TEMAS ESTRATEGICOS PROCESO FINANCIERO MACROZONA LLANOS VIDEOCONFERENCIA DIRECCIÓN FINANCIERA 24 Abril de 2015.

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1 TEMAS ESTRATEGICOS PROCESO FINANCIERO MACROZONA LLANOS VIDEOCONFERENCIA DIRECCIÓN FINANCIERA 24 Abril de 2015

2 ARAUCA ARAUCA CASANARE CASANARE GUAINIA GUAINIA GUAVIARE GUAVIARE VAUPES VAUPES VICHADA VICHADA

3 RECAUDO

4 I.Implementación del Nuevo Modelo Operativo de Recaudo Resolución nuevos lineamentos de Recaudo – En Control de Legalidad: (Antes de la Reforma Tributaria (Ley 1607/2012) Fiscalización – Después Verificación). Diseño nuevos aplicativos, formatos, requerimientos y actas. Desarrollo segunda fase del Aplicativo AIPA: (Opciones de Mejora y Necesidades Surgidas). Levantamiento de información de expedientes. II.Requerimientos UGPP Informe de cartera 3% consolidada y desagregada. Avisos de mora. Ubicación y contacto de aportantes. Consolidación de informes y reportes adicionales a la resolución 444/2013 III.Seguimiento a los Ingresos 3% Seguimiento, revisión y consolidación del aporte corriente a través de los tres canales de captación (CCF, Bancos y Pila), Sector Público, Privado y Mixto, para un total de 129.176 aportantes activos. Mantenimiento, actualización y depuración del Aplicativo SIREC Revisión y generación de la información de operaciones reciprocas Conciliación interáreas. Consolidación y generación de informes y reportes. TEMAS ESTRATÉGICOS RECAUDO

5 IV.Cartera Parafiscal 3% Seguimiento, revisión y consolidación de los Aplicativos de Cartera (FI07, FI08, FI09, FI10, FI11). Análisis y diagnóstico financiero de la cartera 3% Traslado de procesos a la Jurisdicción Coactiva Seguimiento al inventario de procesos de fiscalizaciones tramite. Conciliación interárea Consolidación y generación de informes y reportes V.Preparación, realización y seguimiento del tema parafiscal 3% Comité de fiscalización regional Comité de cartera parafiscal 3% TEMAS ESTRATÉGICOS RECAUDO VI.Atención y respuesta a requerimientos de los entes de control internos y externos. Control Interno ICBF Contraloría General de la República UGPP / Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales Procuraduría General de la Nación Congreso General V.Atención a los aportantes: Respuesta Derechos de petición y resolver recursos de reposición. Solicitud de estados de pago y Atención aportantes de presunto incumplimiento UGPP Recepción, estudio y liquidación de solicitudes de los beneficios otorgados por la Reforma Tributaria (Art. 57 y 58 de la Ley 1739 de Diciembre 23 de 2014). Solicitud de devolución de mayores valores Solicitud actualización de datos

6 DIAGNÓSTICO 31 DE MARZO DE 2015 Crítico En Alerta Buen Manejo Gestión Regional TEMAS ESTRATÉGICOS Casanare INGRESOS Registro y Reporte Reportes Oportunos Conciliación No presenta diferencia Recíprocas Directorio Clasificado según sector CARTERA Registro y ReporteReportes Oportunos Conciliación No presenta diferencia Beneficio 1739Poca recuperación Comités En fechas y temas indicados CastigoNo han reportado UGPP AIPA Reportando gestión Cartera Desagregada Los registros actualizados Ley 1429 de 2010 Reportes oportunos Hallazgos - Antiguos

7 TESORERIA

8 TEMAS A CONSIDERAR PROGRAMACIÓN ANUAL DE CAJA PAC 1. PROGRAMACIÓN ANUAL DE CAJA PAC 2. CUENTAS POR PAGAR 3. DEPURACIÓN SALDOS CUENTAS BANCARIAS 4. CUENTAS BANCARIAS EN SIIF NACIÓN 5. REPORTES DE INFORMACION A TESORERÍA DEL NIVEL NACIONAL 6.RECAUDO POR CLASIFICAR 7.SALDOS POR IMPUTAR 8. PREGUNTAS DE LAS REGIONALES 2. CUENTAS POR PAGAR 3. DEPURACIÓN SALDOS CUENTAS BANCARIAS 4. CUENTAS BANCARIAS EN SIIF NACIÓN 5. REPORTES DE INFORMACION A TESORERÍA DEL NIVEL NACIONAL 6.RECAUDO POR CLASIFICAR 7.SALDOS POR IMPUTA 1.PARAMETROS PARA LA PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE PAC RECURSOS NACIÓN Y PROPIOS 2.EJECUCIÓN DE PAC RECURSOS PROPIOS Y RECURSOS NACIÓN 3.DEPURACIÓN PARTIDAS CONCILIATORIAS BANCOS DE LOS 2 AÑOS ANTERIORES 4.RELACION DE CUENTAS BANCARIAS CORRIENTES Y DE AHORRO 5.REPORTES DE INFORMACION A TESORERÍA DEL NIVEL NACIONAL 6.RECAUDO POR CLASIFICAR 7.SALDOS POR IMPUTAR 8.PREGUNTAS E INQUIETUDES

9 1. PARAMETROS PARA LA PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE PAC RECURSOS NACIÓN Y PROPIOS Validar el Flujo de pagos de cada contrato de acuerdo a la cláusula de desembolsos (revisar en que meses está pactado según contrato realizar cada desembolso). Verificar los requisitos del contrato que se encuentran establecidos en cada uno de los desembolsos y si existen cumplimiento de los mismos con el fin de solicitar el respectivo PAC. Verificar por parte del supervisor si el contrato presenta atrasos en los desembolsos con el fin de solicitar el PAC necesario para garantizar los pagos atrasados y los pagos pactados según contrato, lo anterior teniendo en cuenta el cumplimiento de obligaciones contra cada desembolso. Maximizar la ejecución del PAC –Desde el primer día hábil de cada mes. Se establece por parte del grupo de Tesorería de Nivel Nacional recoger los saldos no ejecutados de PAC dos (2) días hábiles antes de finalizar el mes. Los saldos no ejecutados de PAC una vez reducidos a las regionales al finalizar el mes no podrán ser asignados nuevamente.

10 Bajo ninguna circunstancia no se puede dejar PAC gestionado el último día hábil del mes, atendiendo la observación realizada por el MHCP. Se realizaran reprogramaciones de PAC recursos propios :  Septiembre 2015:Período de Octubre a Diciembre 2015 Por parte de las áreas y/o programas de las 34 regionales se debe realizar la proyección de PAC de acuerdo a los contratos suscritos y las obligaciones contractuales que ellas generen, para no sobreestimar dicha proyección y se ve reflejado en el indicador de gestión. Realizar seguimiento de ejecución de PAC para realizar las respectivas modificaciones a que allá lugar. 1.PARAMETROS PARA LA PROGRAMACIÓN Y EJECUCIÓN DE PAC RECURSOS NACIÓN Y PROPIOS

11 PAGO CENTRALIZADO PROCESOS QUE SE REALIZAN EN TESORERIA DEL NIVEL NACIONAL  Las ordenes bancarias se generan por parte del Nivel Nacional de 8 a 9 a.m. y de 11:00 a 12:00 Am  Las regionales generaran las Ordenes de Pago Presupuestal (OPP’S) y las No presupuestales (OPNP’S) en los siguientes horarios:  De 9 a 11 de la mañana se deben generar con fecha de pago del mismo día.  De 11:05 a.m. hasta que cierre el SIIF NACION (12 de la noche) se deben generar con fecha de pago del día hábil siguiente.  Realizar la OPP del Gravamen del Movimiento Financiero (GMF) de los pagos efectuados por la Regional.  En los pagos descentralizados se debe realizar la extensiva (OPNP) y realizar la Orden Bancaria correspondiente.

12 2. EJECUCIÓN DE PAC – RECURSOS PROPIOS A 22 ABRIL DE 2015 REGIONAL PAC ASIGNADO PAC EJECUTADO PAC GESTIONADO % EJECUCION ARAUCA 1,717,819,2441,410,932,581082.1% CASANARE 1,753,592,8131,500,770,50217,024,68886.6% GUAINIA 644,069,060432,585,5083,197,31967.7% GUAVIARE 1,271,616,494690,679,10025,693,24256.3% VAUPES 441,753,191284,189,983064.3% VICHADA 400,000,000305,972,0582,783,17577.2%

13 2. EJECUCIÓN DE PAC – RECURSOS NACIÓN A 22 ABRIL DE 2015 REGIONAL PAC ASIGNADO PAC EJECUTADO PAC GESTIONADO % DE EJECUCIÓN ARAUCA 17.402.668.98011.724.267.307205.683.73867,37% CASANARE 11.929.628.28611.774.948.22019.812.23298,70% GUAINÍA 1.376.053.2761.016.319.65916.911.42373,86% GUAVIARE 6.335.416.8213.904.655.874061,63% VAUPÉS 1.586.794.8371.236.857.19246.661.62277,95% VICHADA 1.072.657.964986.312.10265.542.47791,95%

14 3. DEPURACIÓN PARTIDAS CONCILIATORIAS BANCOS 2013-2014 DIFERENCIA SIIF NACIÓN -EXTRACTO: Conciliaciones de enero de 2015 REGIONAL CASANARE BANCONUMERO CUENTA diferencia 2013 SIF - SIIFNACION SALDO SIIF NACION ENERO 2015 SALDO EXTRACTO ENERO 2015 DIFERENCIA SIIF - EXTRACTO EN 2015 BANCOLOMBIA 3631585557891,419,277.330.793.79-3.00 OCCIDENTE 505008128300,000.000.00 AGRARIO 86030040496-15,465,552.15666,946.000.00666,946.00 AGRARIO 86030040801-287,925,085.99170,567.60 0.00 BANCOLOMBIA 36399679374123,695.000.00 TOTAL DIFERENCIA EN SALDOS BANCARIOS -211,547,665.81837,514.39170,571.39666,943.00

15 4. CUENTAS BANCARIAS REGIONAL ESTADO DE LA CUENTA ActivaCanceladaInactivaInválidaTotal general ARAUCA 73 10 Pagadora 41 5 Recaudadora 32 5 CASANARE 71 8 Pagadora 3 3 Recaudadora 41 5 GUAINIA 7 7 Pagadora 4 4 Recaudadora 3 3 GUAVIARE 5 16 Pagadora 2 13 Recaudadora 3 3 VAUPES 4 15 Pagadora 2 13 Recaudadora 2 2 VICHADA 7 18 Pagadora 4 4 Recaudadora 3 14

16 5. REPORTES DE INFORMACIÓN A TESORERIA DEL NIVEL NACIONAL 1.Resolución 6684 de 2013  F20.PA02.M Arqueo de Caja Fuerte : Se debe remitir mensualmente, durante los 4 primeros días hábiles  F21.PA02.B Control de Cuentas Bancarias : Se debe remitir bimestralmente, durante los 7 primeros días hábiles Dirección : IntranetICBF/Macroprocesos/Valija 2.Certificación de derechos Vocaciones Hereditarias  Enviar certificación del efectivo / acciones recibido por Vocaciones Hereditarias, suscrita por el Director Regional, Coordinador Financiero, Pagador y Coordinador Jurídico. 3.Saldos bancarios promedios: Enviar el 2 día hábil de cada mes. 4.Conciliaciones Bancarias: Enviar el día 20 de cada mes (Resolución 1615 de 2006)

17 6. RECAUDO POR CLASIFICAR Cuenta contable 290580 FUENTE:SIF ICBFSIIF NACION Regional 201220132014 2015 ENEROFEBRERO MARZO antes de cierre ARAUCA 0.00 52,551,619.00 44,256,966.77553,311.00 CASANARE 0.00 608,389.00 (624,540.00)1,389,733.00 GUAINIA 0.00 5,982,608.006,097,494.55 8,801,498.55 GUAVIARE 0.00 3,992,290.00 VAUPES 0.00 7,438,537.507,814,263.407,438,537.50 VICHADA 0.00 2,673,972.007,023,193.5111,055,417.519,847,052.00 TOTALES - - 73,247,415.5069,792,597.2328,512,510.5632,022,422.05

18 7. SALDOS POR IMPUTAR SALDOS POR IMPUTAR INGRESOS PRESUPUESTALES REGIONAL AÑO 2012AÑO 2013AÑO 2014AÑO 2015 ARAUCA - 87,550.00 43,771.00 71,990.00 CASANARE - - - 1,248,481.00 GUAINIA - - - 114,886.55 GUAVIARE - - - - VAUPES 937,749.37 - - - VICHADA - 2,110,980.00 8,828,352.00 1,018,700.00 TOTAL 937,749.37 2,198,530.00 8,872,123.00 2,454,057.55

19 PRESUPUESTO

20 ASPECTOS BÁSICOS DE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL La ejecución Presupuestal comprende: Proceso de Afectación Presupuestal Programa Anual de Caja (PAC) Rezago Presupuestal: Cuentas por Pagar Reserva Presupuestal

21 PROCESO DE AFECTACIÓN PRESUPUESTAL Apropiación CDP Compromiso Presupuestal Obligación Pago

22 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL CON CORTE A 31 DE MARZO DE 2015 Cifras en millones: REGIONALAPR. INICIAL APR. ADICIONADA APR. REDUCIDAAPR. VIGENTECDP APR. DISPONIBLE ARAUCA$ 30.174$ 1.793$ 336$ 31.631$ 31.250$ 381 CASANARE$ 28.224$ 2.759$ 298$ 30.685$ 30.479$ 206 GUAINÍA$ 5.620$ 889$ 166$ 6.344$ 6.051$ 293 GUAVIARE$ 12.091$ 1.384$ 125$ 13.351$ 13.079$ 271 VAUPÉS$ 4.812$ 903$ 50$ 5.665$ 5.378$ 288 VICHADA$ 4.951$ 1.704$ 110$ 6.545$ 5.825$ 721

23 ANALISIS EJECUCIÓN PRESUPUESTAL – VIGENCIA CON CORTE A 31 DE MARZO DE 2015 El promedio nacional es: -% Compromisos/APR Vigente: 76,20% -% Obligaciones/APR Vigente: 25,72% Cifras en millones: REGIONALAPR. VIGENTECDPCOMPROMISOOBLIGACIÓNPAGOS CDP CON SALDOS % COMP/APR % OBLIG/APR ARAUCA $ 31.631$ 31.250$ 28.672$ 12.744$ 12.736$ 2.57891%40% CASANARE $ 30.685$ 30.479$ 28.149$ 12.538 $ 2.33092%41% GUAINÍA $ 6.344$ 6.051$ 5.127$ 912$ 908$ 92481%14% GUAVIARE $ 13.351$ 13.079$ 11.871$ 2.536 $ 1.20989%19% VAUPÉS $ 5.665$ 5.378$ 4.713$ 1.092 $ 66583%19% VICHADA $ 6.545$ 5.825$ 4.367$ 1.088 $ 1.45867%17%

24 REZAGO PRESUPUESTAL Reserva Presupuestal Cuenta por Pagar Compromisos - Obligaciones Obligaciones - Pagos

25 EJECUCIÓN RESERVA PRESUPUESTAL CON CORTE A 31 DE MARZO DE 2015 Aspectos a tener en cuenta para Cierre de Vigencia y Apertura: Período de transición: -Circular Externa Min Hacienda. -Duración: del 1 hasta el 20 de enero de conformidad con lo estipulado en el Art 7 del Decreto No.4836 de 2011. Traslado de Compromisos Presupuestales: -Fecha máxima: 31 de enero. Cifras en millones: REGIONAL COMPROMISO RESERVA CONSTITUIDA A 31/12/2014 COMPROMISO RESERVA TRASLADADA COMPROMISOS A MARZO 31 2015 MODIFICACIÓN RESERVA TRASLADA OBLIGACIÓNPAGOS SALDO POR PAGAR % EJECUCIÓN CASANARE $ 174 $ 0 $ 1740% GUAINÍA $ 85$ 80 $ 0 $ 800% GUAVIARE $ 65 $ 0 $ 650% VICHADA $ 240 $ 0$ 34 $ 20614%

26 EJECUCIÓN RESERVA PRESUPUESTAL Análisis y seguimiento continuo Compromiso sin obligatoriedad de pago Acta de cancelación de Reserva Reducción del compromiso Solicitud a Tesorería de reducción de PAC Compromiso con obligatoriedad de pago 100%

27 VIGENCIAS FUTURAS Se define como una autorización dada por el CONFIS para la asunción de obligaciones que afecten Presupuestos de Vigencias posteriores y el objeto del compromiso se lleve a cabo en cada una de ellas. De acuerdo con lo anterior, se debe garantizar la existencia de apropiaciones suficientes en los años siguientes para asumir con cargo a ellas en las vigencias respectivas. De conformidad con la Circular del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, el plazo máximo de registro de V.F. es 20 de enero. Transacciones Vigencias Futuras Solicitud V. F. Autorización de V.F. Asignar V.F. Compromiso V.F.

28 VIGENCIAS FUTURAS CDP COMPROMISO SOLICITUD DE CDP Documento Solicitud de CDP CONTRATO AUTORIZACION VIGENCIA FUTURA COMPROMISO DE VIGENCIAS FUTURAS SOLICITUD DE VF VIGENCIA FUTURA ASIGNADA Documento CDP Documento Vigencia Futura Aprobada

29 EJECUCIÓN CUPOS VIGENCIAS FUTURAS AUTORIZADAS EN LA VIGENCIA 2014 PROYECTO REGIONAL ARAUCAREGIONAL CASANARE VALOR CUPO ASIGNADO VALOR CUPO COMPROMETIDO % EJECUCIÓN VALOR CUPO ASIGNADO VALOR CUPO COMPROMETIDO % EJECUCIÓN A-2-0-4$ 6$ 00%$ 21$ 90% C-123-300-1$ 12$ 1195%$ 162$ 12980% C-310-300-2 $ 78$ 5469%$ 59$ 3457% C-320-1504-4$ 21.289 100%$ 21.744 100% C-320-1504-7$ 1.252$ 1.24399%$ 802$ 801100% C-320-1504-11$ 545 0%$ 129$ 00% C-320-1504-13$ 117 100%$ 158 0% TOTAL$ 23.299$ 23.260100%$ 23.075$ 22.87499% Cifras en millones:

30 EJECUCIÓN CUPOS VIGENCIAS FUTURAS AUTORIZADAS EN LA VIGENCIA 2014 PROYECTO REGIONAL GUAINÍAREGIONAL GUAVIARE VALOR CUPO ASIGNADO VALOR CUPO COMPROMETIDO % EJECUCIÓN VALOR CUPO ASIGNADO VALOR CUPO COMPROMETIDO % EJECUCIÓN A-2-0-4$ 20 100%$ 9 0% C-123-300-1$ 11 97%$ 12$ 30% C-310-300-2 $ 22$ 835%$ 183$ 17797% C-320-1504-4$ 2.665 100%$ 7.761$ 7.72099% C-320-1504-7$ 147 100%$ 186$ 9953% C-320-1504-11$ 413 100%$ 324 100% C-320-1504-13$ 778 100%$ 729 100% TOTAL$ 4.056$ 4.041100%$ 9.205$ 9.06198% Cifras en millones:

31 EJECUCIÓN CUPOS VIGENCIAS FUTURAS AUTORIZADAS EN LA VIGENCIA 2014 PROYECTO REGIONAL VAUPÉSREGIONAL VICHADA VALOR CUPO ASIGNADO VALOR CUPO COMPROMETIDO % EJECUCIÓN VALOR CUPO ASIGNADO VALOR CUPO COMPROMETIDO % EJECUCIÓN A-2-0-4$ 27 100%$ 14$ 00% C-123-300-1$ 28$ 2591%$ 57$ 5394% C-310-300-2 $ 127 100%$ 67$ 00% C-320-1504-4$ 1.850 100%$ 1.927$ 1.66686% C-320-1504-7$ 0 0%$ 0 0% C-320-1504-11$ 356$ 3520%$ 224$ 00% C-320-1504-13$ 424 100%$ 434 0% TOTAL$ 2.813$ 2.806100%$ 2.722$ 2.15479% Cifras en millones:

32 CONTABILIDAD

33 CICLO - CONTABILIDAD

34 PLANEACIÓN Y SEGUIMIENTO FINANCIERO Y DE GESTIÓN

35 ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA MEJORAR EL PROCESO FINANCIERO Realizar depuración a partidas contables. Garantizar que la devolución de los recursos posean la totalidad de los soportes. Verificar que las conciliaciones inter-áreas se encuentren soportadas y firmadas. Verificar que todos los documentos contables cuenten con sus respectivos soportes y se encuentren firmados (CDPs, RPs, Conciliaciones Bancarias, Actas de Comités). Verificar que el número de cuenta bancaria del beneficiario final coincida con los documentos soportes. Revisar que los documentos soporte de legalización de viáticos sean idóneos.

36 ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA MEJORAR EL PROCESO FINANCIERO Realizar los Comités de Sostenibilidad de acuerdo a las fechas establecidas inicialmente en el cronograma. Realizar seguimiento a los compromisos adquiridos en el Comité de Sostenibilidad. Realizar seguimiento mensual a la Ejecución Presupuestal. Verificar que el informe de cuentas por pagar constituidas a 31 de diciembre de cada vigencia esté impreso y con las firmas de los responsables. Anexar la certificación a las Cuentas por Pagar y Reservas Presupuestales constituidas a Dic 31 de cada vigencia.

37 GRUPO FINANCIERO DE LA DIRECCIÓN GENERAL

38 DRXC descuentos vivienda y calamidad - informativo. Abonos a créditos no descontados por Nómina. Información para pago a terceros, alimentación, embargos. DRXC descuentos vivienda y calamidad - informativo. Abonos a créditos no descontados por Nómina. Información para pago a terceros, alimentación, embargos. APLICATIVOS SISTEMAS DE INFORMACION DESCUENTOS DE NOMINA INFRAESTRUCTURA INCAPACIDADES ALMACEN GMF GFSDG TEMAS RELEVANTES

39 GRACIAS