Introduccion a los sistemas de información.. ANALISIS DE LOS CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS E INFORMACION nEl Sistema y sus propiedades nInformación, datos,inteligencia.

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1 Introduccion a los sistemas de información.

2 ANALISIS DE LOS CONCEPTOS BASICOS DE SISTEMAS E INFORMACION nEl Sistema y sus propiedades nInformación, datos,inteligencia y conocimientos. n¿Qué es procesar datos? nSistemas de información (SI) nSistemas de información automatizado y empresarial nElementos de un SI nEstructura de un SI n Ejemplos de SI: n otros conceptos útiles en SI

3 Introducción a los SI. Concepto de sistema nSistema es un conjunto de cosas que ordenadamente relacionadas entre sí contribuyen a un determinado objetivo. (Real Academia Española) nUn modelo formado por una serie de elementos interrelacionados entre sí, que opera en un entorno cambiante y con unos determinados objetivos. nElementos de un sistema: Los componentes del sistema. Las relaciones entre ellos, que determinan la estructura del sistema. El objetivo del sistema. El entorno del sistema: aquello que lo rodea, dentro del cual está ubicado. Los límites del sistema: la frontera entre lo que es el sistema y lo que constituye el entorno.

4 Concepto de sistema (II) En muchos sistemas la salida influye en el estado del sistema (realimentación).

5 Teoría General de Sistemas Análisis de sistemas: 1.Definición del problema 2.Comprensión y definición del sistema Descomposición jerárquica en subsistemas 3.Elaboración de alternativas 4.Elección de una de las alternativas definidas en el paso anterior 5.Puesta en práctica de la solución elegida 6.Evaluación del impacto de los cambios introducidos en el sistema

6 Información y datos nLos datos están constituidos por los registros de los hechos, acontecimientos, transacciones, etc. nLa información implica que los datos estén procesados de tal manera que resulten útiles o significativos para el receptor de los mismos. nLos datos se pueden considerar la materia prima para obtener la información.

7 Sistema de Información (SI) nUna definición de Sistema de Información: nUn conjunto formal de procesos que, operando sobre una colección de datos estructurada según las necesidades de la empresa, recopilan, elaboran y distribuyen la información (o parte de ella) necesaria para las operaciones de dicha empresa y para las actividades de dirección y control correspondientes (decisiones) para desempeñar su actividad de acuerdo a su estrategia de negocio. (Andreu et al. 91)

8 Sistema de información (II) nOtras definiciones de SI enfatizan que el objetivo es proporcionar información de calidad: nEl objetivo del SI es ayudar al desempeño de las actividades en todos los niveles de la organización, mediante el suministro de la información adecuada, con la calidad suficiente, a la persona apropiada, en el momento y lugar oportunos, y con el formato más útil para el receptor.

9 Sistema de información. Ejemplo SI de un hipermercado

10 SI y valor de un SI nSI: un conjunto integrado de personas y equipos que tiene por objetivo proveer a una organización de la información necesaria para apoyar las operaciones, la administración y la toma de decisiones. nEl valor de un SI depende de su eficacia, su extensión, su aceptación por parte de los que lo utilizan, su coste, la calidad de la información que trata y produce, etc.

11 Sistema de información automatizado (SIA) nUn SI no necesita, para existir, estar obligatoriamente basado en el uso de ordenadores. El SI existe siempre, esté mecanizado o no. nLa aplicación del ordenador a los SI produce los sistemas de información basados en computadora o Sistemas de Información Automatizados (SIA).

12 Organización, SI y SIA (Piattini et al. 96) Sistema informático de soporte SIA SI Negocio/empresa

13 Ejemplos de sistemas de información nAlgunas funciones que hay que desarrollar en la empresa: nControlar y gestionar el empleo de los recursos financieros, del dinero, a través de la función (o sistema) contable y de gestión económica. nComercializar de manera óptima los productos o servicios en los que la empresa basa su negocio: la actividad comercial y de ventas. nFabricar productos o crear servicios que vender en el mercado: se trata de la función o departamento de producción.

14 Ejemplos de sistemas de información (II) nSistemas ERP (Enterprise-resource planning) nSistemas de flujo de trabajo (Workflow management systems) nSistemas de trabajo cooperativo (Groupware systems) nSistemas de comercio electrónico (E-commerce systems) nSistemas EDI (Electronic Data Interchange)

15 SI empresarial nEl SI empresarial es el sistema encargado de coordinar los flujos y registros de información necesarios para llevar a cabo las funciones de una empresa de acuerdo con su planteamiento o estrategia de negocio (Andreu 96) La estrategia de negocio es fundamental.

16 SI empresarial (II) Adaptado de (Pechuán 96)

17 Elementos de un SI nLos procedimientos y las prácticas habituales de trabajo que se siguen al ejecutar toda clase de actividades necesarias para el buen funcionamiento de la empresa. nLa información. nLas personas o usuarios. nEl equipo de soporte para la comunicación, el procesamiento y el almacenamiento de información. nPapel, lápiz,...,ordenadores

18 Los elementos del SI y sus relaciones (Piattini et al. 96) Procedimientos y prácticas de trabajo InformaciónPersonalEquipo OBJETIVOS

19 Estructura de un SI INF. RESUMIDA Y ABSTRACTA, DE ÁMBITO MÁS GENERAL INFORMACIÓN DETALLADA Y ESPECÍFICA COMPRIMIRY RESUMIR Alta dirección Sistema de transacciones Dirección operativa Dirección táctica Estratégica LARGO PLAZO >3-5 AÑOS MEDIO PLAZO 1 AÑO CORTO PLAZO Dpto. Comercial Dpto. Finanzas ORDENES, PLANES, ETC. INFORMES HISTÓRICOS

20 Sistema de transacciones nEste nivel incluye el procesamiento de las actividades diarias o transacciones, los acontecimientos rutinarios que afectan a la organización: facturación, pagos, entrega de productos, etc. nLos procedimientos de tratamiento se comprenden bien y se pueden describir en detalle. nAparecen pocas excepciones a los procedimientos normales. nHay un gran volumen de transacciones. nExiste una gran similitud entre transacciones.

21 Nivel operativo de dirección nSe preocupa del análisis de los resultados, esencialmente respecto de los recursos consumidos en las transacciones, para tomar decisiones a corto plazo y de consecuencias limitadas (reaprovisionamiento de materiales, ordenación de la producción) nSe trabaja con información del tipo: Repetitiva (informes periódicos de ventas, pagos, etc.) Centrada en el pasado (resultados históricos). Con datos originados internamente. Los datos cuentan con un formato bien estructurado. Los datos son detallados y precisos.

22 Nivel táctico de dirección nSe ocupa de la asignación efectiva de los recursos a medio plazo para mejorar el rendimiento de la empresa. nSe basa en análisis de informes: nResúmenes con medidas estadísticas. nDe excepciones. nEspecíficos, que no se han pedido antes, y que los directivos necesitan con rapidez para resolver un problema muy concreto.

23 Nivel estratégico de dirección nTrabaja con plazos largos para acometer la difícil tarea de decidir las líneas maestras que debe seguir la empresa en el futuro. nLa información debe aparecer en formato muy resumido. nLa información se encuentra en formatos muy variables y de fuentes externas más inesperadas. nLas decisiones están poco formalizadas y tienen un fuerte componente subjetivo.

24 Flujos de información formales nFlujos de información vertical (Jerarquía) nFlujos verticales ascendentes, de subordinado a superior. nFlujos verticales descendentes, de jefe a subordinado. nFlujos de información horizontal (Coordinación) nFlujos horizontales, entre personas del mismo nivel de autoridad (p.ej. Vendedor y dpto. de producción).

25 Ejemplo de flujos de información

26 Otras estructuras organizativas nOtras formas de analizar una compañía, sin atender a su estructura jerárquica de proceso de la información: nPor funciones o departamentos (unidad de producción, comercial, de gestión, económica y contabilidad, de personal, etc.) nDivisión geográfica (por sedes, etc.) nDivisión por productos (por modelos, por sectores de actividad, etc.)

27 Otros conceptos útiles en SI MIS (Management Information System) nMIS, SI para la dirección. nPertenece a los niveles operativo, táctico y estratégico de dirección. nMás ligado con el nivel táctico. nDebe proporcionar a los directivos la información y ayuda necesaria para tomar decisiones, normalmente de control administrativo. nProporciona soporte a los directivos en las tareas estructuradas, realizadas regularmente, con procesos bien definidos y sabiendo a priori qué información se necesita.

28 Otros conceptos útiles en SI DSS (Decision Support System) nDSS, Sistema de Apoyo a la Decisión. nDSS: sistema informático interactivo, que ayuda al usuario en la toma de decisiones, utilizando modelos para resolver problemas no estructurados. nLa parte del SI que ofrece soporte a las decisiones poco estructuradas, en las que no existen métodos claros para cómo tomarlas, ni se conocen los factores que hay que considerar. nOrientado generalmente a la alta dirección y a facilitar las decisiones estratégicas. nPlanificación, análisis de alternativas, ensayo y error para la búsqueda de soluciones.

29 Otros conceptos útiles en SI OIS (Operating Information Systems) nOIS, Sistema de Procesamiento de Transacciones. nEs la parte del SI dedicada al procesamiento de las operaciones rutinarias diarias (transacciones) nGrandes volúmenes de actividades repetitivas nDatos muy estructurados nTratamientos simples y claros

30 . BASES CONCEPTUALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION Conceptos del enfoque de sistemas CONCEPTOS DE SISTEMAS: nUn sistema físico. Conjunto de elementos que funcionan Juntos para lograr un objetivo. nCaracterísticas: nNo es un conjunto aleatorio de elementos nPueden identificarse claramente los elementos que tienen el mismo fin nLos elementos muestran actividad y comportamiento nLas partes interactúan para alcanzar un objetivo nComponentes: nEntrada nProceso nSalida nFrontera nMedio ambiente nSubsistemas nInterfases

31 ¿QUE ES EL ENFOQUE DE SISTEMAS? Es un método de investigación, una forma de pensar, que enfatiza el sistema total en vez de sistemas componentes, se esfuerza por optimizar la eficacia del sistema total en lugar de mejorar la eficacia de sistemas cerrados. Se basa principalmente en la visión de no ser reduccionista en su análisis, es el medio para solucionar problemas de cualquier tipo.

32 3. BASES CONCEPTUALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION 3.4. Conceptos del enfoque de sistemas Entradas Problemas: Datos Información Instrucciones Oportunidades Procesamiento Programas Gente Equipo Almacenamiento Salidas Soluciones Reportes Gráficas Cálculos Voces Tácticas Control Personas que toman decisiones Autocontrol Retroalimentación MEDIO AMBIENTE ORGANIZACIÓN SUBSISTEMAS

33 3. BASES CONCEPTUALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION 3.4. Conceptos del enfoque de sistemas Tipos de sistemas nDeterminísticos y Probabilísticos nSistemas Abiertos y Cerrados nSistemas Hombre-Máquina Los sistemas de información son generalmente sistemas hombre- máquina en el que ambos efectúan ciertas operaciones para la obtención de sus metas. Los elementos de la máquina (hardware y software) son relativamente cerrados y determinísticos, mientras que los elementos humanos son abiertos y probabilísticos. Un apropiado balance en la división de funciones es crítico para el desempeño exitoso de cada componente en la obtención de los objetivos; la división entre las funciones humanas y de la máquina variará de aplicación en aplicación.

34 3. BASES CONCEPTUALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION 3.4. Conceptos del enfoque de sistemas Descomposición de sistemas: Los sistemas complejos requieren ser descompuestos en sistemas más sencillos para poder ser entendidos. Este proceso consta de varias etapas.La unión de todos los sistemas constituye el sistema completos. Ejemplo: El sistema de información gerencial de una empresa puede descomponer en los siguientes subsistemas de nivel 1: nPlaneación nCompras nVentas nDistribución nProducción nPersonal y nóminas nContabilidad nSoporte para toma de decisiones.

35 3. BASES CONCEPTUALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION 3.4. Conceptos del enfoque de sistemas Descomposición de sistemas El sistema de personal y nómina puede ser divido en los subsistemas de nivel 2 siguientes: nRegistro de asistencias nPréstamos nSeguridad social nRegistro y validación de datos de nómina nProceso de pagos por hora nProceso de pagos quincenales nReportes de nómina para la administración nReportes de nómina para el fisco. nInventario de recursos humanos De manera similar, los sistemas de nivel 2 pueden ser divididos en otros sistemas más específicos.

36 3. BASES CONCEPTUALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION 3.4. Conceptos del enfoque de sistemas Características deseables de los subsistemas: Cohesión: Los elementos del subsistema están fuertemente relacionados para obtener el objetivo del mismo. Desacoplamiento Los subsistemas puedan realizar su función específica con un mínimo de dependencia de los otros subsistemas.

37 3. BASES CONCEPTUALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION 3.4. Conceptos del enfoque de sistemas Prevención de la entropía en los sistemas: Todos los sistemas tienen la tendencia a decaer o volverse desordenados o desorganizados. Incremento de entropía: nLos empleados renuncian nLos procedimientos no se respetan Entropía negativa: nContratar nuevos empleados nEntrenamiento y mejoramiento de la supervisión, procedimientos de motivación.

38 3. BASES CONCEPTUALES DE LOS SISTEMAS DE INFORMACION 3.4. Conceptos del enfoque de sistemas La organización como un sistema abierto Las organizaciones son sistemas abiertos puesto que reciben entradas no planeadas y no programadas del medio ambiente y se adaptan de tal forma que puedan continuar su existencia. La importancia de la energía. Transformación. Salidas. Los sistemas como ciclos de eventos. Entropía negativa. Entrada de información, retroalimentación negativa y el proceso de codificación. El estado estable. Diferenciación. Equifinalidad.