7 Administración Capítulo Fundamentos de la planeación

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1 7 Administración Capítulo Fundamentos de la planeación
Octava edición Stephen P. Robbins Mary Coulter Capítulo 7 Fundamentos de la planeación Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

2 G U Í A D E A P R E N D I Z A J E Qué es planeación?
Defina planeación. Explique qué diferencia existe entre planeación formal y planeación informal. Por qué planean los gerentes? Describa los propósitos de la planeación. Comente las conclusiones de los estudios sobre la relación entre planeación y desempeño. Cómo planean los gerentes? Defina metas y planes. Describa los tipos de metas organizacionales que se pueden tener. Explique la importancia de conocer las metas planeadas y las metas reales de una organización. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

3 G U Í A D E A P R E N D I Z A J E Cómo planean los gerentes? (cont.)
Describa los diferentes tipos de planes. Fijación de metas y preparación de planes Explique cómo funciona la fijación de metas tradicional. Explique el concepto de cadena de medios y fines. Describa el enfoque de administración por objetivos (APO). Enumere los pasos que contiene un programa típico de administración por objetivos. Explique las ventajas y desventajas de los programas de administración por objetivos. Señale las características de las metas bien diseñadas. Explique las etapas para la fijación de metas. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

4 Fijación de metas y preparación de planes (cont.)
G U Í A D E A P R E N D I Z A J E Fijación de metas y preparación de planes (cont.) Señale los factores de contingencia que afectan a los planes. Describa los enfoques de la planeación. Temas contemporáneos de la planeación Explique las críticas a la planeación y mencione si son válidas. Mencione cómo pueden planear los gerentes de manera efectiva en el entorno dinámico de hoy. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

5 Qué es planeación? Planeación
Actividad administrativa primaria que involucra: Definición de las metas de la organización Establecimiento de una estrategia general para alcanzar las metas Desarrollo de un conjunto de planes para integrar y coordinar el trabajo de la organización. Tipos de planeación Informal: no está por escrito; enfocada al corto plazo; específica para una unidad organizacional. Formal: está por escrito, es específica, enfocada al largo plazo; involucra metas compartidas por la organización. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

6 Por qué planean los gerentes?
Propósitos de la planeación Ofrece una dirección Reduce la incertidumbre Minimiza el desperdicio y el exceso Establece estándares de control Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

7 Planeación y desempeño
Relación entre la planeación y el desempeño La planeación formal es asociada con: Alta ganancias y utilidades de activos. Resultados financieros positivos. La calidad de la planeación y la implementación aporta más al desempeño que el grado de planeación. El entorno puede reducir el impacto de la planeación en el desempeño. La planeación formal debe ser usada por años antes de que empiece a incidir en el desempeño. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

8 Cómo planean los gerentes?
Elementos de la planeación Metas (también llamadas objetivos) Resultados deseados para los individuos, grupos u organizaciones enteras Ofrece criterios de dirección y evaluación del desempeño Planes Documentos que plantean cómo deben ser alcanzadas las metas Describen cómo deben ser asignados los recursos y establecen el programa de actividades Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

9 Tipos de metas Metas financieras Metas estratégicas
Están relacionadas con el desempeño financiero de la organización. Metas estratégicas Están relacionadas con el desempeño de la empresa, en relación con factores del entorno (por ejemplo, competidores) Metas fijadas vs Metas reales Declaraciones oficiales redactadas de la organización (destinadas a uso público), que pueden ser irrelevantes para sus metas reales (lo que sucede efectivamente en la organización) Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

10 Tipos de planes Planes estratégicos Planes operacionales
Aplican para toda la organización. Establecen las metas generales de la organización. Tratan de posicionar a la organización en su contexto. Abarcan periodos de tiempo largos. Planes operacionales Especifícan la forma como deben ser alcanzadas las metas generales. Cubren periodos de tiempo cortos. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

11 Tipos de planes (cont.) Planes a largo plazo Planes a corto plazo
Planes cuyo horizonte temporal rebasa los tres años Planes a corto plazo Planes que abarcan un año o menos Planes específicos Planes claramente definidos que no dejan margen para interpretaciones Planes direccionales Planes flexibles que establecen lineamientos generales, ofrecen un enfoque y permiten discreción en la implementación. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

12 Tipos de planes (cont.) Plan único Planes permanentes
Plan diseñado específicamente para satisfacer las necesidades de una situación única. Planes permanentes Planes continuos que encauzan las actividades que se realizan en forma reiterada. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

13 Métodos para fijar metas
Fijación de metas tradicional Metas generales que se definen en la organización. Las metas generales se subdividen en metas parciales para cada nivel de la organización. Asume que la dirección las conoce mejor debido a que puede ver el marco general. Las metas se destinan a dirigir, guiar y limitar desde el nivel más alto de la organización. Las metas pierden claridad y enfoque en la medida en que gerentes de primera línea tratan de interpretarlas y definirlas para sus áreas de responsabilidad. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

14 Métodos para fijar metas (cont.)
Mantenimiento de la jerarquía de las metas Cadenas de fines y medios Red integrada de metas, que resulta de establecer una jerarquía de las metas organizacionales claramente definida. El logro de las metas de primera línea es el medio por el cual se pueden alcanzar las metas de nivel más alto (fines). Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

15 Métodos para fijar metas (cont.)
Administración por objetivos (APO) Metas de desempeño específico que son determinadas de forma conjunta por los empleados y los gerentes. El progreso del logro de estas metas es revisado periódicamente. Las recompensas se basan en la consecución de las metas. Elementos clave de la APO: Metas explícitas, toma de decisiones participativa, plazo explícito y retroalimentación del desempeño Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

16 Funciona la APO? Razones para el éxito de la APO
El compromiso y el involucramiento de la dirección Problemas potenciales con los programas de APO No es tan efectiva en entornos dinámicos que requieren un reestablecimiento constante de las metas. Una sobreatención sobre los logros individuales puede crear problemas con el equipo de trabajo. Permitir que los programas de APO se conviertan en un trabajo anual. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

17 Características de las metas bien diseñadas
Escritas en términos de resultados, no de acciones Se enfocan en los fines, no en los medios. Mensurables y cuantificables Definen específicamente cómo deben ser medidos los resultados y qué tanto se espera de los mismos. Claras con respecto al plazo Qué tanto tiempo se requiere antes de medir sus resultados. Desafiantes pero alcanzables Las metas bajas no motivan. Las metas difíciles motivan, si son alcanzables. Establecidas por escrito Enfoca, define y hace tangibles las metas. Comunicadas a todos Coloca a todos “en la misma página”. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

18 Pasos para la fijación de metas
Revisar la misión de la organización. Las metas reflejan la misión? Evaluar los recursos disponibles. Los recursos son suficientes para alcanzar la misión? Determinar las metas individualmente o con otros. Las metas son específicas, medibles y oportunas? Asentar por escrito las metas y comunicarlas. Están todos en la misma página? Revisar los resultados y si las metas son alcanzadas. Qué cambios son necesarios hacer en la misión, recursos y metas? Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

19 Desarrollo de planes Factores contingentes en la planeación de los gerentes Nivel de los gerentes en la organización Planes estratégicos en los niveles altos Planes operativos en los niveles bajos Grado de incertidumbre en el entorno Entorno estable: planes específicos Entorno dinámico: planes específicos, pero flexibles Magnitud de los compromisos futuros Los planes actuales afectan los compromisos futuros, por lo que deben extenderse lo suficiente para cumplir con lo establecido. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

20 Enfoques para planear Establecer un departamento formal de planeación
Un grupo de especialistas en planeación que ayuden a los gerentes a estructurar planes organizacionales. La planeación es una función de la administración, nunca debe convertirse en la única responsabilidad de quienes planean. Involucrar a los miembros de la organización en el proceso Los planes son desarrollados por miembros de las unidades organizacionales de varios niveles y después coordinados por otras unidades a través de la organización. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

21 Problemas contemporáneos en la planeación
Críticas a la planeación La planeación puede producir rigidez. Los planes no pueden ser desarrollados para entornos dinámicos. Los planes formales no pueden sustituir la intuición y la creatividad. La planeación enfoca la atención de los gerentes en la competencia de hoy, no en la supervivencia del mañana. La planeación formal refuerza el éxito, lo que puede llevar al fracaso. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.

22 Problemas contemporáneos en la planeación (cont.)
Planeación efectiva en entornos dinámicos Desarrollar planes específicos pero flexibles. Entender que la planeación es un proceso continuo. Cambiar los planes cuando las condiciones lo requieran. La persistencia en la planeación, eventualmente da resultados. Hacer más plana la jerarquía organizacional para adoptar el desarrollo de las habilidades de planeación en todos los niveles de la organización. Copyright © 2005 Prentice Hall, Inc. All rights reserved.