DEPURACIÓN CONTABLE. ORDEN DEL DÍA 1.Resolución 357 de 2008 de la CGN- Procedimiento de Control Interno Contable. 2.Decreto 2547 de 2013- Manual de Políticas.

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1 DEPURACIÓN CONTABLE

2 ORDEN DEL DÍA 1.Resolución 357 de 2008 de la CGN- Procedimiento de Control Interno Contable. 2.Decreto 2547 de 2013- Manual de Políticas Contables. 3.Decreto 1336 de 2013- Creación Comité Técnico. 4.Procedimiento contable responsabilidades fiscales. 5.Procedimiento embargos. 6.Solución casos consultados.

3 RESOLUCIÓN 357 DE 2008 Adopta el procedimiento de control interno contable. Cubre a los entes públicos incluidos en el ámbito de aplicación del Régimen de Contabilidad Pública. Establece las acciones mínimas que deben realizar los responsables de la información financiera, económica, social y ambiental, con el fin de garantizar razonablemente la producción de información confiable, relevante y comprensible.

4 RESOLUCIÓN 357 DE 2008 3.1 Solicita adelantar acciones para mejorar la calidad de la información contable y evitar que se presenten situaciones tales como: a.Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones para la entidad. b.Derechos u obligaciones que, no obstante su existencia, no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva. c.Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso. d.Derechos u obligaciones que carecen de documentos soportes idóneos, a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro. e.Valores respecto de los cuales no haya sido legalmente posible su imputación a una persona por la pérdida de los bienes o derechos que representan.

5 RESOLUCIÓN 357 DE 2008 3.4 Individualización de los bienes, derechos y obligaciones: deberán identificarse de manera individual, bien sea por las áreas contables o la base de datos administradas por otras dependencias. 3.7 Soportes documentales. La totalidad de las operaciones realizadas por la entidad contable pública, debe estar respaldada por documentos idóneos, susceptible de verificación y comprobación exhaustiva o aleatoria. 3.8 Conciliaciones de información. Se debe conciliar permanentemente para contrastar y ajustar la información registrada en la contabilidad.  Control riguroso del disponible y de los depósitos en Instituciones Financieras, implementando procedimientos que sean necesarios para administrar los riesgos de cuentas bancarias y de ahorro y corriente. 3.11 Comité Técnico de Sostenibilidad Contable. Se evaluará la pertinencia constituir e integrar el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable.

6 DECRETO 2547 DE 2013 Se expide el Manual de Políticas Contables del Municipio de Medellín. Alcance. Todas las áreas del nivel central de la administración municipal y los Fondos de Servicios Educativos que se relacionen con la contabilidad. 1.7 Depuración contable permanente. Las áreas responsables de administrar la información de las bases de datos de los diferentes módulos del sistema SAP y no SAP que afectan la contabilidad, deben adelantar las acciones pertinentes a efectos de depurar la información, así como implementar los controles que sean necesarios.

7 DECRETO 2547 DE 2013 El Municipio de Medellín constituirá el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable y tendrá como mínimo las siguientes funciones: – Evaluar los informes que presente el Líder de Programa de la Unidad de Contaduría para depuración con el fin de evitar que la información contable revele situaciones que afecten su razonabilidad. – Formular políticas y estrategias para garantizar la implementación de los elementos del control interno contable en el Municipio de Medellín conforme a los parámetros de la ley y las disposiciones que al efecto expida la Contaduría General de la Nación. – Establecer políticas, procedimientos y mecanismos que garanticen la sostenibilidad de la información contable del Municipio de Medellín. Para la depuración de saldos contables se deberá seguir el procedimiento que se establezca para tal fin.

8 DECRETO 2547 DE 2013 1.8 Conciliación de información Deben realizarse conciliaciones permanentes para contrastar y ajustar, si es necesario, la información registrada en la contabilidad municipal y los datos que tienen las diferentes dependencias respecto a su responsabilidad en la administración de un proceso específico. Las conciliaciones también deben realizarse con terceros respecto de las operaciones realizadas con la entidad municipal. Las siguientes conciliaciones se realizarán de manera permanente: o 1.8.1 Conciliaciones bancarias. o 1.8.2 Conciliación de operaciones recíprocas. o 1.8.3 Conciliación entre las diferentes áreas.

9 DECRETO 1336 DE 2013 Por medio del cual se crea el Comité Técnico de Sostenibilidad Contable en el Municipio de Medellín según lo establecido en la Resolución 357 de 2008 de la Contaduría General de la Nación.

10 COMITÉ TÉCNICO El Comité Técnico de Sostenibilidad Contable es una instancia asesora del área contable del Municipio de Medellín que procura por la generación de información contable confiable, relevante y comprensible de la entidad. CONFORMACIÓN El Secretario de Hacienda en calidad de Presidente. El Director del Departamento Administrativo de Planeación o su delegado. El Subsecretario Financiero y de Fondos. El Subsecretario de Ingresos. El Subsecretario de Tesorería. El Líder de Programa de la Unidad de Contaduría, asistirá a las sesiones con voz pero sin voto y hará las veces de secretario del comité.

11 COMITÉ TÉCNICO FUNCIONES 1.Evaluar los informes para depuración que presente el Líder de Programa de la Unidad de Contaduría con el fin de evitar que la información contable revele situaciones que afecten la razonabilidad de los saldos. 2.Formular políticas y estrategias para garantizar la implementación de los elementos del control interno contable en el Municipio de Medellín conforme a los parámetros de la ley y las disposiciones que al efecto expida la Contaduría General de la Nación. 3.Establecer políticas, procedimientos y mecanismos que garanticen la sostenibilidad de la información contable del Municipio de Medellín.

12 COMITÉ TÉCNICO PROCEDIMIENTO PARA LA DEPURACIÓN CONTABLE Elaboración de documento técnico que contenga los siguientes aspectos: 1. Antecedentes del saldo objeto de depuración. Corresponde al diagnóstico del saldo que es objeto de depuración, las áreas involucradas en el proceso, la normatividad que aplica al hecho económico y el origen del saldo. 2. Situación real. Análisis de la situación, recolección de evidencias, la conciliación de partidas respecto a los soportes, los hallazgos evidenciados y las conclusiones de cada caso objeto de depuración. Este ítem permite analizar la calidad de las pruebas y determinar si en la investigación fue posible allegar la documentación necesaria o por el contrario, sustentar que las evidencias no son suficientes.

13 COMITÉ TÉCNICO 3. Concepto Jurídico y contable. Que soporta la recomendación. 4. Recomendación. Se proyecta la recomendación que será evaluada por el Comité, para determinar el descargue o incorporación en la contabilidad o las acciones a seguir en relación al caso expuesto, así como recomendaciones de control interno cortable. 5. Relación de soportes documentales. Se detallen todos los soportes que fueron allegados en la investigación realizada. 6. Firmas. El documento debe contener como mínimo las firmas de los responsables de su elaboración y el visto bueno de la Líder de la Unidad de Contaduría.

14 COMITÉ TÉCNICO DECISIONES Y RECOMENDACIONES Las decisiones y recomendaciones del Comité Técnico de Sostenibilidad Contable se realizarán mediante acuerdos, al que se adjuntarán los documentos técnicos y el acta de la respectiva sesión, y servirán de soporte para realizar los registros contables. Dichos acuerdos serán los actos administrativos mediante los cuales el Comité emite la decisión para cada caso sometido a su escrutinio. Remisión a la Secretaria de Evaluación y Control del Municipio de Medellín de los hallazgos encontrados, para que sean evaluados y enviados a la Oficina de Control Interno Disciplinario cuando ello proceda, de conformidad con lo establecido en la Ley 734 de 2002 y demás disposiciones complementarias.

15 PROCEDIMIENTOS CONTABLES Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de los procesos judiciales, laudos arbitrales, conciliaciones extrajudiciales, y embargos decretados y ejecutados sobre las cuentas bancarias. Procedimiento contable para el reconocimiento y revelación de las responsabilidades fiscales.

16 RESPONSABILIDADES FISCALES PROCEDIMIENTO CONTABLE: Gestiones administrativas relacionadas con la reclamación ante la compañía aseguradora Puesta en conocimiento de los organismos o instancias competentes Se registra gasto en la subcuenta 581006-Pérdida en siniestros y se retira el bien o derecho. Se registra contingencia en la cuenta 8361- RESPONSABILIDADES EN PROCESO. Este registro permanecerá en la contabilidad hasta que el proceso sea fallado, se ordene su archivo, o se reintegre el valor en efectivo o el bien respectivo.

17 RESPONSABILIDADES FISCALES PROCEDIMIENTO CONTABLE: Debe revelarse en notas a los estados contables el grado de avance del proceso de la responsabilidad fiscal Fallo sin responsabilidad o archivo del proceso: cancelar los registros contables que están en cuentas de orden Fallo con responsabilidad: cancelar los registros contables que están en cuentas de orden y registra un débito en la subcuenta 147084-Responsabilidades fiscales y un crédito en la subcuenta 481050-Responsabilidades, por el valor establecido en el respectivo fallo.

18 EMBARGOS PROCEDIMIENTO CONTABLE Cuando el banco informa la ejecución de la orden de embargo se debe revelar la condición de estos recursos en cuentas de orden deudoras: débito en la subcuenta 839006-Recursos embargados y un crédito en la subcuenta 891590-Otras cuentas deudoras de control. Apertura del título judicial. Se cancelan las cuentas de orden registradas en el reconocimiento del embargo. Se registra un débito a la subcuenta 142503-Depósitos judiciales con crédito a la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS.

19 EMBARGOS PROCEDIMIENTO CONTABLE PAGO DE LA SENTENCIA CON EL TÍTULO JUDICIAL a) Cuando el valor de la sentencia es igual al valor del título judicial, se registra un débito en la subcuenta 246002-Sentencias con crédito a la subcuenta 142503-Depósitos judiciales. b) Cuando el valor de la sentencia es mayor al valor del título judicial se cancela el pasivo debitando la subcuenta 246002-Sentencias y acreditando la subcuenta 142503-Depósitos judiciales. c) Si el valor de la sentencia es menor al valor del título judicial se registra un débito en la subcuenta 246002-Sentencias y un crédito a la subcuenta 142503-Depósitos judiciales, quedando un saldo en esta última cuenta, que se cancelará cuando se reciba el efectivo con un débito en la cuenta 1110-DEPÓSITOS EN INSTITUCIONES FINANCIERAS, con crédito en la subcuenta 142503-Depósitos judiciales.

20 SOLUCION CASOS CONSULTADOS COMUNICACIONES DE LOS FONDOS DE SERVICIO EDUCATIVO OFICIO N°FECHANOMBRE FONDOOBSERVACION 1 20140001978815/01/2014Institución Educativa Alcaldía de Medellín Solicitud de reunión para definir depuración de la cuenta contable caja principal. 2 20140001787114/01/2014Institución Educativa Octavio Harry Solicita autorización para depuración de la cuenta 14708401 que viene desde junio 30 de 2006, según acta de reunión N° 135 de julio 13 de 2007 3 20140001777008/01/2014Institución Educativa Álvaro Marín Velasco Registro de responsabilidades fiscales Decreto 1336 de 2013. 4 20140000788108/01/2014 Institución Educativa Manuel J. Betancur Remisión fallo de la Fiscalía General de la Nación contra el Sr Rubén Darío Gómez Cárdenas (ordenador del Gasto). 20140001126008/01/2014 Institución Educativa Manuel J. Betancur Responsabilidades fiscales según decreto 1336 de 2013. 5 20140000564807/01/2014 Institución Educativa Inem José Feliz Restrepo Asesoría saneamiento de cuentas. 20130062846118/12/2013 Institución Educativa Inem José Feliz Restrepo Análisis de los requerimientos realizados durante el proceso de validación a junio de 2013 y demás radicados relacionados 6 20140007099611/02/2014 Institución Educativa San Juan Bautista de la Salle Orientación para depurar saldo por valor de $10.814.400 figura desde el 2007.

21 GRACIAS