, precios, horas,… Y detalle de la composición de platos del menú Composición del menú. Unidades de cada componente y precios Otros conceptos imputables en el importe del acto: Alquiler de productos (normalmente audiovisuales) como proyectores, micrófonos, … Totales calculados del acto previsto Se puede imprimir con varios formatos de impresión Para cada acto se puede configurar cada uno de los salones a utilizar definiendo elementos o utilizando librerias predefinidas de elementos para realizar la distribución a escala del salón Se definen elementos colocados sobre el plano del salón indicando de cada uno sus dimensiones, rotación, color,… Al final la configuración diseñada queda almacenada en el fichero de actos

75 Configuración de todos los eventos programados en el hotel Información genérica: Cliente, agencia, fechas, estado (presupuestado, anulado, aceptado, facturado,…) Condiciones de pago pactadas y anticipos de cobro generados por el evento Se definen los conceptos de cargo a expediente para la facturación. Se puede abrir expediente y posteriormente realizar los cargos al mismo Con el expediente abierto se permitirán (opcionalmente) realizar cargos al evento desde los TPVs Histórico de actos asociados al evento actual Histórico de consumos internos imputados al evento Reservas de habitaciones asociadas al evento Diferentes formas de impresión… Impresión de Ordenes de servicio para los departamentos del hotel Impresión del Presupuesto del evento al cliente Impresión de cada uno de los actos del evento Acceso a ficheros de actos, reservas,…

76 Planing diario de los salones del hotel. Se indica fecha de consulta y el dato que se desea mostrar Para cada hora indica en cada uno de los salones su situación. Se controla cuando un salón no puede utilizarse por la ocupación de otro salón que lo engloba Al pinchar sobre el planing detalla los actos / eventos seleccionados Existe también un planing mensual de salones informando situación por día de cada uno de los salones. Este planing se puede utilizar con los salones del hotel o con todos los salones de los hoteles del grupo Se indica el mes a mostrar y los presupuestos a seleccionar en función de su actual estado Muestra ocupación por salón y día Al seleccionar sobre el planing muestra detalle de actos

77 Mensajería Interna Mensajería Interna Historial de Sucesos Historial de Sucesos Conexión Contable Conexión Contable Agenda gsBase gsMail Correo

78 Utilidad para envío a usuarios del sistema. Se podrá enviar mensaje instantáneo a uno o varios de los usuarios conectados en este instante Se podrá poner el mensaje y también adjuntar archivos a los destinatarios Se tiene la posibilidad de envío de mensajes seleccionando los usuarios según varios criterios Para usuarios que no se encuentren conectados también existe la posibilidad de envío de mensajes programados en una determinada fecha y hora

79 Todo movimiento en la base de datos queda registrado en esta utilidad. Se podrá buscar cualquier cambio o eliminación de registro de cualquier fichero Nos indicará el usuario, fecha, hora y tipo de cambio realizado Podremos ver campo a campo el valor que se tenía antes de la modificación y el valor después del cambio Incluso se tiene la posibilidad de retroceder el cambio en casos de borrados o modificaciones no deseadas

80 Utilidad por la que se podrán generar cuentas y asientos contables tomando como base la información de la aplicación de gestión (En caso de poseer la aplicación gsConta) Se podrá contabilizar en dos ejercicios contables en función de las fechas indicadas para contabilización Se pueden indicar los tipos de asientos contables que se desean realizar. Nos indica el número de registros

81 Utilidad para envío y recepción de correo electrónico. (Es necesario disponer de la aplicación GsMail) Se podrá gestionar uno o más buzones de correo y se podrá tener buzones compartidos entre usuarios del sistema Cada buzón se podrá administrarse un sistema de carpetas para almacenar correo entrante como saliente Consulta de archivos adjuntos y lista de destinatarios de cada seleccionado Opciones diversas de envío y recepción de correo Lista de s contenidos en la carpeta seleccionada Detalle y contenido del correo seleccionado En caso necesario es posible consultar s almacenados en los historicos Envío de nuevo correo Lista destinatarios del correo. Se podrán buscar en los contactos de la agenda y en ficheros de clientes, proveedores,… de la gestión comercial Asunto del mensaje y ficheros adjuntos Contenido del correo y confirmación de lectura Buzón de salida del correo Plantilla de fondo con logotipos, firmas,…

82 Utilidad de agenda compartida en grupo. Se podrán tener o realizar anotaciones en la agenda propia o en la de cualquier usuario Posibilidad de tener un fichero de contactos privados o comunes con el resto de usuarios del sistema Lista de tareas anotadas en agenda en una determinada fecha. Se podrá hacer que cada anotación sea pública o privada del usuario


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