Programas de vigilancia epidemiológica Tutorial para instalación y ejecución VN-AX-PPI-02.

Presentación del tema: "Programas de vigilancia epidemiológica Tutorial para instalación y ejecución VN-AX-PPI-02."— Transcripción de la presentación:

1 Programas de vigilancia epidemiológica Tutorial para instalación y ejecución VN-AX-PPI-02

2 Vigilancia epidemiológica Recopilación, análisis e interpretación, en forma sistemática y constante, de datos específicos sobre diferentes eventos en salud, para utilizarlos en la planificación, ejecución y evaluación de diferentes intervenciones. Requiere desarrollar la capacidad funcional para recopilar, analizar y difundir datos de forma oportuna para que las personas responsables del mismo, implementen acciones de prevención y control eficaces.

3 Programas de vigilancia Epidemiológica

4 Programas de prevención

5 Estructura VN-AX-PPI-02

6 Cartilla Contiene marco teórico y desarrollo detallado de todo el programa, bajo la estructura del ciclo de Deming.

7 Flujograma Diagrama de flujo bajo la estructura del ciclo de Deming Resume el desarrollo del programa y ubica los elementos de la cartilla en el ciclo de desarrollo del programa.

8 Sistema de información Plataforma de registro y procesamiento de la información relevante para la ejecución del programa.

9 Productos asociados Instructivo del sistema de información : Requisitos de software Registro y procesamiento de información. Matriz legal Plataforma independiente.

10 Instructivo sistema de información VN-AX-PPI-02 El documento de “instructivo del sistema de información” contiene instrucciones detalladas para la operación del sistema de información; sin embargo, en la continuación de esta presentación encontrará un resumen de las instrucciones que le puede ser útil, especialmente para los usuarios de Excel® de nivel intermedio.

11 Instructivo sistema de información Elementos comunes Todos los sistemas de información tienen las siguientes páginas: VN-AX-PPI-02 1.Inicio 2.Información de la empresa 3.Listas propias (accede desde la anterior) 4.Grado de avance del PVE 5.Requisitos legales: genera una alerta para consultar otra plataforma 6.Cronograma 7.Población objeto 7.Registro de trabajadores 8.Plan integral de intervención 9.Seguimiento a indicadores 10.Informe gerencial 11.Consultas de: 1.Tablas de trabajadores 2.Planes: pendientes, vencidos, todos los planes.

12 Instructivo sistema de información Aspectos a resaltar VN-AX-PPI-02 Se deben identificar los elementos y las variables que relacionan diferentes hojas del sistema: Los cargos, sedes y áreas se deben registrar inicialmente en la hoja “Listas propias de la empresa”, a la cual se accede desde la hoja “Información de la empresa”. Se puede hacer un “cargue masivo inicial de información” a partir de tablas que tengan el mismo orden y estructura de la tabla destino. Sugerimos usar la misma fuente para las diferentes tablas y a partir de ella elaborar las tablas secundarias según las variables solicitadas.

13 Como usar los PVEs y PPs (1) VN-AX-PPI-02 1.Instale los documentos del programa de vigilancia en la misma carpeta en un solo computador. 2.Defina quienes van a ser los encargados del PVE. Ellos serán quienes asuman la responsabilidad deli ingreso de información al sistema. 3.Lea y comprenda el contenido de la cartilla. 4.Lea el flujograma y verifique la correspondencia que tiene con los diferentes capítulos de la cartilla.

14 Como usar los PVEs y PPs (2) VN-AX-PPI-02 1.Abra el sistema de información y el instructivo simultáneamente y siga el instructivo paso a paso. Para familiarizarse con el sistema de información requiere al menos una semana de práctica usando una copia del archivo diferente a la que va a usar de manera definitiva. Le sugerimos que haga esta copia en una carpeta diferente a la del PVE y que puede denominar “práctica”. NUNCA cambie el nombre del sistema de información ni de alguna de sus páginas. 2.Verifique la relación existente entre la cartilla y el sistema de información. Hay muchos elementos pre-elaborados que le permitirán ahorrar tiempo y esfuerzo. 3.Si presenta inconvenientes con alguno de los elementos por favor comunicarse con: carlosefrain.cortes@positiva.gov.co Teléfono 1-6502200 ext 10815

15 Requisitos del sistema VN-AX-PPI-02 Microsoft Excel® versiones 5.0/95 hasta 2013. Nota: El sistema de información no funciona con programas compatibles con Microsoft Excel®.

16 Notas preliminares VN-AX-PPI-02 Los archivos fueron desarrollados en Microsoft Excel®, con automatización en Visual Basic®. Los nombres de archivo y hojas no deben ser modificados. Sin importar la versión de Excel® que use, debe activar o permitir la ejecución de macros. Si desea mayor detalle para hacerlo, por favor consulte el instructivo adjunto.

17 Configuración de pantalla VN-AX-PPI-02 En caso de ver cortado algún formulario, puede cambiar la configuración de su pantalla mediante varias maneras, entre las que mencionamos: Reduciendo o ampliando la pantalla mediante la barra de zoom que se encuentra habitualmente en el extremo inferior derecho de la pantalla. Si tiene ratón con botón central, oprimiendo la tecla “Control” y simultáneamente girando el botón del mouse Siguiendo la ruta: Inicio / Panel de control / Pantalla / Configuración. Allí mueva la resolución de pantalla hasta 1.024 x 768 píxeles y de clic en Aceptar.

18 Navegación VN-AX-PPI-02 El desplazamiento por todo el sistema de información se realiza a partir de la pantalla inicial, llamada “Menú”. Todo cuadro de texto de fondo blanco, letra negra y marco naranja abre la hoja mencionada en dicho cuadro. En este instructivo, cada hoja corresponde a un módulo. Asegúrese de dar click en el cuadro “Inicio” de cada hoja, para volver al menú principal.

19 Navegación VN-AX-PPI-02 Para pasar a un módulo haga clic sobre el recuadro con el nombre del mismo. En cada formulario y en cada hoja que se muestre, tendrá disponible un botón de ayuda para ampliar la explicación acerca del diligenciamiento. Así mismo desde cada módulo (formulario) y desde cada hoja encontrará un botón “Inicio” para regresar al menú. Siempre que observe una flecha que dice “Sigue”, significa que el formulario se extiende hacia la parte derecha de la hoja (la flecha es sólo de carácter informativo, no es un vínculo).

20 Navegación VN-AX-PPI-02 Algunos formularios ocultan Excel® mientras se utilizan, por lo que si requiere utilizar al mismo tiempo otro archivo en este programa, debe abrirlo en otra sesión de Excel® para que no se oculte.

21 Navegación VN-AX-PPI-02 En los formularios que se manejan en ventanas independientes encuentra los siguientes botones: Guardar: Graba un registro nuevo. Ver registro: Permite consultar un registro que haya grabado previamente. Modificar: Actualiza la información de un registro existente luego de haberlo consultado con el botón “Ver registro”. Limpiar: Deja vacíos todos los campos de la ventana para iniciar un nuevo registro, pero no borra nada de la base de datos. Plan de acción: Abre la ventana correspondiente a “planes de acción”, para registrarlo. Inicio: Regresa al menú.

22 INSTRUCCIONES GENERALES VN-AX-PPI-02 Dado que la funcionalidad de todos los sistemas de información es la misma, a continuación se darán las instrucciones de manejo de las hojas que son comunes a todos los Programas de Vigilancia Epidemiológica (PVE) y Programas de Prevención (PP), y posteriormente se detallarán solo los aspectos particulares de cada uno de ellos.

23 INSTRUCCIONES GENERALES Las hojas comunes a todos los programas son: VN-AX-PPI-02 Inicio Información de la empresa Listas propias (accede desde la anterior) Grado de avance del PVE Requisitos legales: genera una alerta para consultar otra plataforma Cronograma Población objeto Registro de trabajadores Plan integral de intervención Seguimiento a indicadores Informe gerencial

24 INSTRUCCIONES GENERALES VN-AX-PPI-02 Además en la parte inferior de la hoja principal se encuentran unas opciones de consulta. Las consultas comunes a todos los sistemas de información son: Tablas de trabajadores Planes pendientes Planes vencidos Todos los planes.

25 Impresión VN-AX-PPI-02 Todas las hojas, excepto las de formulario (grado de avance del PVE y plan integral de intervención) se pueden imprimir o guardar en formato PDF, según conveniencia de la empresa, siguiendo las instrucciones del paquete de Microsoft Excel®. Recuerde configurar previamente las páginas usando el menú correspondiente, para que su impresión tenga el número de páginas, la orientación, el aspecto y otros elementos según su deseo.

26 Hoja “INICIO” o “Menú” VN-AX-PPI-02 Al entrar al archivo encontrará el menú con el nombre de los diferentes módulos que componen esta herramienta. Cuando considere que ha diligenciado suficientemente alguno de los módulos, marque con una “X” la casilla correspondiente a este módulo en la hoja “menú”. Esta casilla se encuentra a la derecha del cuadro de vínculo a cada módulo y, al diligenciarla con la “X” agrega su valor al porcentaje total de avance de tareas, formulado en la casilla que se muestra al lado derecho de su pantalla.

27 INFORMACIÓN DE LA EMPRESA VN-AX-PPI-02 Encontrará un formulario en el que puede diligenciar los datos que se solicitan, tales como información general de la empresa, equipo de trabajo, política y objetivos del programa. Algunos de estos datos son utilizados en otros formularios y documentos, por lo que es importante que diligencie completa la información básica de la empresa.

28 Información general de la empresa VN-AX-PPI-02 Diligencie los campos de NIT, el nombre de la empresa, la actividad económica, etc. Son campos de texto que puede editar posteriormente si se presentan cambios.

29 Equipo de trabajo VN-AX-PPI-02 El equipo interno de la empresa y el de asesores externos tienen áreas diferentes de registro. En ambos casos, la lista de cargos se obtiene de la que se ingrese en la hoja “listas propias de la empresa”, de manera que allí se deben incluir los cargos del equipo de trabajo y de los asesores junto con los cargos de la población objeto.

30 Política de Seguridad y Salud en el Trabajo VN-AX-PPI-02 Si cuenta con un archivo de texto lo puede copiar y pegar en el campo correspondiente de esta hoja.

31 Objetivos VN-AX-PPI-02 Para los objetivos encuentra modelos que puede modificar si lo desea. El enunciado de estos objetivos se encuentra en la cartilla, tanto para el general como para los específicos.

32 Listas propias de la empresa VN-AX-PPI-02 Aparte de los botones “Inicio” y “Ayuda” hay uno llamado “Listas propias de la empresa”, el cual le permite incluir la lista de sedes, áreas, cargos. En algunos programas específicos incluye además grupos de exposición similar (GES) y otras variables específicas de cada programa.

33 Listas propias de la empresa (2) VN-AX-PPI-02 Si no tiene la información completa la puede ingresar de forma parcial mientras la consigue. En esta hoja y otras es importante que no deje espacios en blanco entre registros en la columna de la izquierda, para que el programa no omita información en su función de búsqueda.

34 Grado de avance del programa VN-AX-PPI-02 El grado de avance se diligencia en un formulario que posee tres pestañas: una para evaluar los requisitos del plan básico, otra para los del plan avanzado y la última para cada PVE específico. Tenga en cuenta el mensaje con texto de color naranja que aparece en la parte superior: como se indica, una evaluación puede ser modificada durante tres meses; pasado este tiempo debe diligenciar una nueva.

35 Grado de avance del programa (Ayuda) VN-AX-PPI-02 Las indicaciones específicas sobre el significado de las opciones A, B, C y D las encuentra en la ayuda. A (10 puntos), si el criterio se estableció, se implementó y se mantuvo. B (5 puntos), si el criterio se estableció, se implementó, pero no se mantuvo. C (3 puntos) si el criterio se estableció, pero no se implementó, ni se mantuvo. D (0 puntos) no se estableció, no se implementó y por lo tanto no se mantuvo.

36 Resultados del grado de avance del programa VN-AX-PPI-02 Los valores obtenidos en la calificación del grado de avance son llevados al informe gerencial de manera automática.

37 Requisitos legales VN-AX-PPI-02 Para este módulo al dar clic en el botón le mostrará un mensaje indicando que se maneja de manera independiente en otro archivo, con el fin de unificar los requisitos de todos los PVE. Se desarrolló una “matriz de requisitos legales” en una plataforma independiente, la cual se accede mediante Posipedia. Si desconoce la ruta de acceso por favor consulte a su asesor.

38 Cronograma VN-AX-PPI-02 En este formulario encontrará el cronograma de actividades para el año que elija en “Período de gestión”, dividido por meses y semanas. En cada celda seleccione si la tarea está programada (P), se reprogramó (R) o ya se ejecutó (E).

39 Cronograma VN-AX-PPI-02 Puede dejar filas en blanco si no ha contemplado aún la realización de la actividad enunciada. Los indicadores al final de cada mes y el año solo se calculan sobre las casillas que han sido diligenciadas con “P”, “R” o “E”, y el porcentaje anual es el que se lleva al informe gerencial.

40 Población objeto VN-AX-PPI-02 En este formulario la columna de “Área” consulta información previamente digitada en las “listas propias de la empresa”. Debe registrar el número de trabajadores expuestos al riesgo de cada área y puede ver la distribución porcentual y el número total de expuestos, para efectos de priorización, entre otros.

41 Listas propias de la empresa VN-AX-PPI-02 En esta hoja puede registrar las áreas, sedes y otras variables que servirán para alimentar los campos que tienen validación en otras hojas.

42 Registro de trabajadores VN-AX-PPI-02 En esta hoja se registra la información de los empleados para su posterior ingreso en las hojas propias de cada programa de vigilancia. Tenga en cuenta que si posee esta información en otro archivo, para el cargue inicial de información puede copiarla y pegarla (sólo valores) manteniendo el orden de las columnas y las categorías predefinidas (por ejemplo, Sexo: Femenino / Masculino). Si no la tiene en otro archivo, debe digitarla.

43 Registro de trabajadores VN-AX-PPI-02 Según el tipo de programa, algunos de ellos tiene una columna “estado” que se puede cambiar entre “activo” e “inactivo” según el empleado se encuentre o no vinculado actualmente a la empresa. En otros casos simplemente debe eliminar la fila del empleado que se retire del programa pero debe tener en cuenta que al eliminarlo se pierden los registros individuales de esta persona.

44 Plan integral de intervención o Plan de acción VN-AX-PPI-02 En esta ventana puede registrar los planes de acción, indicando de dónde provino, es decir, la fuente. Cuando lo desee, puede consultar los planes vencidos, los que están pendientes de hacer (vencidos o por vencer) o todos los planes (incluye ejecutados, en proceso y pendientes).

45 Seguimiento a indicadores VN-AX-PPI-02 Aunque se dan algunos indicadores sugeridos, recuerde que debe completar su información. También puede crear sus propios indicadores y hacerles seguimiento mes por mes. La cartilla le instruye sobre la formulación de indicadores según su categoría. Para ver la gráfica debe dar clic primero en “Calcular resultados” y luego en “Ver gráfica”. Le mostrará el valor de cada mes, su relación con la meta y la línea de tendencia.

46 Informe gerencial VN-AX-PPI-02 En este formato se consolida toda la información del programa de vigilancia. Una vez consignada toda la información permite resumir la gestión y presentarla de forma sencilla a otras instancias. Las casillas con sombreado gris y las gráficas están formuladas para traer información de otras hojas. Solo debe diligenciar las casillas no sombreadas.

47 Informe gerencial VN-AX-PPI-02 Para diligenciar el informe gerencial empiece por colocar la información de periodo y año, que se encuentra en la franja anaranjada superior. La hoja consulta la información de “Responsable”, “Área” y “Cargo” según lo registrado en la hoja de “Información de la empresa”.

48 Informe gerencial VN-AX-PPI-02 Pase al grado de avance en la gestión de riesgo en las columnas “Porcentaje periodo anterior” y “Metas” y digite el valor en cada una de las etapas con sus respectivas metas; ahora diríjase al cronograma de actividades en la fila “Metas de ejecución” y registre el valor acordado como meta.

49 Informe gerencial VN-AX-PPI-02 Para finalizar el registro, escriba en el campo de “análisis, logros y avances” el texto que considere adecuado según los valores que revela el informe. El botón “Plan de acción” lo lleva al formulario correspondiente según lo explicado con anterioridad. El botón “Inicio” lo regresa al menú principal.

50 Consulta de trabajadores VN-AX-PPI-02 En esta sección podrá generar tablas y gráficas dinámicas con la información registrada de los trabajadores (para describir su perfil sociodemográfico y ocupacional). En el instructivo anexo puede encontrar instrucciones de utilidad para generar gráficas y tablas dinámicas.

51 Consultas VN-AX-PPI-02 Para las consultas están los botones de “Ver planes pendientes”, “Ver planes vencidos” y “Ver todos los planes”. Cuando se solicita la opción de ver todos los planes, encuentra hacia el costado derecho de la hoja una gráfica que le muestra la información de cuáles planes están pendientes, cuáles en ejecución y cuáles ya fueron ejecutadas.

52 Instrucciones específicas para cada PVE VN-AX-PPI-02 Cada uno de los programas de vigilancia o de prevención tienen además, hojas y registros particulares que requieren instrucción particular. Por favor consulte cada uno de ellos. En el instructivo que acompaña cada paquete de programa puede consultar el índice al inicio del documento para acceder rápidamente a él.

53 MUCHAS GRACIAS