Gestión Automática de Facturas

Presentación del tema: "Gestión Automática de Facturas"— Transcripción de la presentación:

1 Gestión Automática de Facturas
Digitalización Certificada y Destrucción de Papel jueves, 23 de marzo de 2017

2 Contenido Perfil de Compañía Automatización de Documentos
Digitalización Certificada de Facturas recibidas en papel Gestión Automática de Facturas

3 Perfil de Compañía…

4 Perfil de Compañía Fundada en Suecia en 1991
Empresa cotizada en bolsa de Estocolmo desde 1999 Más de: 400 Partners y clientes en todo el mundo 20 Partners y 350 clientes en España Oficina en España desde 1997 Equipo de soporte técnico local Soluciones en 9 idiomas Soluciones certificadas por los principales fabricantes de ERP (SAP, Oracle y Microsoft)

5 Automatización de Documentos
Capacidad de leer e interpretar la información (letra manuscrita, letra impresa, marcas y códigos de barra): De diferentes documentos (facturas, albaranes, encuestas, etc.) En diferentes soportes (papel, Internet, , fax) Y transferirla a un sistema de destino (ERP, WF, CRM, etc.) Procesamiento e Intercambio de Documentos Archivo imágenes Sistema de gestión

6 Algunos de nuestros clientes en España...
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7 Digitalización Certificada de Facturas…

8 Normativa Orden EHA/962/2007, del 10 de abril de 2007

9 Normativa Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización certificada de las facturas que conserven en papel que tengan el carácter de originales Las facturas así digitalizadas permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de los originales en papel La digitalización certificada es el proceso que permite, mediante un escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a algunos de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la AEAT

10 Normativa Este proceso de digitalización deberá cumplir los siguientes requisitos: Que sea realizado por el propio obligado tributario o por un tercero prestador de servicios de digitalización, utilizando en ambos casos un software de digitalización certificado Que garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica en base a un certificado electrónico instalado en el sistema de digitalización

11 Normativa Que el resultado de la digitalización certificada se organice en torno a una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos con todos los campos que exige el RD 1624/1992 (por el que se aprueba el IVA), además de un campo con la imagen binaria del documento Que el obligado a la conservación disponga del software de digitalización certificado con las siguientes funcionalidades: Firma de la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes Acceso completo y sin demora a la base de datos

12 ReadSoft Documents for Invoices
INVOICES: escaneo y digitalización de facturas ipsCA: servidor de firma digital VISOR: repositorio documental INVOICES: captura OCR de datos básicos requeridos por la normativa (fecha, número, proveedor, bases imponibles, cuotas, etc.), así como aquellos otros necesarios para contabilización (líneas de detalle, etc.)

13 Digitalización Certificada y Captura Automática de Datos
Scan Servidor de Firma Interpretación BB.DD. Documental Control de Calidad Transferencia

14 Gestión automática de facturas...

15 Gestión Automática de Facturas
Validación Verificación Captura Clasificación e Identificación Imagen Transferencia Internet Flujo de Aprobación Sistema Financiero Pagos

16 ¿Cómo funciona Invoices?...

17 ¿Cómo funciona Invoices?
¿Quién la envía? Cualquier campo único (Logo, C.I.F, teléfono o Fax) puede ser usado como identificador. ¿Está completa? Búsqueda dentro de la factura de los palabras clave, previamente definidas. ¿Es correcta? Cada campo capturado puede ser cotejado y verificado contra un ERP, una base de datos externa, tablas locales, etc.

18 ¿Quién la envía?...

19 Clasificación Automática de Facturas
Identificación por Página Identificación de Proveedor Identificación de Comprador Identificación de Factura Buzones de Recepción Factura Monopágina Factura Multipágina Factura(s) Anexos Maestro de Proveedores Maestro de Compradores Factura GE Factura PO Abono Ordenación: Proveedor Comprador Tipo

20 ¿Está Completa?...

21 Extracción Automática de Información
Campos del Proveedor Campos de Cabecera Número Factura Fecha Factura Base Imponible Tipo de IVA Total IVA Total Factura Número y líneas de Pedido Código Descripción Unidades Precio Unitario Importe

22 ¿Es Correcta?...

23 Validación Automática, Aprobación y Envío
Validaciones Reglas de negocio locales Cálculos matemáticos Validaciones contra BB.DD y/o tablas locales Aprobación y Envío Transferencia al Sistema Financiero Todas las facturas (si no existe WF o integración con ERP con módulo de pedidos) WorkFlow Facturas generales Todas la facturas (si no existe integración con ERP y módulo de pedidos) Integración automática con ERP Facturas con pedidos validadas

24 Tarjeta de Visita Fernando Hurtado Aznar Partner Sales Manager
ReadSoft España, S.L. | Avda. de la Vega, 15. Edificio III. 2º Izqda. | | Alcobendas (Madrid) Directo: | Móvil: Fax: |

25 Fin Invoices

26 Tipo de Documentos Documentos Estructurados
Se conoce qué tipo de información se está buscando Se conoce qué diseño tiene el documentos Formularios de pedido, Cuestionarios, Pruebas de laboratorio, etc. Documentos Semi Estructurados Se conoce qué tipo de información se está buscando por el contexto Se desconoce qué diseño tiene el documento Facturas, Facturas con líneas de pedido, Albaranes, etc. Documentos No Estructurados Se desconoce qué tipo de información se está buscando Escrituras hipotecarias, citas judiciales, etc.

27 Meta Datos – Datos Básicos
Proveedor Fecha Factura Número Factura Base Imposible Tipo Impositivo Total Factura