“ Establece, desarrolla y adopta políticas para la implementación de procesos y procedimientos propios de la función archivística y la administración documental.

Presentación del tema: "“ Establece, desarrolla y adopta políticas para la implementación de procesos y procedimientos propios de la función archivística y la administración documental."— Transcripción de la presentación:

1 “ Establece, desarrolla y adopta políticas para la implementación de procesos y procedimientos propios de la función archivística y la administración documental ’’. SUBSISTEMA INTERNO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO - SIGA

2 MemorEywa MemorEywa = Protectora de la memoria institucional El Árbol de las almas, en este árbol se concentra el espíritu de EYWA y de todos los ancestros.

3 “El objetivo común de nuestra organización es garantizar la integridad, disponibilidad y confidencialidad de la información’’. GESTIÓN DOCUMENTAL = GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

4 GESTIÓN DOCUMENTAL es el conjunto de procesos, procedimientos y herramientas con las cuales organizamos y administramos eficientemente los documentos y la información producida en el desarrollo de nuestras funciones, permitiendo a futuro la recuperación oportuna de la misma, aplicando principios de racionalización y economía.

5 Nuestra GESTIÓN DOCUMENTAL está normalizada con HERRAMIENTAS, PROCEDIMIENTOS y FORMATOS que nos facilitan la ejecución de las funciones, y nos ayudan a organizar los documentos que producimos. Estas herramientas, procedimientos y formatos los encontramos en la Intranet para su uso y consulta.

6 Igualmente la OFICINA DE GESTIÓN DOCUMENTAL como coordinadora de los procesos documentales, y responsable de la administración de los Archivos y la Correspondencia, apoya a las dependencias y funcionarios en la adopción y aplicación de las técnicas para la conservación de la información.

7 Para una adecuada gestión y organización de nuestros documentos y archivos, la primera herramienta que debemos consultar y conocer es la TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. La T.R.D. es el listado de los documentos que producimos en el desarrollo de nuestras funciones, los cuales denominamos SERIES, SUBSERIES ó ASUNTOS; cuánto tiempo debo hacerme responsable por estos documentos y archivos - RETENCIÓN, y en qué momento debo hacer entrega de estos a la Oficina de Gestión Documental para su custodia y disposición final - TRANSFERENCIA PRIMARIA.

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9 La correcta agrupación de documentos de un mismo tema o asunto, su organización, conservación técnica, foliación e identificación; se deben tener en cuenta las indicaciones establecidas en el PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO DE GESTIÓN – GAD- IN-02.

10 También es importante saber que documentos y archivos son generados electrónicamente en el desarrollo de mi trabajo, los cuales son de igual y vital importancia como los documentos físicos. Para la gestión, organización y conservación de estos, también llamados información digital se debe consultar el PROCEDIMIENTO DE ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS ELECTRONICOS – GAD-IN-04. GESTIÓN DOCUMENTAL Y GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN

11 ‘‘Tanto los documentos físicos como los documentos electrónicos ó digitales son responsabilidad de cada funcionario; su entrega física debe ser documentada, al dejar sus funciones ó cargo parcial, temporal o definitivamente’’.

12 NORMATIVIDAD ARCHIVO DE BOGOTA Sistema Nacional de Archivos Sistema Distrital de Archivos

13 Una vez se cumpla el tiempo de permanencia bajo mi responsabilidad, debo hacer entrega física de los documentos y archivos a la Oficina de Gestión Documental, para su administración y disposición final. Esta entrega la debo hacer siguiendo el PROCEDIMIENTO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA DE DOCUMENTOS – GAD-PD-10, los cuales debo relacionar en el FORMATO ÚNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL - GAD-FT-59, registrando la información necesaria de todos los campos requeridos.

14 Para controlar la consulta y el préstamo de los documentos, se debo tener en cuenta el PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA Y PRESTAMO DE DOCUMENTOS – GAD-PD-11, con el objetivo de tener el control total y pleno de los archivos bajo mi responsabilidad.

15 Desde el mes de noviembre de 2013 el archivo central de la Fundación se encuentra en administración y custodia de una firma especializada que garantiza la adecuada y técnica conservación de los documentos y archivos.

16 GESTIÓN DE COMUNICACIONES OFICIALES Y CORRESPONDENCIA El trámite de comunicaciones recibidas, enviadas, internas y correspondencia en general; se realiza a través de la VENTANILLA ÚNICA DE CORRESPONDENCIA, que desde la Oficina de Gestión Documental, tiene la función entre otras, de dar trámite a todas las comunicaciones de carácter oficial, asignando un número consecutivo a cada comunicación, y direccionando la información al responsable de su trámite y gestión.

17 En el PROCEDIMIENTO, MANUAL DE CORRESPONDENCIA – GAD-MA-01, se establecen los lineamientos y procedimientos para el manejo de las comunicaciones oficiales y correspondencia, en lo relacionado a la producción, recepción, seguimiento, conservación y consulta. Todas las comunicaciones deben ser generadas teniendo en cuenta el PROCEDIMIENTO ELABORACION DE COMUNICACIONES GAD-IN-05 y los formatos PLANTILLA MEMORANDO INTERNO y PLANTILLA COMUNICACIONES OFICIALES.

18 -GRACIAS …