EL CICLO DE UN PROYECTO.

Presentación del tema: "EL CICLO DE UN PROYECTO."— Transcripción de la presentación:

1 EL CICLO DE UN PROYECTO

2 El ciclo de los proyectos
Identificación de ideas de proyecto Definición de objetivos Evaluación ex-post Las etapas o fases del ciclo de los proyectos representadas en el gráfico son las siguientes: Identificación de ideas de proyecto: en esta fase se identifican ideas de proyectos que parecen de alto interés por los problemas que podrían resolver y las ventajas o beneficios que potencialmente pueden generar a la sociedad a costos razonables. En vista de que normalmente hay muchas ideas de proyecto, suele existir algún mecanismo de jerarquización que selecciona cuales ideas se continúan considerando, lo que supone ciertos criterios de prioridad con los cuales se lleva a cabo la selección. Definición de objetivos: el propósito es el motor de un proyecto, su razón de ser y lo que le da dirección a todas sus acciones. Por ello, es particularmente importante definir bien los objetivos que se buscan. Esto incluye, sobre todo, la formulación precisa del resultado o situación que se quiere lograr al concluir el proyecto y el mayor consenso posible de los interesados en que ese es el resultado que buscan. Esta etapa también ahonda en el conocimiento de la situación inicial que se quiere cambiar, incluyendo intereses que podrían resultar adversamente afectados por el proyecto. Diseño: el primer paso de un buen diseño consiste en estudiar explícitamente las distintas opciones o vías razonables que existen para alcanzar los objetivos del proyecto y seleccionar entre ellas la que más convenga a los intereses de la sociedad. Luego sigue una preparación progresivamente refinada de todas las dimensiones del proyecto: técnicas, económicas, institucionales, financieras y otras. Análisis y aprobación: antes de comprometer grandes cantidades de recursos en la ejecución de un proyecto, debe someterse a una explícita evaluación ex-ante, que en el BID se denomina análisis de viabilidad o simplemente “el análisis” y examina todas las dimensiones del proyecto previamente preparadas para determinar si se justifica o no el compromiso de los recursos requeridos. En esta fase se aprueba o no el proyecto, sus recursos finacieros y los instrumentos legales que puedan requerirse para formalizar los compromisos que implica. Ejecución: en esta fase los ejecutores llevan a cabo todas las actividades o tareas del proyecto con los recursos asignados al mismo, buscando lograr sus objetivos en el plazo estipulado. Durante la ejecución se debe hacer un seguimiento y una evaluación continua de la misma para realizar ajustes en el camino exigidos por las circunstacias o que corrijan posibles deficiencias del diseño. Evaluación ex-post: al finalizar el proyecto suele hacerse una o más evaluaciones ex-post para determinar en qué medida logró sus objetivos y causó impactos en la sociedad, así como las lecciones de la experiencia del proyecto que pudieran ser útiles para otros proyectos en el futuro. Diseño y formulación Ejecución Aprobación Análisis y viabilidad

3 El ciclo de los proyectos es un proceso iterativo e interactivo
El orden en que ocurren las fases no es rígido; puede variar en cada caso Las fases se traslapan con gran frecuencia; hay idas, venidas y dependencia recíproca entre ellas Muchas acciones son repetitivas; se procede por refinamientos y aproximaciones sucesivas Hay interacción entre los responsables de distintas fases y actividades; se influyen mutuamente Hoy en día se concibe el ciclo de los proyectos como un proceso iterativo e interactivo, cuya manera de proceder se observa también en la formulación, implementación y evaluación de políticas, particularmente en los sectores sociales. Este enfoque moderno es, conceptualmente, la antítesis del anterior. En principio, el modelo funciona más o menos así: cada etapa del proceso está abierta a revisión y no hay etapas predeterminadas inmutables. El proceso puede comenzar, por ejemplo, con la percepción de una oportunidad especial generada por un evento imprevisto o un descubrimiento de recursos, o una nueva tecnología. La etapa de diseño con frecuencia altera la definición previa de objetivos e incluso la comprensión de la situación inicial que se desea cambiar. Los problemas encontrados en la ejecución a menudo obligan a alterar algunos aspectos del diseño. Existe, pues, bastante interacción y traslape entre las distintas fases por las que atraviesa el proyecto. A medida que se van incorporando nuevos datos y elementos de juicio se va refinando lo anteriormente existente, por aproximaciones sucesivas a lo real y a lo deseable. Cada etapa se puede y se debe repetir todas las veces que las circunstancias lo requieran. Una vez comenzada la ejecución se puede enviar el proyecto de vuelta a la sala de diseño si las dificultades encontradas así lo exigen. El proceso no es lineal, ni unidireccional, ni irreversible. Todo lo contrario, los bucles y la interacción se repiten constantemente, como en una espiral. Esta manera de proceder, y la interdependencia de las fases, hacen que las instancias encargadas de las mismas y su respectivo personal tengan que estar en estrecha comunicación y colaboración. No son compartimentos estancos, puesto el uno al lado del otro, sino partes complementarias de una gran tarea en común, con una división del trabajo dinámica e interconectada. El conjunto del proceso se designa a veces con el nombre de “formación de proyectos “ o “formación de políticas”, además del término más común de “ciclo de los proyectos”. Este ciclo supone que las organizaciones pueden y deben aprender en el proceso de concebir, preparar, llevar a cabo y evaluar proyectos. La fase final de un proyecto, la evaluación ex-post, conduce a una retroalimentación, para otros proyectos similares, de las lecciones de la experiencia adquirida con el proyecto.

4 1. Identificación de ideas de proyecto
Entre más correcta y exacta sea la identificación inicial, menos probabilidades habrá de cometer errores graves en el diseño del proyecto La identificación de una idea de proyecto supone que en algún momento de esta fase, ha surgido una idea razonablemente clara de la oportunidad de hacer algo valioso. Es decir, la persuasión de que es posible hacerlo y es deseable porque sus beneficios compensarán más que sus costos La idea surge como hipótesis de respuesta a una necesidad; para luego proceder a determinar lo objetivos

5 Definición de objetivos del proyecto
Los proyectos existen para alcanzar objetivos Existen objetivos intermedios para lograr el desarrollo El propósito de cualquier proyecto se define en términos de la solución de un problema o la satisfacción de una necesidad Los objetivos deben precisar la situación que se desea producir y los resultados directos de un proyecto (ANÁLISIS DEL ARBOL DE OBJETIVOS)

6 Definición de objetivos del proyecto
“Contribuir al desarrollo económico y social del país” Señala una finalidad última, por supuesto válida; pero resulta muy general, no dice concretamente que se busca lograr con el proyecto en cuestión

7 Diseño del proyecto Definir detalladamente las características del proyecto y poner las piezas juntas (MARCO LÓGICO) Considerar entre otras, las dimensiones técnica, institucional, financiera y económica del proyecto Diseñar lo necesario, pero no sobrediseñar Diseñar de forma que se pueda cambiar, es decir, flexible

8 Diseño del proyecto Realizar el diseño específico de la alternativa seleccionada, o la programación de las actividades que contemplan una acción o programa específico. Elaborar programas arquitectónicos detallados, además de los estudios de ingeniería y de especialidades del proyecto

9 Análisis y viabilidad del proyecto
Proporciona una base racional para decidir si el proyecto se lleva adelante y se le asignan recursos Examina la justificación del proyecto en cada una de sus dimensiones pertinentes Identifica y examina, los factores de riesgo que pueden hacerlo fracasar (SUPUESTOS) Este análisis se integra en el Informe del Proyecto

10 Negociación previa a la aprobación
Antes de aprobar un informe de proyecto, el financista o Inversionista negocia con el prestatario Se refiere a los términos del financiamiento que se propondría al inversionista

11 Negociación del financiamiento
Ponderadas las necesidades financieras del proyecto, es preciso identificar las líneas de crédito disponibles, información jurídica, organizativa y técnica, tasa de interés, plazo de amortización, período de gracia, garantías y avales, condiciones y calendarios de desembolsos, etc.

12 Ejecución del Proyecto
Proceso de llevar a cabo la secuencia de tareas que conducen a los objetivos Antes de comenzar la ejecución conviene saber detalladamente cuándo, cómo por quién, con qué recursos y a qué costos se realizarán estas acciones o tareas, que sirva de guía a toda la implementación

13 Evaluación ex post Es un proceso realizado inmediatamente después de finalizado el proyecto, con el fín de determinar sistemáticamente y objetivamente la pertinencia de las actividades que fueron desarrolladas.

14 El Sistema de Marco Lógico SML
Es un método de planeación participativa orientada a objetivos El “SML” ofrece herramientas para la conceptualización, el diseño, la ejecución, el seguimiento del desempeño y la evaluación de proyectos. Su objetivo es darle estructura al proceso de planificación y comunicar información esencial sobre un proyecto.

15 El Sistema de Marco Lógico SML
Se desarrolló en respuesta a los siguientes problemas del diseño de los proyectos: Muchos objetivos, poco vinculados con actividades Asignación difusa de responsabilidades Falta de imagen del éxito y de hitos de control Actividades poco relacionadas con los objetivos del proyecto, ocasionando desperdicios de recursos

16 A partir de los 90 organizaciones financieras adoptan esta metodología
El Sistema de Marco Lógico SML El Sistema de Marco Lógico “SML” fue desarrollado por la agencia para el desarrollo internacional de los estados unidos “USAID” a fines de los años 60 y principio de los años 70, posteriormente a principio de los años 80 complementado por la “GTZ” (ZOPP, Método de planificación por objetivos). A partir de los 90 organizaciones financieras adoptan esta metodología

17 El Marco Lógico Una herramienta para fortalecer el Diseño, la Ejecución y la Evaluación de Proyectos Diseño Notas: Evaluación Ejecución

18 TÉCNICAS PARA LA FORMULACIÓN DE PROYECTOS
Análisis de Involucrados Análisis de Problemas Análisis de Objetivos Análisis de Alternativas Matriz de Marco Lógico

19 SECUENCIA DE PREPARACIÓN DE UN PROYECTO
ACTIVIDADES Problemas Alternativas HERRAMIENTAS FIN PROPÓSITO COMPONENTES Involucrados Marco Lógico Objetivos Opción 1 Opción 2 La transparencia de arriba describe la secuencia más frecuente que sigue el proceso de preparación de un proyecto. Por “preparación” se entiende aquí el trabajo que va desde la identificación de una idea de proyecto hasta el comienzo de la etapa de análisis, e incluye la definición de involucrados, problemas y objetivos, la formación de consensos sobre lo que se quiere lograr, la consideración de alternativas técnicas y el diseño detallado del proyecto. El proceso suele comenzar con la identificación de personas e instituciones interesadas en realizar un proyecto y culminar con la preparación completa de una matriz del marco lógico. Al identificarse a las personas e instituciones interesadas en un proyecto se hace referencia a una situación cuyo cambio debería ser objeto del mismo; el primer paso es identificar preliminarmente a todos los “involucrados” que son afectados por esa situación y los que serían afectados, positiva o negativamente, por la ejecución del proyecto. En la etapa de identificación y durante la fase de diseño del proyecto se deben examinar los problemas que dan origen al proyecto, la forma como afectan a los distintos involucrados y las relaciones de causa y efecto con otros problemas y circunstancias; es decir, el diagnóstico de la situación que se quiere alterar. Para ello puede resultar útil la técnica de “árbol de problemas”, que emplea estructuras de ramificación, como los árboles, para especificar orígenes y relaciones causales de los problemas. Directamente relacionada con los problemas es la consideración de los objetivos, ya que estos constituyen la superación de los problemas o satisfacción de las necesidades que motivan el proyecto en cuestión. Esto es tanto así, que la consideración de objetivos puede hacerse utilizando el árbol de problemas recién indicado, el cual puede convertirse en un “árbol de objetivos” o soluciones del proyecto. Entre más consensual y participativa sea la la fijación de los objetivos, se genera más permanencia e intensidad de compromiso de los involucrados, y más solidez política del proyecto. Después de establecer los objetivos hay que examinar las opciones técnicas para lograrlos y, si se busca financiamiento del BID, ello requiere integrar los requisitos de las políticas y estrategias del Banco, tanto las generales para todas sus operaciones como las específicas del respectivo campo o sector. Luego se debe preparar una matriz del marco lógico, la que desde luego puede ser modificada muchas veces en el proceso iterativo del diseño y el análisis de los proyectos. El método del marco lógico es una herramienta dinámica para diseñar, dar seguimiento y evaluar proyectos, y no algo que sólo sirva para un determinado momento, como la presentación del proyecto a un comité de una entidad financiera. La matriz del marco lógico - requerida ahora en todos los informes de proyecto y en los planes de operación de las cooperaciones técnicas del Banco - se elabora principalmente durante la fase de diseño, pero la metodología puede utilizarse provechosamente en todas las etapas del ciclo de los proyectos.

20 HERRAMIENTAS DE ANALISIS PARA DIAGNOSTICAR: SITUACION ACTUAL Y FUTURA
PROYECTO O PROGRAMA SITUACION ACTUAL SITUACION FUTURA O “DESEADA” ANALISIS DE INVOLUCRADOS ANALISIS DE PROBLEMAS ANALISIS DE OBJETIVOS ANALISIS DE ALTERNATIVAS

21 ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS
Indica: Qué cambios de prácticas o actitudes son requeridos, deseados y factibles desde el punto de vista del grupo meta (beneficiario final del proyecto), o sea: Un determinado sector o grupo de la población Una organización (ministerio, entidad pública, sindicato, entidad privada, etc.) Un grupo social

22 ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS
Indica: Qué cambios son deseables desde el punto de vista de los niveles de decisión para un proyecto: organismos públicos, la gerencia de una organización, etc.

23 ANÁLISIS DE INVOLUCRADOS
Indica: Qué mandatos, capacidades y recursos --actuales y potenciales-- tienen los diferentes grupos de involucrados en relación con la problemática, incluyendo posibles organismos para la ejecución de un proyecto, y, por consiguiente, qué contribuciones externas necesitan los organismos ejecutores para ejecutar el proyecto y lograr producir los componentes del mismo.

24 ¿A QUIÉNES INTERESA EL PROBLEMA-PROYECTO?
GRUPOS INTERESES PROBLEMAS PERCIBIDOS RECURSOS Y MANDATOS A B C Todo proyecto, sea de la naturaleza que sea, afecta siempre a los intereses de algunas personas, grupos u organizaciones. Según se vean afectados dichos intereses el proyecto encontrará fuerzas hostiles o favorables a su ejecución. El estudio de las partes interesadas, o de los “involucrados” (stakeholders), es esencial para diseñar el proyecto de modo que su ejecución sea viable. Es un medio de detectar posibles aliados y adversarios, así como neutralidad y abstención. También sirve este examen para considerar distintas dimensiones del problema o necesidad que constituye el objeto del proyecto y comprender más integralmente la situación que se desea cambiar. Si bien no hay una manera única de considerar tales asuntos, la matriz que presenta esta transparencia puede ayudar a puntualizar los aspectos que deben integrarse en el diseño del proyecto y a sistematizar su tratamiento. Se suele llamar a este instrumento la “matriz de involucrados”. En la primera columna de la matriz (“grupos afectados”) se identifican todos los grupos discernibles de la sociedad que pueden ser afectados positiva o negativamente por la ejecución del proyecto en cuestión. A estos efectos, lo que hace constituir un grupo es la similitud de intereses objetivos. Los “intereses” se especifican en la segunda columna, indicando cómo los mismos se relacionan con el proyecto; si dichos intereses favorecen o se oponen al proyecto y por qué. En la tercera columna (“problemas percibidos”) se indica cómo cada grupo comprende los problemas que el proyecto pretende resolver y las soluciones que propone; con cuánta información cuentan y cuán correcta es ella, cuáles son sus sesgos y sus énfasis, qué cosas están influyendo sobre la percepción y valoración que hacen de todo lo relativo al proyecto. En la cuarta columna (“actitudes”) se indica cómo cada grupo se posiciona frente al proyecto, con cuáles actitudes y con cuánta intensidad; qué estarían dispuestos a hacer en defensa o promoción de lo que perciben como sus intereses o responsabilidades. En la quinta columna (“recursos y limitaciones”) se identifican los recursos, mecanismos, organización, capacidades y potencialidades con que cuenta cada grupo para hacer valer sus intereses, así como sus posibles limitaciones o debilidades para ello. El examen de toda la información que esta matriz puede reunir es un instrumento potente para considerar la viabilidad política de un proyecto y comprender elementos claves de su éxito o fracaso. La columna de problemas percibidos por los grupos de involucrados sirve también para la consideración de los distintos aspectos de la situación que se desea alterar. MATRIZ DE INVOLUCRADOS

25 Matriz de Involucrados
En la primera columna de la matriz (“grupos afectados”) se identifican todos los grupos discernibles que pueden ser afectados positiva o negativamente por la ejecución del proyecto en cuestión. A estos efectos, lo que hace constituir un grupo es la similitud de intereses.

26 Matriz de Involucrados
Los “intereses” se especifican en la segunda columna, indicando cómo los mismos se relacionan con el proyecto; si dichos intereses favorecen o se oponen al proyecto y por qué.

27 Matriz de Involucrados
En la tercera columna (“problemas percibidos”) se indica cómo cada grupo comprende los problemas que el proyecto pretende resolver y las soluciones que propone; con cuánta información cuentan y cuán correcta es ella, cuáles son sus sesgos y sus énfasis, qué cosas están influyendo sobre la percepción y valoración que hacen de todo lo relativo al proyecto.

28 Matriz de Involucrados
En la cuarta columna (“recursos y mandatos”) Recursos son aquellos que un grupo puede facilitar para contribuir a una solución (o bloquear una solución propuesta) al problema. Los recursos pueden ser financieros o no financieros

29 Matriz de Involucrados
Un mandato puede ser definido como la autoridad legal o estatutaria que tiene una organización para llevar a cabo una función o proveer un servicio. En relación con un proyecto, se refiere a la autoridad legal o estatutaria de una organización para utilizar sus recursos (financieros o no financieros).

30 VIABILIDAD POLÍTICA Identificar a los beneficiarios e intereses favorables a la ejecución del proyecto Identificar a los perjudicados e intereses opuestos a la ejecución del proyecto Considerar percepciones y actitudes, grados de interés, potencial y limitaciones de los grupos afectados por el proyecto Estudiar posibles conflictos y soluciones de los mismos