La organización de eventos como actividad

Presentación del tema: "La organización de eventos como actividad"— Transcripción de la presentación:

1 La organización de eventos como actividad
Conceptos clave Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

2 La organización de eventos como actividad
Profesionales especializados. Inversión, puestos de trabajo y repercusión (pautas, turismo). Existe un mercado para esta actividad (vincula otros sectores como gastronomía, turismo, medios, números artísticos) En Córdoba, representa todo un desafío. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

3 La organización de eventos como actividad
OE es Recrear un ambiente ameno que facilite la comunicación, el intercambio, el sentido de pertenencia, compartir, agasajar, etc. Coordinar objetivos del cliente, tiempos, recursos, tareas y una “orquesta” de servicios vinculados sin perder de vista el objetivo principal: el público meta de la acción Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

4 La organización de eventos como actividad
La OE implica comunicación en todas sus etapas. Es requisito, característica y resultado. Indispensables Equipo - coordinación Obsesión por los detalles, por las personas. No hay lugar para los individualismos Integrar conocimientos de otras disciplinas (ceremonial, comunicación, marketing, turismo, idiomas, etc. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

5 La organización de eventos como actividad
Variedad de eventos Dificultad para * estadísticas * acordar terminología * establecer “recetas” (planificación- honorarios) De allí surgen las especializaciones. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

6 La actividad en números
En Argentina AOCA - Asociación de Organizadores y Proveedores de Exposiciones y Congresos Editorial Ferias y Congresos 900 reuniones No Gubernamentales En el exterior ICCA – Asociación Internacional de Conferencias y Convenciones (Holanda) 30 mil reuniones No Gubernamentales/año 1 millón de reuniones 300 mil personas U$S 600 mil Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

7 ¿Para qué organizamos eventos?
Trasmitir ideas, mensajes, imagen de una organización (intencionales – coherentes) Intercambiar opiniones, arribar a acuerdos, comunicar personas o instituciones Fidelizar a nuestros clientes (internos -externos) Agasajar, celebrar, compartir, contactarnos Reforzar otras acciones de marketing o RRPP Generar espacios de comunicación interpersonal (globalización vs. personalización) Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

8 ¿Por qué es necesario planificar un evento?
Maximizar la utilización de recursos (humanos, materiales o económicos) Alcanzar los objetivos que lo generaron Monitorear y ajustar las variables sin perder de vista el/los objetivos Definir tareas, tiempos, responsabilidades. Explicitar objetivos, pasos en la ejecución y evaluación de nuestra tarea Prever y manejar (disminuir) imponderables Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

9 Los eventos RAE: 1. m. Eventualidad, hecho imprevisto, o que puede acaecer. 2. m. Cuba, El Salv., Méx., Perú, Ur. y Ven. Suceso importante y programado, de índole social, académica, artística o deportiva. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

10 Los eventos Instancias de comunicación (directa) donde se interrelacionan personas, se intercambian opiniones, se llega a acuerdos, se generan contactos y negocios, se comparte, se genera imagen de una organización. Reuniones de personas (organizaciones) cuyo principal objetivo y característica es la comunicación directa, presencial. Los objetivos específicos dependerán de cada caso. Hechos notables, buscan la repercusión. Deben ser planificados. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

11 Los eventos Los sentidos juegan un papel importante. Se recrea un ambiente. Cada evento es único (casamiento, colación).No hay repeticiones para mejorar. De ahí la importancia de planificar y la dificultad para las recetas. En el ámbito organizacional, son parte de las acciones de comunicación o de la política de comunicación de una institución o empresa, por ello deben estar alineadas con esta. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

12 Los eventos La primera gran clasificación es entre: Eventos Ceremonias
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13 Ceremonia Acción o acto exterior arreglado, por ley, estatuto o costumbre para dar culto a cosas divinas y honrar a las profanas (RAE). Más formal - Solemne Vinculado a las instituciones Vinculadas a ritos – rituales desde la antigüedad Sebastián Cava: Acto humano rodeado de determinadas formalidades. Las ceremonias son formales. Hay actos solemnes o sencillos. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

14 Eventos Alicia Del Carril y Elisa Gill Evento
Celebraciones mediante un hecho importante y programado. Índole social, académico, artístico o deportivo. Requiere planificación, tiempo, relaciones, creatividad para lograr éxito. Eventos Corporativos e institucionales Tipo de acción de comunicación empresas para generar imagen positiva se encuentran los eventos. Dirigidos al personal, clientes-proveedores, medios, comunidad. El presidente o gerente general será el anfitrión. Evento oficial / empresarial. Cuando el anfitrión es funcionario público o autoridad. Las jerarquías son importantes. Manual de normas y procedimientos. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

15 Eventos Musumecci – Bonina Evento
Reunión entre personas de distintas nacionalidades, empresas, sectores. Encuentro entre seres humanos y sistema generador de comunicación. Comunicación Está presente en todo el evento y es un medio para alcanzar los objetivos generales del evento. Es un instrumento de gestión. La comunicación de un evento debe ser coherente con el estilo e identidad de la institución-empresa. Objetivo fundamental: establecer un vínculo de comunicación entre personas de diferentes sectores sociales, nacionalidades. Objetivos: intercambiar ideas, conocimientos y lograr nuevos contactos con colegas, clientes. Es requisito organizar- planificar. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

16 Eventos y Comunicación
Musumecci – Bonina Imagen institucional: resultado de todas las experiencias, creencias, conocimientos, sentimientos e impresiones que la gente tiene sobre una organización. Organizamos un evento para generar mensajes que enriquezcan a los públicos existentes. En un evento hay tipos de mensajes Intencionales-voluntarios: folleto, contenidos. No intencionales-no planificados, surgen espontáneamente. Mensajes implícitos-explícitos. Ej: acto solidario. Mensajes Externos: opiniones, críticas, rumores sobre el evento. Sinergia comunicativa en un evento Genera mensajes (comunicación directa) Para su difusión se usan medios (masivos, internos ) Genera imagen del evento / de la empresa. Requisito: realizar un mapa de públicos y un estudio del entorno. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

17 Actos Protocolares (similar a ceremonias)
Eventos empresariales Actos oficiales o institucionales a los que asisten autoridades nacionales o extranjeras. Relación con conmemoraciones de organismos estatales, embajadas o consulados, ONG o empresariales. Deben ajustarse a reglas protocolares establecidas por decretos. Por tanto, deben contar con asesoramiento de comisiones ceremoniales Objetivo fundamental es el destinatario: los públicos, el diálogo entre el público, sus necesidades. Eventos sencillos (grupos pequeños) “importancia de lo que no se ve” elemento diferenciador en competencia globalizada y mediática (personalizar) “fidelizar” Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

18 Tipos de eventos La primera clasificación Evento Ceremonia
En función de los organizadores - asistentes Eventos institucionales – Actos protocolares Eventos empresariales Eventos sociales (personas) Gubernamentales (Gobiernos, UN, UE, OEA) No Gubernamentales (federaciones, asociaciones profesionales, universidades, ONG´s) Corporativos (empresas) Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

19 Tipos de eventos En función del acceso: Abiertos Cerrados
En función de la convocatoria: de carácter amplio (congresos - conferencias de carácter limitado (jornadas – seminarios – simposios – mesas redondas -convenciones Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

20 Tipos de eventos En función de la logística que implica la cantidad de asistentes: evento pequeño o sencillo megaevento En función de su índole: Empresariales – institucionales (interno-externo) Culturales – espectáculos Deportivos académicos Políticos - Oficiales - Gubernamentales Sociales Internacionales Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

21 CEREMONIAL Y PROTOCOLO PLAN - ETAPAS
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22 Ceremonial y protocolo
Conceptos de ceremonial y protocolo. Tipos de ceremonial por autor: Villata Berisso S. Cava Del Carril / Gill Musumecci - Bonina Evolución de los términos Términos vinculados Principios Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

23 Ceremonial y protocolo
Conjunto de normas y pautas que regulan el comportamiento de las personas en determinadas situaciones. Objetivo principal: ordenar las RR, facilitar la comunicación, crear un ambiente propicio para los encuentros. Cortesía, respeto, educación, delicadeza, buen gusto, empatía, son los principios que priman. El incumplimiento de las normas de ceremonial implican sanción social. Estas pautas cambian de una cultura a otra. Cuando se expresan por escrito: protocolo. En la empresa: manual de roles y funciones Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

24 Ceremonial y protocolo
Villata Etiqueta, protocolo y ceremonial: sinónimos que se usaron en diferentes épocas Ceremonial: Manera de tratarse las personas o en actos. Acción por ley o usos para dar culto a las cosas divinas y honor a las profanas. Relativo a las ceremonias. Serie o conjunto de formalidades para cualquier acto público o SOLEMNE. El ceremonial no crea jerarquía, las reconoce. Sólo establece un orden que haga posibles las más libres y cómodas relaciones. No complica, simplifica. No crea problemas, los evita. Protocolo: regla ceremonial diplomática establecida por decreto o costumbre. Jean Serres: El ceremonial crea el cuadro y la atmósfera en los cuales las relaciones pacíficas entre Estados están llamadas a realizarse. Protocolo: codifica las reglas que gobiernen el ceremonial… Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

25 Tipos Ceremonial Ceremonial P. Externo Villata
RR entre Estados. (Diplomacia – Bases en el Dcho. Internacional) Ceremonial Castrense Ceremonial P. Interno Naturaleza jurídica: Derecho Constitucional y Administrativo Elemento ordenador Ceremonial oficial interno de cada Estado y misiones diplomáticas acreditadas en ellos (ceremonial diplomático). Ceremonial de cancillería o protocolo. Ceremonial escrito. Ceremonial de Ejército, Naval, Aeronáutico, Villata Ceremonial Público (empleado por los Estados) Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

26 Tipos de Ceremonial Normas del Ceremonial Público
Eclesiástico Empresario Con particularidades de cada ámbito. Normas del Ceremonial Público aplicaciones en el sector no oficial y aun privado (los principios son similares) Ceremonial en las RR Exteriores y RRPP. En una empresa, el área de RRPP vincula en el orden externo a la organización con el Estado, medios, competencia, comunidad, clientes, etc. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

27 Ceremonial y protocolo
Berisso Ceremonial: Disciplina por la cual, personas y org. transmiten mensajes. Es lo perteneciente a ceremonias o actos solemnes. Vinculado a las prácticas usuales en todo acto solemne o formal, ya sea público o privado. Elemento ordenador imprescindible de la existencia social de las comunidades , desde las primitivas, monarquías hasta la actualidad. Referente a usos y costumbres. Cambian con tiempo y cultura. Se puede lograr a través del respeto y las formas. Objetivos del Ceremonial: Facilitar la comunicación: ordena las interrelaciones y tratos. Crear el ambiente propicio. No se concibe vida social civilizada sin reglas de cortesía- interacción. Protocolo: Propio de los actos y gestiones referentes a la actividad oficial, particularmente la diplomacia. Norma, generalmente se expresa por escrito, ley o decreto. Protocolo es normalizar los usos y costumbres. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

28 Tipos de ceremonial En el ámbito de las empresas privadas
Berisso En el ámbito de las empresas privadas Principios: cortesía y delicadeza. Cuando se puede convencer con gestos que la imagen de la organización concuerda con la conducta de quienes la conforman, desde el directorio hasta los operarios. Tipos Oficial Empresarial Social Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

29 Ceremonial y protocolo
S. Cava En diferentes épocas se lo une o distingue de protocolo y etiqueta. Es una disciplina y un arte, que rodeado de sentido estético, buen gusto y tacto social, tiene por objetivo facilitar la comunicación entre personas, reconociendo a éstas el lugar que ocupan en la sociedad. Presupone buenas costumbres, no las enseña. No es igual “saber estar” en sociedad, en la empresa, etc. El ceremonial no crea cargos, los reconoce, a partir de ello, surgen criterios de orden de precedencia consensuadas y reconocidas por los Estados (Viena, 1815) El ceremonial aporta elementos y medios para tratar con eventos empresariales, son reglas generales que por analogía (y sentido común) se pueden utilizar para no ofender a nadie y brindar solución. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

30 Tipos de ceremonial S. Cava Es una sola disciplina, que atraviesa distintos ámbitos de la vida de las personas/instituciones. Tipos Oficial: Estado Social Empresarial Deporte, entretenimiento, etc Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

31 Ceremonial y protocolo
Del Carril – Gill Ceremonial Significado y límites dependen de la época Se remonta a la antigüedad como elemento ordenador de las comunidades primitivas. Hoy sigue vigente como parámetro de conducta. Íntimamente vinculado a los ritos, a los rituales. Estos eran tan importantes en la antigüedad que regían el mundo primitivo: todos los actos estaban sujetos a un orden que era obligatorio. Indica lo correcto de lo que no lo es. Sanción social. El Ceremonial se centra en la organización de todos los aspectos formales concernientes a la organización de un evento, acto o ceremonia (público o privado). Establece reglas ordenadoras necesarias, pautas de comportamiento y trato de quienes deberán actuar basándose en los usos y costumbres sociales. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

32 Ceremonial y protocolo
Del Carril – Gill Protocolo RAE: formado por las normas y reglas de carácter jurídico de las que se nutre el ceremonial. Las normas son dictadas por un Estado o por la comunidad internacional. Jean Serres: su objetivo es dar cada uno de los participantes las prerrogativas, privilegios e inmunidades a las que tiene derecho. Reglas escritas de cumplimiento obligatorio que rigen las relaciones de las autoridades entre ellas, en ceremonias de carácter público (oficial, diplomático, militar, institucional o social). Algunas son particulares a un país o cultura (lugar de honor: derecha o izquierda). Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

33 Tipos de ceremonial Del Carril – Gill Ceremonial Empresario Vinculado a la imagen corporativa, a las personas en la empresa, a los eventos corporativos. Ceremonial Social Vinculado a las personas. Saludo y presentaciones, recibir y ser recibidos, invitar, vestirse, etc. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

34 Ceremonial y protocolo
Musumeci – Bonina Ceremonial Empresarial A veces los eventos empresariales requieren invitación de autoridades (nacionales, extranjeras, sectores), esto requiere conocimiento de ceremonial oficial. Ej: firma de acuerdos, aniversarios, inauguraciones, conferencia de prensa, lanzamiento de un producto. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

35 Términos vinculados Etiqueta:
Conjunto de reglas y pautas de comportamiento, usos, estilos y costumbres que deben observarse en actos formales públicos o privados. En ámbito social: regula la conducta personal de los individuos, las maneras de tratarse, sus modales e incluye normas de estilo de VESTIMENTA en determinadas situaciones. Se consideran conocidas y sirven para no fracasar en las relaciones con los demás. No tienen formalidad jurídica pero su incumplimiento conlleva sanción social (ridículo). Varían (igual que en ceremonial) de una época a otra, de una cultura a otra, de una institución a otra. Precedencia Anteposición, antelación en el orden. Preeminencia o preferencia. Primacía Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

36 Términos vinculados Modales:
Se basan en el sentido común, educación, buen gusto y naturalidad. Estilo de vida, respeto y consideración hacia los demás. También depende de cada cultura. Es una conducta general. Urbanidad Término equivalente a civismo. Conjunto de reglas que deben observarse por respeto al prójimo al hablar y actuar para lograr una buena convivencia. Tampoco están/se encuentran en los códigos legales pero conllevan sanción social. Ej: visitante extranjero tratará de adaptarse al país anfitrión a sus costumbres y tradiciones I corrección al hablar I Respeto por los mayores. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

37 Principios Para la vida en sociedad es necesario que se cumplan los siguientes principios: Cortesía Educación Modales (maneras) Empatía El ceremonial utiliza principios del derecho: equidad jurídica de las naciones El ceremonial utiliza principios (ej. Analogía) para adaptar criterios o normas del ámbito oficial / diplomático a otros ámbitos (empresarial, social). Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

38 Planificación Planificar:
Coordinar objetivos, recursos, plazos, tareas Plan Claro Concreto – Conciso Flexible Mensurable (objetivos – acciones o tareas – resultados) Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

39 Planificación Etapas en la organización de eventos Creación
Ejecución Evaluación Congresos - Exposiciones Precongreso (fabricar y vender / comités) Congreso (puesta en escena) Poscongreso (evaluación, difusión) Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

40 Brief de un evento Primera parte Segunda Parte Cliente - Emisor
Organizador Evento - Acto (tipo) Motivo/objetivo principal Oportunidad de su realización – coherencia (pertinencia) Día - Hora Sede - Lugar. Infraestructura y servicios Objetivos (E-G- E- I) Definir Público: CANTIDAD, descripción (ver tipos de público). Descripción secuencia Recursos Humanos Recursos Materiales Recursos Económicos Definir un aspecto distintivo del evento: un aspecto artístico o lúdico, merchandising, un aspecto comunicacional, algo original en el servicio, etc. Público - Lista de invitados – Base de Datos – Definir cómo llegan a ese público. Cronograma de Actividades (Roles y Funciones- Responsables y Tiempos) Programa del Evento (tipos de programa) Servicios a contratar O.P Ceremonial del evento (desde invitaciones, ceremonial escrito, recepción VIPS, jerarquías – tratamientos, presentes, programas, agradecimientos, etc.) Comidas del Evento Comunicaciones – Convocatoria del evento Marketing – publicidad del evento Evaluación. Definir las evaluaciones. Instancias de evaluación y herramientas. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

41 Consejos para la organización de eventos
Alicia Del Carril – Elisa Gill Agasajar a los invitados requiere previsión y cuidado de detalles. Elegir estilo. Elegir tipo (Desayuno, Seminario, etc.) Motivo, objetivo. Cantidad y características de los invitados. Fecha y horario. Lugar y ambientación. Recursos. Regalos, Souvenir, material de entrega. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

42 Consejos para la organización de eventos
Musumecci – Bonina Definir tipo de reunión y público. Definir objetivos y grupo de trabajo (Comité científico, de recepción, de ceremonial). El emisor pone en juego su imagen Lugar- sede: infraestructura- acceso –servicios- turismo- comunidad. Fecha: en función de la segmentación del turismo, de otros eventos. Tiempos. Plazos Planificación de actividades: tema o motivo de convocatoria, objetivos, disertantes, estructura del programa, duración, lugar, servicios específicos. Actividades recreativas: comidas, galas, entretenimiento-turismo, programa para acompañantes. Evaluación: conocer la opinión del público;planificar encuestas-cuestionarios, sobre la calidad académica, organización, comunicación, actividad recreativa. Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos

43 En esta clase conceptualizamos
Organización de eventos como actividad Eventos – ceremonias Tipología Plan Ceremonial y protocolo Tipos de Ceremonial Principios Etapas en la OE Planificación – etapas – brief Lic. Maisa Jobani I Lic. Cecilia Capdevila Ceremonial y marketing en la organización de eventos