MANUAL DE OPERACIÓN Dirección de Biblioteca, Archivo y Editorial (DIBAE)

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1 MANUAL DE OPERACIÓN Dirección de Biblioteca, Archivo y Editorial (DIBAE)

2 INTRODUCCIÓN  La Dirección de Biblioteca, Archivo y Editorial (DIBAE) es la encargada de ordenar y conservar los documentos que se van generando día a día como resultado de la actividad legislativa y el material bibliográfico adquirido por diversas formas.  Se implementó un proyecto de modernización, para brindar un mejor servicio a los usuarios a través de la Biblioteca Virtual que se encuentra en la pagina web del Congreso del Estado, para consulta de los usuarios en general.  La DIBAE, está integrada por las siguientes áreas: Biblioteca “Valentín Gómez Farías”, Archivo General, Editorial, Librería “Agustín Yáñez”, Galería de Juristas y Legisladores Jaliscienses y Museo de Sitio.  Debido a que estamos comprometidos a brindar el mejor servicio al usuario, hemos realizado este manual de las actividades que se llevan a cabo en cada una de las áreas para conocimiento del publico en general.

3 MISIÓN  Organizar, conservar y acrecentar el acervo bibliográfico y documental.  Proporcionar información en cualquier medio que se encuentre en forma oportuna, clara y confiable a diputados, funcionarios y ciudadanía en general.  Editar y actualizar las leyes estatales.  Realizar exposiciones permanentes e itinerantes con artistas invitados que han destacado a nivel nacional e internacional.

4 VISIÓN  Ser la DIBAE que esté a la vanguardia a nivel nacional e internacional, contando con un servicio especializado y tecnología de punta, con sistemas de estantería abierta que brinde un servicio de excelencia al Cuerpo Legislativo y a los usuarios en general.

5 Objetivos Generales Perfeccionar y ampliar la misión de la DIBAE a través de:  Establecer convenios con las diferentes instituciones, que sean benéficos para el desarrollo de las actividades propias de la Dirección, así como para acrecentar el acervo bibliográfico y de archivo ya existentes.  Diseñar, desarrollar e implementar proyectos encaminados a fortalecer y modernizar las diversas áreas de la DIBAE,  Optimizar los recursos humanos y materiales, mejorando los estándares de organización que generen beneficios en la captación de documentos para la mejor atención de los usuarios.  Generar vínculos con artistas reconocidos en el Estado que se encuentren interesados en participar con sus obras en el museo de sitio a través de exposiciones permanentes.

6 ÁREAS: Las áreas que conforman la DIBAE, son las siguientes: Biblioteca “Valentín Gómez Farías”. Archivo General. Editorial. Librería “Agustín Yáñez”. Galería de Juristas y Legisladores Jaliscienses y Museo de Sitio.

7 BIBLIOTECA “Valentín Gómez Farías” Objetivo Particular  Organizar, resguardar, conservar y difundir la información en cualquier formato o soporte, ponerla al alcance de los ciudadanos utilizando la tecnología necesaria con el fin de brindar un servicio eficiente y de calidad.

8 FUNCIONES  Proporcionar el servicio de consulta e información de material bibliográfico, bases de datos y audiovisuales al personal del Congreso y al público en general.  Difundir la información contenida en: documentos, material bibliográfico, electrónica y audiovisual mediante el uso de nuevas tecnologías y ponerla al servicio de los usuarios.  Orientar a los usuarios en el uso de técnicas de acceso a la información científica y tecnológica.

9 SERVICIOS  Atención a usuarios: externos, internos, vía telefónica, vía internet.  Orientación en la búsqueda de información.  Fotocopiado y escaneo externo.  Grabaciones electrónicas (disquete, CD y USB).  Localización de libros que integran el acervo.  Control de préstamo interno de documentos: expedientes y libros.  Localización de información en la red de internet.

10 PROCESOS TÉCNICOS  Procesar los materiales: libros, revistas y audiovisuales sometiéndolos a los siguientes procesos: 1. Clasificación. 2. Catalogación. 3. Registro en la base de datos. 4. Confrontación con otras bases. 5. Colocación de etiquetas con códigos de barras.

11 BIBLIOTECA VIRTUAL Es un portal web anclado en la página principal del Congreso en el que se ofrecen diversos servicios de consulta e información de Leyes, Decretos, servicios a usuarios, así como el Boletín Legislativo para ello se requiere:  Actualización de las leyes que se publican en la página web.  Alimentación de las Bases de datos del SIP.  Reemplazo de carpetas de consulta como Índices, Kardex y Exposiciones de Motivos.

12 ARCHIVO GENERAL Objetivos particulares  Organizar, preservar, custodiar y conservar la integridad de los documentos e información que resguarda, buscando en todo momento prolongar la vida útil del acervo documental que integra el Archivo.  Establecer relaciones y acuerdos de cooperación y difusión con instituciones educativas, culturales y de investigación, para el fortalecimiento del mismo.

13 FUNCIONES  Recepción de la documentación.  Registro de los decretos, acuerdos y demás correspondencia de dependencias municipales, estatales, federales, particulares y asociaciones.  Clasificación de los mismos.  Acomodo en carpeta y rotulación con los datos requeridos.  Acomodo de los expedientes en los archiveros.  Armado y rotulación de cajas por año y comisión.  Organización y control de la documentación.  Actualización por año de los expedientes en los archiveros.  Encuadernación y restauración del Diario Oficial de la Federación y del Periódico Oficial El Estado de Jalisco.  Captura de información (iniciativas de los decretos).

14 Continuación..  Actualización de inventarios del periódico oficial El Estado de Jalisco (en reserva y encuadernado).  Actualización de la base de datos de los expedientes de los decretos, acuerdos, juicios políticos, juicios de amparo, controversias constitucionales, etc.

15 DIGITALIZACIÓN  Digitalizar los decretos, acuerdos y actas de las sesiones, para que la información esté al alcance de los usuarios vía internet para evitar el deterioro, pérdida o mutilación de los mismos.

16 AREA EDITORIAL Objetivo Particularos Editar las leyes y documentos para venta. Monitorear la existencia de material bibliográfico que se encuentra en la librería Agustín Yáñez. Mantener un límite mínimo de leyes y otros materiales para venta.

17 FUNCIONES  Captura y actualización de leyes y reglamentos.  Impresión de leyes y documentos de promoción de las áreas de la Dirección.  Encuadernación de las leyes y todo material que edite el Congreso.  Actualizar el acervo legislativo de la biblitoeca.

18 LIBRERÍA “Agustín Yáñez” Objetivo particular  Acrecentar el acervo bibliográfico a través de convenios con otras librerías.  Gestionar espacios en eventos culturales como en la FIL, exposiciones de libros, ferias organizadas por los ayuntamientos en donde sea pertinente asistir.

19 FUNCIONES  Atención al publico.  Organización de estanterías.  Control de inventarios.  Adquisición de libros.  Contacto con proveedores.  Localización de títulos.  Estadísticas de usuarios.  Presentar informe mensual de existencias y necesidades de la Librería.

20 Galería de Juristas y Legisladores Jaliscienses y Museo de Sitio Objetivo particular  Fortalecer la cultura cívica, histórica y legislativa de los jaliscienses, mediante la realización de exposiciones permanentes e itinerantes.  Promover y difundir la cultura de las artes visuales, literarias o mixtas, a través de exposiciones temporales con artistas y escritores reconocidos.

21 FUNCIONES  Gestionar convenios de colaboración y apoyo con instituciones museísticas y organismos culturales para realizar exposiciones permanentes, itinerantes y temporarias.  Elaboración de trípticos y folletos de las exposiciones presentadas para su difusión.  Tramitar los recursos necesarios para el desarrollo, creación, montaje y traslado de las mismas.  Elaborar el calendario de actividades del Museo.

22 ORGANIGRAMAS

23 BIBLIOTECA DIRECTOR JEFE DE BIBLIOTECA (2) BIBLIOTECARIAS (5) Procesos Técnicos Operador (1) Catalogador (2) Atención Discapacita dos Visuales Atención Módulo INEGI Encargada SIP

24 MUSEO DIRECTOR Coordinador General de exposiciones Apoyo Museográfico 2 Guía de visitantes 2 Almacén cultural 1 Auxiliar administrativo 1

25 PERFILES DE PUESTOS

26 JEFE A DE BIBLIOTECA OBJETIVO DEL PUESTO  Asegurar la calidad, profesionalismo y amabilidad en los servicios que ofrece el Congreso a través de la Biblioteca.  Establecer mecanismos para actualizar y enriquecer el acervo bibliográfico. NIVEL ACADÉMICO: Licenciatura en Biblioteconomía, Ciencias de la Información, Derecho, Filosofía, Letras o Historia.

27 CATALOGADOR OBJETIVO DEL PUESTO  El catalogador debe procesar correctamente el acervo bibliográfico y audiovisual del Congreso, adquirido por compra, donación e intercambio, mediante la utilización de los procesos técnicos adecuados, para que éstos se encuentren a disposición de consulta de los usuarios. NIVEL ACADÉMICO: Licenciatura en Biblioteconomía con especialización en catalogador, cualquier Licenciatura afín a las humanidades, con conocimientos, práctica y experiencia en catalogación.

28 BIBLIOTECARIO OBJETIVO DEL PUESTO  Brindar con calidad, eficiencia y amabilidad los servicios que se prestan en el área de biblioteca y orientar a los usuarios acerca del uso adecuado de las instalaciones y acceso a la información que se tiene, en los soportes y las vías disponibles. NIVEL ACADÉMICO: Conocimientos de biblioteconomía o carrera afín a las Ciencias Sociales.

29 AUXILIAR ADMINISTRATIVO Objetivo del Puesto  Realizar todas las actividades inherentes al cargo que se encuentre desempeñando.  NIVEL ACADÉMICO: Licenciatura en Administración de empresas, Derecho o afín.

30 Encargado del Módulo de Atención INEGI Objetivo del Puesto:  Brindar atención personalizada y especializada en información Estadística y Geográfica contenida en el Módulo. NIVEL ACADÉMICO: Licenciatura en Derecho, ciencias de la Información o afín.

31 Encargado del Modulo de Atención a Débiles Visuales  Objetivo del Puesto Brindar atención y servicios de manera personalizada a las personas con discapacidad visual que requieran información disponible en formato físico, electrónico o auditivo. NIVEL ACADÉMICO: Licenciatura ó Preparatoria terminada.

32 Encargado del Área de Archivo Objetivo del puesto  Supervisar el trabajo asignado del archivista, documentista, digitalizador y capturista. NIVEL ACADÉMICO: Preparatoria Terminada o Licenciatura en Administración.

33 DOCUMENTISTA LEGISLATIVO Objetivo del puesto  Ofrecer la búsqueda de cualquier documento con rapidez y calidad en el momento requerido. NIVEL ACADÉMICO: Licenciatura en Derecho o derivada de las Ciencias Sociales.

34 CAPTURISTA Objetivo del puesto  Encargado de obtener e introducir información en una base de datos para ser utilizada por los usuarios.

35 DIGITALIZADOR Objetivo del puesto  Ofrecer un trabajo de calidad que se pueda consultar vía internet.

36 JEFE DE ARCHIVO Y EDITORIAL Objetivo del puesto  Ofrecer a los Diputados, universidades, investigadores, profesionistas y a la ciudadanía en general, ediciones con calidad de la legislación vigente e histórica impresa o en disco compacto.  Establecer el control eficaz que permita preservar, custodiar y proteger la integridad de los documentos y difundir su valor, importancia y rol que juega en la historia el Poder Legislativo del Estado.

37 RESTAURADOR DE LIBROS Objetivo del puesto  Mantener en buen estado para su uso, el material bibliográfico de consulta.

38 CORRECTOR EDITORIAL Objetivo del puesto  Transcribir los documentos de la DIBAE  Detectar los errores de fondo y de forma de los originales que se le proporcionen.  Detectar los errores de los originales que dificulten la comprensión del tema y corregirlos.  Hacer observaciones para la corrección de los posibles errores de redacción.  Dominar la ortografía y la sintaxis.

39 CORRECCIÓN EDITORIAL (Continúa)  Reconocer los errores gramaticales y de sentido, trama o argumento, ilación o contexto de los documentos.  Conocer y aplicar la simbología convencional en la corrección de originales.  Ofrecer la consulta de documentos vía internet o impresos sin errores ortográficos.

40 ENCARGADO DE LIBRERIA Objetivo del Puesto  Ofrecer los servicios de venta de Leyes, Códigos, Textos jurídicos impresos o en discos compactos a precios accesibles y con calidad a través de una persona profesional, amable y respetuosa.

41 COORDINADOR GENERAL DE EXPOSICIONES  Coordinar las exposiciones permanentes, itinerantes y temporarias del Congreso.  Supervisar el estado de conservación de los objetos, obras o colecciones y en su caso las acciones a seguir.  Coordinar los trabajos museográficos y supervisar que se realicen con apego a los guiones museográficos previamente establecidos para cada exposición.

42 APOYO MUSEOGRÁFICO  Montar conforme al guión previamente establecido, las exposiciones, obras, objetos y colecciones del Congreso, así como aquéllos que le sean facilitados por instituciones, artistas o particulares, para su exhibición en el área del museo.  Informar al Coordinador General de Exposiciones, de los requerimientos museográficos y herramientas que se requieran para el montaje de cada una de las exposiciones.

43 GUÍA DE VISITANTES  Exponer a los visitantes la temática de las exposiciones y proporcionar a los mismos, el material gráfico de apoyo elaborado para cada exposición.

44 ALMACENISTA CULTURAL  Registrar las entradas y salidas de los objetos, obras o exposiciones  Informar al coordinador las necesidades para la preservación, conservación y mantenimiento del mismo.  Clasificar el material que se encuentra bajo su cuidado.

45 AGENDA DE RIESGOS

46  Pérdida de Material: Control, Registro y orden irrestricto de los préstamos y las entregas.  Desorden: Señalización revisión de acomodo y orden topográfico en estantería.  Deterioro: Programa de desinfección, limpieza periódica y Fumigación de material, así como de tratamiento de material con hongos, condiciones climáticas, de ventilación y calefacción adecuadas.  Seguridad: Capacitación y material necesario para el uso de mata fuegos  Mantenimiento: Hacer programa y designar responsables periódicamente para mantenimiento y soporte.  Equipamiento: Sugerir programa de mantenimiento a equipos tanto de cómputo como mobiliario de consulta y estantería  Desorden: Programa General de 5s y 9s en toda el área y con todo el personal.