Curso de formación de Microsoft® Office Outlook® 2007

Presentación del tema: "Curso de formación de Microsoft® Office Outlook® 2007"— Transcripción de la presentación:

1 Curso de formación de Microsoft® Office Outlook® 2007
[Nombre de su empresa] presenta: Curso de formación de Microsoft® Office Outlook® 2007 [Nota para el instructor: en la última diapositiva encontrará ayuda más detallada sobre cómo personalizar esta plantilla. También puede consultar texto adicional sobre las lecciones en el panel de notas de algunas diapositivas.] Ponerse rápidamente al día 1

2 Ponerse rápidamente al día
Contenido del curso Introducción: Una nueva versión de Outlook Lección: Qué ha cambiado y por qué Lección 2: Buscar los comandos habituales Lección 3: Enviar y recibir datos adjuntos e imágenes Cada lección incluye una lista de tareas propuestas y una serie de preguntas de prueba. Ponerse rápidamente al día 2

3 Introducción: Una nueva versión de Outlook
Atención: nueva versión de Outlook a la vista. Tiene un aspecto totalmente nuevo, además de nuevas características. Pero no se preocupe, porque eso no significa que vaya a tener que emplear mucho tiempo en aprender a usar un nuevo programa. Por el contrario, el nuevo diseño y las nuevas características le ayudarán a ser más eficaz y a realizar fácilmente las tareas diarias en Outlook. Ponerse rápidamente al día 3

4 Ponerse rápidamente al día
Objetivos del curso Moverse por Outlook Saber lo que ha cambiado y por qué ha cambiado. Encontrar los comandos en la cinta de opciones y realizar las tareas diarias: leer y enviar correo electrónico, trabajar con citas y reuniones, y usar los contactos. Enviar y recibir imágenes y datos adjuntos. Asegurarse de que los destinatarios podrán abrir los archivos adjuntos que tienen el nuevo formato de archivo de la versión Microsoft Office. Ponerse rápidamente al día 4

5 Qué es lo que ha cambiado y por qué
Lección 1 Qué es lo que ha cambiado y por qué 5

6 Qué es lo que ha cambiado y por qué
La primera vez que cree un mensaje en Outlook 2007 (o abra uno que haya recibido), verá la cinta de opciones. Es la banda que aparece en la parte superior de la ventana. Es uno de los cambios más notables de Outlook, ya que la cinta de opciones es la que da un nuevo aspecto a Outlook. Pero a medida que utilice el programa, verá que el cambio no es sólo visual; le permitirá trabajar más fácilmente y con menos pasos. Pero la cinta de opciones no es el único gran cambio: hay muchas novedades que le ayudarán a trabajar más rápida y eficazmente. Entre estas novedades se incluyen la Barra de tareas pendientes, una nueva forma de desplazarse por el calendario y un nuevo formato para los contactos. Nota: si desea obtener información sobre todas las características nuevas de Outlook o sobre las diferencias entre las versiones anteriores de Outlook y esta versión, eche un vistazo a la Tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo se encuentra al final del curso. Esta tarjeta contiene una lista de recursos adicionales. Ponerse rápidamente al día 6

7 Introducción a la cinta de opciones
Éste es un nuevo mensaje de correo electrónico. La cinta de opciones se encuentra en la parte superior de la ventana. La cinta de opciones aparece cada vez que crea o modifica alguna cosa en Outlook. ¿Por qué este nuevo sistema? Microsoft ha investigado minuciosamente el modo en que se utilizan los comandos de Outlook. Como resultado de esta investigación, algunos comandos de Outlook ahora están más visibles y los comandos comunes se se muestran y están agrupados de forma que resulte más fácil encontrarlos y utilizarlos. En concreto, encontrará la cinta de opciones cuando cree o modifique mensajes de correo electrónico, elementos del calendario, contactos, tareas o asientos del diario. Nota: si ha utilizado Microsoft Office Word 2007, la cinta de opciones de los mensajes de Outlook le resultará familiar. Como el editor de Outlook 2007 se basa en Word 2007, muchos de los comandos y opciones que están disponibles en Word también lo están cuando crea mensajes en Outlook. Ponerse rápidamente al día 7

8 Una visión más detallada de la cinta de opciones
Para ayudarle a aprender a utilizar la cinta de opciones, aquí encontrará una guía sobre su organización básica. Fichas: la cinta de opciones está formada por fichas, cada una de las cuales está relacionada con un tipo específico de trabajo en Outlook. Grupos: cada ficha tiene varios grupos con elementos relacionados. Comandos: un comando es un botón, un cuadro en el que se especifica información o un menú. Fichas: en las fichas hay comandos y botones que ha utilizado antes. Aquí se muestra la ficha Mensaje . Grupos: Texto básico, mostrado en la ilustración, es un grupo. Comandos: El botón Negrita y la lista Fuente (que en este imagen contiene la fuente Calibri) son comandos. Los comandos utilizados con más frecuencia, como Pegar, tienen botones más grandes. Ponerse rápidamente al día 8

9 La cinta de opciones contiene lo que necesita
Una vez más, encontrará la cinta de opciones cuando realice determinadas acciones como crear mensajes, entradas del calendario o contactos. En la cinta de opciones se muestran las fichas y los comandos apropiados para las acciones que realiza. Es decir, las fichas de la cinta de opciones cambiarán según el área de Outlook en la que trabaje. Ponerse rápidamente al día 9

10 La cinta de opciones contiene lo que necesita
En la imagen se muestran algunas de estas diferencias. Un nuevo mensaje muestra las fichas Mensaje y Opciones . Una nueva cita muestra la ficha Cita . Un nuevo contacto muestra la ficha Contacto . Las fichas Mensaje y Opciones contienen grupos y comandos que utilizará cuando escriba y envíe un mensaje. La ficha Cita tiene grupos y comandos específicos para trabajar con una entrada del calendario. La ficha Contacto contiene grupos y comandos que le ayudarán a mantener actualizada la información de los contactos. Ponerse rápidamente al día 10

11 Hay más de lo que parece a simple vista
Una pequeña flecha situada en la parte inferior de un grupo indica que hay más opciones disponibles que las que se muestran. Este botón se denomina Iniciador de cuadros de diálogo. En la imagen se puede ver que para obtener una lista completa de opciones de fuente, tendría que hacer clic en la flecha situada junto al grupo Texto básico en la ficha Mensaje de un nuevo mensaje de correo electrónico. Ponerse rápidamente al día 11

12 La minibarra de herramientas
La Minibarra de herramientas permite tener acceso rápidamente a comandos de formato allí donde se necesitan, en el cuerpo de un mensaje de correo electrónico. La ilustración explica cómo funciona el proceso: Seleccione el texto arrastrándolo con el mouse y, a continuación, elija el texto seleccionado. Aparece la minibarra de herramientas atenuada. Si la selecciona, dejará de estar atenuada. Entonces puede hacer clic en una opción de formato. Ponerse rápidamente al día 12

13 La barra de herramientas de acceso rápido
La barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas pequeña situada sobre la cinta de opciones. Sirve para tener a mano los comandos que necesita y utiliza habitualmente. ¿Cuál es la gran ventaja de la barra de herramientas de acceso rápido? Que usted elige lo que contiene. Es decir, puede agregar sus comandos favoritos a esta barra con un simple clic del botón secundario del mouse. En la Tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo encontrará al final de este curso, se incluyen los pasos detallados para agregar comandos a la barra de herramientas de acceso rápido. Ponerse rápidamente al día 13

14 La barra de herramientas de acceso rápido
Verá y usará diferentes barras de herramientas de acceso rápido según el área de Outlook en la que trabaje. Por ejemplo, los cambios que realice en la barra de herramientas de acceso rápido para los mensajes que envía no aparecerán en la barra de herramientas de acceso rápido para los contactos. Ponerse rápidamente al día 14

15 Métodos abreviados de teclado
Si usa métodos abreviados de teclado en lugar del mouse u otro dispositivo señalador, observará que algunos métodos abreviados son los mismos, pero que otros han cambiado. Con la introducción de la cinta de opciones, los comandos se encuentran en lugares diferentes, por lo que los métodos abreviados que comienzan por ALT probablemente serán diferentes de los de las versiones anteriores. Ponerse rápidamente al día 15

16 Métodos abreviados de teclado
Si usa métodos abreviados de teclado en lugar del mouse u otro dispositivo señalador, observará que algunos métodos abreviados son los mismos, pero que otros han cambiado. A modo de orientación: Notas    La mayoría de los métodos abreviados de teclado que utilizan la tecla CTRL, como CTRL+N para Nuevo, CTRL+C para Copiar y CTRL+V para pegar, no han cambiado. La Tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo se encuentra al final de este curso, contiene recursos con información adicional sobre el uso del teclado para tener acceso a los menús y comandos. Empiece presionando la tecla ALT. Presione la tecla que se indica para ver la ficha correcta y, a continuación, presione la letra para tener acceso al comando que desee. Ponerse rápidamente al día 16

17 Ponerse rápidamente al día
Conocer sus opciones Outlook proporciona muchas opciones para ayudarle a cambiar el aspecto y el funcionamiento. La forma en que se tiene acceso a estas opciones del programa no ha cambiado. Como se muestra en la imagen, aún tendrá que hacer clic en Opciones en el menú Herramientas desde la ventana principal de Outlook y usar el cuadro de diálogo Opciones . Algunos ejemplos de las opciones del programa son la hora de los avisos estándar para las citas o la ubicación predeterminada para guardar los mensajes enviados. Observe que las opciones presentan algunos cambios. Estos cambios se tratarán en la siguiente lección. Ponerse rápidamente al día 17

18 Más información sobre las opciones
En Outlook 2007, las opciones se definen en algunos lugares diferentes. Opciones para escribir mensajes de correo electrónico Si desea cambiar la configuración para la redacción de mensajes(por ejemplo, indicar al corrector ortográfico que omita las palabras en mayúsculas), tendrá que utilizar el cuadro de diálogo Opciones del editor . Ponerse rápidamente al día 18

19 Más información sobre las opciones
En Outlook 2007, las opciones se definen en algunos lugares diferentes. Primero cree un mensaje y, después, siga este procedimiento: Nota: algunas opciones, como las que se definen en el área Personalizar de la ventana Opciones del editor son las mismas en todos los programas de 2007 Office system. Sin embargo, la mayoría de los cambios que realice en Opciones del editor sólo se aplicarán a Outlook. Haga clic en el botón de Microsoft Office Haga clic en Opciones del editor. Ponerse rápidamente al día 19

20 Más información sobre las opciones
En Outlook 2007, las opciones se definen en algunos lugares diferentes. Opciones para enviar correo electrónico Por ejemplo, puede elegir el formato que desea aplicar al mensaje saliente (texto sin formato, HTML o texto enriquecido). Puede cambiar también el lugar en el que se almacena una copia de un determinado mensaje enviado o especificar si desea guardar dicha copia. Cuando envíe un mensaje de correo electrónico, puede decidir el modo en que desea enviarlo. Estas opciones se definen en las fichas disponibles en la cinta de opciones para el mensaje abierto. Ponerse rápidamente al día 20

21 Otra novedad: la barra de tareas pendientes
Situada en el extremo derecho de la ventana, la barra de tareas pendientes aparece en cualquier lugar de Outlook en el que trabaje. La barra de tareas pendientes sirve para realizar un seguimiento de las próximas tareas y citas. Puede ver la barra de tareas pendientes desde Correo, Calendario, Contactos, etc. Ponerse rápidamente al día 21

22 Otra novedad: la barra de tareas pendientes
Situada en el extremo derecho de la ventana, la Barra de tareas pendientes aparece en cualquier lugar de Outlook en el que trabaje. En la imagen se indican algunos de sus elementos clave: Explorador de fechas Próximas citas del calendario Un lugar para especificar nuevas tareas Su lista de tareas Ponerse rápidamente al día 22

23 Nueva presentación del calendario
Con el nuevo diseño del calendario de Outlook 2007 es más fácil saber qué es cada cosa. También es más fácil desplazarse. En la imagen se muestran algunos ejemplos: Unos botones más grandes facilitan la tarea de desplazarse entre las vistas del calendario diario, semanal y mensual. Atrás y Adelante permiten ir rápidamente al día, semana o mes siguiente del calendario. Ponerse rápidamente al día 23

24 Nueva presentación del calendario
Con el nuevo diseño del calendario de Outlook 2007 es más fácil saber qué es cada cosa. También es más fácil desplazarse. En la imagen se muestran algunos ejemplos: En el área Tareas , las tareas terminadas aparecen tachadas y “se quedan” en el día; las tareas no marcadas como completadas pasarán automáticamente al día siguiente hasta que las realice. En la Tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo encontrará al final del curso, se proporciona información adicional sobre el calendario de Outlook. Otra novedad es el área Tareas . En ella se muestran las citas actuales y próximas, y se realiza un seguimiento de las tareas realizadas. Ponerse rápidamente al día 24

25 Contactos con un nuevo aspecto
En Outlook 2007, las tarjetas de presentación electrónicas permiten ver y compartir más fácilmente la información de los contactos. Apreciará el nuevo aspecto de los contactos cuando haga clic en Contactos para cambiar a esa área de Outlook. Puede enviar tarjetas de presentación electrónicas por correo electrónico. Tal vez desee incluir su propia tarjeta de presentación electrónico como parte de su firma de correo electrónico. Ponerse rápidamente al día 25

26 Contactos con un nuevo aspecto
Observará que en esta imagen, el panel de exploración está minimizado para mostrar más información del panel Contactos. Puede minimizar el panel de exploración desde cualquier área de Outlook haciendo clic en el botón Minimizar el panel de exploración . Sugerencia: observará también que en esta imagen, el panel de exploración está minimizado para mostrar más información del panel Contactos. Puede minimizar el panel de exploración desde cualquier área de Outlook haciendo clic en el botón Minimizar el panel de exploración . Ponerse rápidamente al día 26

27 Sugerencias para la práctica
Crear un mensaje y ver la cinta de opciones. Usar la minibarra de herramientas, usar un iniciador de cuadros de diálogo y agregar un comando a la barra de herramientas de acceso rápido. Abrir un mensaje y ver la cinta de opciones para un mensaje recibido. Definir opciones del programa, opciones del editor de correo electrónico y opciones de mensajes de correo electrónico. Usar métodos abreviados de teclado. Explorar la barra de tareas pendientes y ver cómo se personaliza. Examinar el calendario y los contactos en la nueva vista Tarjeta de presentación (opcional). [Nota para el instructor: con Outlook 2007 instalado en su equipo puede hacer clic en el vínculo de la diapositiva para tener acceso a una práctica en línea. Las tareas de dicha práctica se llevan a cabo en Outlook, siguiendo una serie de instrucciones que le servirán de guía. Importante: si no dispone de Outlook 2007 no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica.] Práctica en línea (requiere Outlook 2007) Ponerse rápidamente al día 27

28 Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 1 La cinta de opciones tendrá el mismo aspecto para un nuevo mensaje de correo electrónico y para un mensaje de correo electrónico recibido. (Elija una respuesta). Verdadero. Falso. Ponerse rápidamente al día 28

29 Prueba 1, pregunta 1: Respuesta
Falso. El contenido de la cinta de opciones será diferente porque sus necesidades para trabajar con los mensajes de correo electrónico nuevos y los recibidos son diferentes. Ponerse rápidamente al día 29

30 Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 2 Se encuentra en el calendario, listo para explorar su nuevo aspecto. Para dejar más espacio en la ventana de Outlook para el calendario, ¿cuál de las siguientes operaciones podría realizar en Outlook? (Elija una respuesta). Usar los botones situados en la parte superior para ocultar los detalles. Minimizar el panel de exploración. Cambiar la resolución de la pantalla. Ponerse rápidamente al día 30

31 Prueba 1, pregunta 2: Respuesta
Minimizar el panel de exploración. En esta versión de Outlook, puede minimizar el panel de exploración haciendo clic en el botón Minimizar el panel de exploración . Ponerse rápidamente al día 31

32 Ponerse rápidamente al día
Prueba 1, pregunta 3 Si desea usar el teclado para tener acceso a los comandos de la cinta de opciones, ¿qué tecla debe presionar en primer lugar?  (Elija una respuesta). CTRL. ALT. MAYÚS. Ponerse rápidamente al día 32

33 Prueba 1, pregunta 3: Respuesta
ALT. Presione ALT para ver todas las letras y obtener ayuda con el siguiente movimiento. Ponerse rápidamente al día 33

34 Buscar los comandos habituales
Lección 2 Buscar los comandos habituales 34

35 Buscar los comandos habituales
Ha instalado Outlook y ha dedicado algún tiempo a ver alguna de sus diferencias con respecto a las versiones anteriores. Ahora ha llegado el momento de ponerse a trabajar. ¿Será fácil hacer lo que siempre ha hecho en Outlook? En esta lección verá que la respuesta es afirmativa. Ponerse rápidamente al día 35

36 Ponerse rápidamente al día
Crear un mensaje nuevo Es hora de escribir y enviar su primer mensaje de correo electrónico en el nuevo Outlook. ¿Qué debe saber? Para empezar, algunas cosas no han cambiado. Lo primero que debe saber para empezar es que no necesita saber nada nuevo. Todos los métodos antiguos para iniciar un nuevo mensaje siguen funcionando. En un nuevo mensaje, primero debe orientarse en la cinta de opciones. La ficha Mensaje se encuentra en la parte superior, con los comandos que probablemente utilizará cada vez que cree y envíe un mensaje. Todos los métodos antiguos para empezar a trabajar en Outlook siguen funcionando: si prefiere usar el botón Nuevo o presionar CTRL+N, hará simplemente lo que ha hecho siempre para abrir un nuevo mensaje. Ponerse rápidamente al día 36

37 Ponerse rápidamente al día
Crear un mensaje nuevo Usar otras fichas Si tiene problemas para encontrar un comando o botón, es posible que tenga que buscar en otra ficha. Por ejemplo, para insertar una imagen de forma que aparezca dentro del texto del mensaje (no como un archivo adjunto independiente), tendrá que cambiar a la ficha Insertar . Nota: aunque esto no es nuevo sí que merece la pena recordarlo: algunos grupos y botones sólo estarán disponibles cuando el cursor esté en el cuerpo del mensaje de correo electrónico. Por ejemplo, los comandos de formato de la ficha Texto básico no estarán disponibles cuando el cursor esté en el campo Para o en el campo Asunto ; para usar estos comandos, debe mover el cursor al cuerpo del mensaje. Ponerse rápidamente al día 37

38 Usar la libreta de direcciones para agregar destinatarios
¿Utiliza la libreta de direcciones para agregar nombres a los campos Para, CC  y CCO ? Encontrará el comando Libreta de direcciones en la ficha Mensaje . Ponerse rápidamente al día 38

39 Mostrar u ocultar el campo CCO
Si prefiere escribir las direcciones de correo electrónico directamente en los cuadros Para y CC , tal vez desee saber cómo puede mostrar el campo CCO para poder escribir nombres allí también. En la imagen se muestra la ubicación del comando Mostrar CCO . Como puede ver, se encuentra en la ficha Opciones . Puede utilizar CCO (abreviatura de Con copia oculta) para enviar mensajes sin mostrar los nombres de los destinatarios a los demás y, de este modo, respetar la confidencialidad de las personas a las que envía un mensaje de correo electrónico. Sugerencia: puede mostrar u ocultar el campo CCO según prefiera agregando el botón Mostrar CCO a la barra de herramientas de acceso rápido. En ese caso, no tendrá que activar o desactivar el campo CCO cada vez que envíe un mensaje; el campo CCO no se mostrará en el mensaje recibido aunque no lo desactive en el mensaje enviado. Ponerse rápidamente al día 39

40 Ponerse rápidamente al día
Incluir su firma ¿Utiliza una firma de correo electrónico personal al final de los mensajes de Outlook? La misma firma que utilizaba en versiones anteriores estará disponible cuando actualice a Outlook 2007. Si no utilizaba firmas (tal vez le parecía demasiado complejo o nunca recordaba cómo se creaban o dónde encontrarlas), le sorprenderá lo fácil que es utilizar firmas en Outlook 2007. Ponerse rápidamente al día 40

41 Ponerse rápidamente al día
Incluir su firma Puede modificar la firmas existentes o crear firmas nuevas, así como definir una firma predeterminada. En primer lugar, haga clic en la flecha situada bajo el comando Firma . En la imagen se muestra lo que sucede a continuación: Si ha creado firmas anteriormente, éstas aparecerán aquí. Para crear nuevas firmas, definir una firma predeterminada o modificar firmas existentes, haga clic en Firmas. Ponerse rápidamente al día 41

42 Ponerse rápidamente al día
Usar marcas y avisos Las marcas y los avisos pueden servirle a usted y a los demás de recordatorio sobre lo que debe hacer. Para agregar una marca, aviso o ambas cosas cuando cree un mensaje, primero haga clic en Seguimiento en el grupo Opciones de un nuevo mensaje. Ponerse rápidamente al día 42

43 Ponerse rápidamente al día
Usar marcas y avisos Llevar su propio seguimiento Suponga que envía un mensaje a un compañero con el siguiente texto “Lo veré contigo mañana”. Para asegurarse de que no se olvida de hacerlo, marque el mensaje para usted mismo haciendo clic en Seguimiento y, después, en Mañana. El mensaje se marca y se agrega a la lista de tareas pendientes en Tareas. También se muestra como un elemento en su propia barra de tareas pendientes. El propio mensaje se mueve a la carpeta Elementos enviados una vez enviado. Ponerse rápidamente al día 43

44 Ponerse rápidamente al día
Usar marcas y avisos Hacer un seguimiento del destinatario Puede adjuntar también una marca de seguimiento para los destinatarios con el comando Marcar para los destinatarios , resaltado en la imagen. Antes de enviar el mensaje, especifica cuándo desea que el destinatario reciba el aviso de que deben tratar el asunto en cuestión. Como se muestra en la imagen, el mensaje recibido incluirá una marca y un icono de campana. Siempre que el destinatario mantenga el mensaje en su buzón de Outlook, se mostrará un aviso a la hora que usted especifique. El icono de campana indica al destinatario que el mensaje incluye un aviso. Tenga en cuenta que el elemento no se agregará a la barra de tareas pendientes del destinatario. La creación de una lista de tareas pendientes depende de cada uno. Ponerse rápidamente al día 44

45 Ponerse rápidamente al día
Responder a un mensaje El correo electrónico no consiste sólo en enviar… …sino también en recibir y responder. Cuando responda desde un mensaje abierto, utilizará los botones del grupo Responder en la ficha Mensaje de la cinta de opciones. Observará que el contenido de la cinta de opciones en un mensaje recibido es diferente del que se muestra para un nuevo mensaje de correo electrónico. Ponerse rápidamente al día 45

46 ¡Vaya! ¿Necesita recuperar un mensaje?
Acaba de enviar un mensaje y se da cuenta de que hay un detalle esencial que es incorrecto. (Ha escrito “conejo” en lugar de “consejo” al describir los resultados de la última reunión del consejo directivo). Si utiliza Microsoft Exchange Server para el correoelectrónico, es posible que pueda recuperar el mensaje que acaba de enviar. Si actúa antes de que un destinatario lea el mensaje, podrá recuperarlo y enviar una versión corregida a esa persona, y evitar una posible situación embarazosa. Ponerse rápidamente al día 46

47 ¡Vaya! ¿Necesita recuperar un mensaje?
Acaba de enviar un mensaje y se da cuenta de que hay un detalle esencial que es incorrecto. (Ha escrito “conejo” en lugar de “consejo” al describir los resultados de la última reunión del consejo directivo). Esto es lo que tiene que hacer: En el panel de exploración, haga clic en Elementos enviados para cambiar a esa carpeta. En la carpeta Elementos enviados , haga doble clic en el mensaje que desea recuperar para abrirlo. Ponerse rápidamente al día 47

48 ¡Vaya! ¿Necesita recuperar un mensaje?
Acaba de enviar un mensaje y se da cuenta de que hay un detalle esencial que es incorrecto. (Ha escrito “conejo” en lugar de “consejo” al describir los resultados de la última reunión del consejo directivo). Esto es lo que tiene que hacer: Nota: si no ve el comando Recuperar este mensaje, es posible que no utilice Microsoft Exchange Server para el correo electrónico. En la Tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo se incluye al final de este curso, encontrará más información sobre cómo puede comprobarlo. En el mensaje abierto, haga clic en Otras acciones en el grupo Acciones y haga clic en Recuperar este mensaje. Ponerse rápidamente al día 48

49 Organizar el tiempo y recordar lo que debe hacer
Outlook no es sólo para el correo electrónico. También sirve para organizar su tiempo mediante el calendario. Cuando cree o abra un elemento en el calendario, verá que en la cinta de opciones se muestran grupos y comandos apropiados para ayudarle a organizar su tiempo. Ponerse rápidamente al día 49

50 Organizar el tiempo y recordar lo que debe hacer
Cuando crea cualquier tipo de entrada del calendario, se configura un aviso automáticamente. Para cambiar la hora del aviso para una cita: Nota: el modo en que se define la hora de los avisos estándar para todas las citas no ha cambiado. Aún debe hacer clic en Opciones en el menú Herramientas en la ventana principal de Outlook y utilizar la ficha Preferencias bajo Calendario. En la ficha Cita , haga clic en la flecha para abrir la lista Aviso y, a continuación, seleccione una hora. Una vez realizado el cambio, haga clic en Guardar y cerrar en el extremo izquierdo de la cinta de opciones. Ponerse rápidamente al día 50

51 ¿Desea crear una reunión? Invite a los asistentes
Una cita sólo es para usted. Si hay más personas involucradas, cree una reunión. En la ficha Cita , haga clic en Invitar a los asistentes. Aparece un cuadro y un botón Para . Escriba directamente los nombres en el cuadro o haga clic en el botón Para para agregar a los asistentes seleccionándolos de una lista. Ponerse rápidamente al día 51

52 ¿Desea crear una reunión? Invite a los asistentes
Una cita sólo es para usted. Si hay más personas involucradas, cree una reunión. Una vez especificados todos los detalles de la reunión, haga clic en Enviar para enviar la invitación a los demás participantes de la reunión. Ponerse rápidamente al día 52

53 Trabajar con un contacto
Cuando abra o modifique un contacto, utilizará los botones del grupo Mostrar para mostrar u ocultar más información sobre un contacto. Por ejemplo, si desea anotar el cumpleaños o el aniversario de un contacto, haga clic en el botón Detalles y, a continuación, seleccione la fecha correspondiente junto a Cumpleaños o Aniversario. Para modificar la tarjeta de presentación electrónica de un contacto, haga clic en el botón Editar tarjeta de presentación de la ficha Contacto . Ponerse rápidamente al día 53

54 Sugerencias para la práctica
Usar la libreta de direcciones y CCO. Comprobar la ortografía y la gramática. Ver las firmas. Agregar una marca de seguimiento. Responder a un mensaje; recuperar un mensaje (opcional). Programar una cita y configurar un aviso. Crear un nuevo contacto. Modificar una tarjeta de presentación. [Nota para el instructor: con Outlook 2007 instalado en su equipo puede hacer clic en el vínculo de la diapositiva para tener acceso a una práctica en línea. Las tareas de dicha práctica se llevan a cabo en Outlook, siguiendo una serie de instrucciones que le servirán de guía. Importante: si no dispone de Outlook 2007 no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica.] Práctica en línea (requiere Outlook 2007) Ponerse rápidamente al día 54

55 Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 1 Para iniciar un nuevo mensaje, debe usar la cinta de opciones. (Elija una respuesta). Verdadero. Falso. Ponerse rápidamente al día 55

56 Prueba 2, pregunta 1: Respuesta
Falso. Los mensajes se crean tal como se ha hecho siempre. Ponerse rápidamente al día 56

57 Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 2 ¿Cuál de los siguientes elementos permite mostrar u ocultar rápidamente el campo CCO en un mensaje? (Elija una respuesta). La libreta de direcciones. La barra de herramientas de acceso rápido. El botón Mostrar CCO de la ficha Opciones . Ponerse rápidamente al día 57

58 Prueba 2, pregunta 2: Respuesta
El botón Mostrar CCO de la ficha Opciones . En la última lección se explica cómo hacerlo en Outlook. Hay muchas opciones. Al botón se obtiene acceso desde una ficha específica para opciones de mensajes, la ficha Opciones . Ponerse rápidamente al día 58

59 Ponerse rápidamente al día
Prueba 2, pregunta 3 Acaba de enviar un mensaje con un error tipográfico embarazoso y desea recuperarlo. ¿Qué es lo primero que debe hacer? (Ya sabe que utiliza Microsoft Exchange Server). (Elija una respuesta). En la ventana principal de Outlook, hacer clic en Recuperar este mensaje en el menú Acciones . Buscar y abrir el mensaje en la carpeta Elementos enviados . Buscar y seleccionar el mensaje en la carpeta Elementos enviados . Ponerse rápidamente al día 59

60 Prueba 2, pregunta 3: Respuesta
Buscar y abrir el mensaje en la carpeta Elementos enviados . Abrirá el mensaje en Elementos enviados y, después, utilizará un comando de la cinta de opciones: haga clic en Otras acciones en el grupo Acciones y luego en Recuperar este mensaje. Ponerse rápidamente al día 60

61 Enviar y recibir datos adjuntos e imágenes
Lección 3 Enviar y recibir datos adjuntos e imágenes 61

62 Enviar y recibir datos adjuntos e imágenes
Enviar y recibir archivos adjuntos en Outlook 2007 es tan sencillo como siempre y, en cierto sentido, aún más fácil. ¿Qué es más fácil? Cuando reciba imágenes o archivos de Microsoft Office adjuntos, podrá usar el Controlador de vista previa de datos adjuntos para obtener una vista previa de esos datos adjuntos directamente en el panel de lectura de Outlook. Y si envía imágenes, la cinta de opciones le ayudará a enviarlas del modo que prefiera. Ponerse rápidamente al día 62

63 Incluir datos adjuntos
Incluir un documento o imagen como un archivo adjunto al mensaje aún es más fácil. Tal como ha hecho siempre, empezará creando un nuevo mensaje. A continuación, utilizará el comando Adjuntar archivo de la cinta de opciones. Ponerse rápidamente al día 63

64 Incluir datos adjuntos
¿Dónde está el comando Adjuntar archivo? Incluir un archivo adjunto es una tarea habitual, por lo que encontrará el comando Adjuntar archivo en la ficha Mensaje y en la ficha Insertar . En la imagen se muestra en la ficha Insertar . Ponerse rápidamente al día 64

65 Incluir datos adjuntos
No se puede adjuntar cualquier cosa Outlook bloqueará algunos tipos de archivos adjuntos. Este comportamiento no ha variado con respecto a las versiones anteriores. Sin embargo, tal vez le interese saber que algunos tipos de de archivos que antes estaban bloqueados ahora están permitidos, y que se han agregado algunos tipos nuevos a la lista de bloqueados. Para obtener una lista completa de tipos de archivo bloqueados y obtener más información sobre cómo evitar tener archivos adjuntos bloqueados, consulte el artículo “Datos adjuntos bloqueados en Outlook”. La Tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo se encuentra al final de este curso, contiene un vínculo a este artículo. Ponerse rápidamente al día 65

66 Incluir una imagen insertada en el texto
En Outlook, es fácil enviar imágenes en el cuerpo del mensaje de correo electrónico en lugar de como un archivo adjunto independiente. Para ello: Nota: cuando se inserta una imagen en el mensaje, se agrega al mensaje como un objeto incrustado. Es decir, pasa a formar parte del texto del mensaje. Para poder ver la imagen, las personas que reciban el mensaje deben ser capaces de recibir mensajes HTML o de texto enriquecido. Haga clic en el comando Imagen en la ficha Insertar . Como se muestra en la ilustración, verá una imagen en el cuerpo del mensaje. Ponerse rápidamente al día 66

67 Imagíneselo: fichas que aparecen y desaparecen
Ahora que hablamos de imágenes, aprovechemos la oportunidad para explicar una última cosa sobre la cinta de opciones. Algunas fichas sólo aparecen cuando se realizan tareas específicas. Por ejemplo, cuando: Al hacer clic fuera de la imagen, Herramientas de imagen desaparece. Verá un comportamiento similar si incluye un gráfico, dibujo, diagrama o tabla en el mensaje. Selecciona una imagen que ha insertado en un mensaje… …verá que Herramientas de imagen aparece en la cinta de opciones. La ficha Formato contiene comandos que puede usar para modificar la imagen antes de enviarla. Ponerse rápidamente al día 67

68 Obtener una vista previa de los datos adjuntos antes de abrirlos
En Outlook 2007, recibirá datos adjuntos del mismo modo que en las versiones anteriores. Pero ahora se puede obtener una vista previa de algunos archivos adjuntos directamente en el panel de lectura. Suponga que alguien le envía dos diagramas de Microsoft Office Visio® como archivos adjuntos, pero sólo le interesa el que incluye la nueva aula de aprendizaje de su edificio. ¿Cómo puede decidir rápidamente qué archivo debe abrir o guardar en su disco duro? Ponerse rápidamente al día 68

69 Obtener una vista previa de los datos adjuntos antes de abrirlos
Como se muestra en la imagen, obtener una vista previa de los datos adjuntos puede ser la solución. La vista previa de datos adjuntos permite mostrar una vista previa de algunos tipos de archivos directamente desde el panel de lectura de Outlook. Puede realizar esta operación sin tener que abrir los archivos adjuntos. Para obtener una vista de previa de un archivo adjunto, haga clic en su icono. La vista previa del archivo adjunto se muestra en el panel de lectura. Una vez que decida abrir o guardar un archivo adjunto, puede realizar esta acción haciendo clic con el botón secundario del mouse en su icono. Nota: para ayudar a proteger su equipo, el código incrustado de los archivos adjuntos está deshabilitado durante la vista previa. Ponerse rápidamente al día 69

70 Cómo reciben los demás los archivos adjuntos que les envía
Cuando utilice Outlook 2007, las personas recibirán los archivos adjuntos que les envíe igual que antes. Lo que ha cambiado es el formato de archivo utilizado por algunos programas de 2007 Office system. Los archivos adjuntos que envíe o reciba pueden usar este nuevo formato, que reduce el tamaño de los archivos y contribuye a su protección. Outlook admite plenamente el envío y la recepción de archivos que utilicen los nuevos formatos. Aquí encontrará más información sobre los principales formatos de archivo utilizados en los programas de 2007 Office system: Microsoft Office Word 2007 ahora utiliza .docx. Microsoft Office PowerPoint®2007 ahora utiliza .pptx. Microsoft Office Excel® 2007 ahora utiliza .xlsx. Microsoft Office Access 2007 ahora utiliza .accdb. Ponerse rápidamente al día 70

71 Cómo ven los demás los archivos adjuntos que les envía
Si va a enviar un archivo de Word 2007, Excel 2007 o PowerPoint 2007 a una persona que aún no se ha actualizado a la versión 2007 de Office, hay dos opciones. Puede guardar el archivo en el formato de archivo de antes de enviarlo. Los compañeros que tengan las versiones 2000 hasta 2003 de Microsoft Office pueden abrir, modificar y guardar los archivos de 2007 instalando el Módulo de compatibilidad de Microsoft Office para los formatos de archivos de 2007 Office Word, Excel y PowerPoint, que Microsoft ofrece gratuitamente. El módulo de compatibilidad descrito en el segundo punto abrirá sólo los archivos creados con programas de 2007 Office system. Se recomienda restringir el uso del módulo a usuarios que conozcan y entiendan esta limitación. Nota: puede enviar archivos .accdb de Office Access 2007 como datos adjuntos, pero sólo puede abrirlos con Access Para obtener más información sobre los formatos de archivo de Access 2007, consulte la Tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo se encuentra al final de este curso. Ponerse rápidamente al día 71

72 Sugerencias para la práctica
Adjuntar un archivo a un mensaje y enviárselo a sí mismo. Insertar una imagen dentro del texto del mensaje. Obtener una vista previa de un archivo adjunto. Averiguar qué controladores de vista previa tiene instalados (opcional). [Nota para el instructor: con Outlook 2007 instalado en su equipo puede hacer clic en el vínculo de la diapositiva para tener acceso a una práctica en línea. Las tareas de dicha práctica se llevan a cabo en Outlook, siguiendo una serie de instrucciones que le servirán de guía. Importante: si no dispone de Outlook 2007 no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica.] Práctica en línea (requiere Outlook 2007) Ponerse rápidamente al día 72

73 Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 1 ¿Cómo se incluye una imagen que esté insertada dentro del texto del mensaje? (Elija una respuesta). Utilizando el formato de archivo de texto enriquecido. Utilizando el comando Archivo en la ficha Insertar . Utilizando el comando Imagen desde archivo en la ficha Insertar . Ponerse rápidamente al día 73

74 Prueba 3, pregunta 1: Respuesta
Utilizando el comando Imagen desde archivo en la ficha Insertar . Ponerse rápidamente al día 74

75 Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 2 Ha recibido un mensaje con dos imágenes JPEG adjuntas. ¿Cuál es la forma más rápida de determinar si desea guardar los archivos adjuntos? (Elija una respuesta). Abrir el mensaje y hacer doble clic en el icono de cada archivo adjunto. Hacer clic en los iconos de los archivos adjuntos en el panel de lectura. Hacer clic con el botón secundario del mouse en el icono del archivo adjunto y hacer clic en Abrir. Ponerse rápidamente al día 75

76 Prueba 3, pregunta 2: Respuesta
Hacer clic en los iconos de los archivos adjuntos en el panel de lectura. Al hacer clic en los iconos de los archivos adjuntos podrá obtener una vista previa de las imágenes de una en una directamente en el panel de lectura. Esta técnica funcionará también para otros tipos de archivos adjuntos: presentaciones de PowerPoint, documentos de Word o libros de Excel, entre otros. Ponerse rápidamente al día 76

77 Ponerse rápidamente al día
Prueba 3, pregunta 3 En la versión 2007 Office, muchos programas utilizan un nuevo formato de archivo. ¿De qué forma afecta ese formato de archivo a Outlook 2007? (Elija una respuesta). Cuando cree un nuevo mensaje de correo electrónico, se utilizará este nuevo formato de archivo. Los archivos adjuntos que envíe o reciba pueden usar este nuevo formato. Los archivos adjuntos aparecerán insertados dentro del texto del mensaje de correo electrónico. Ponerse rápidamente al día 77

78 Prueba 3, pregunta 3: Respuesta
Los archivos adjuntos que envíe o reciba pueden usar este nuevo formato. Outlook admite totalmente el envío y la recepción de archivos en el nuevo formato de archivo. Y si trabaja con personas que aún no se han actualizado, podrá asegurarse de que puedan leer esos archivos. Encontrará más información al respecto en la Tarjeta de referencia rápida, cuyo vínculo se encuentra al final de este curso. Ponerse rápidamente al día 78

79 Tarjeta de referencia rápida
Si desea conocer el resumen de las tareas incluidas en este curso, consulte la Tarjeta de referencia rápida. Ponerse rápidamente al día 79

80 Uso de esta plantilla En esta plantilla de Microsoft Office PowerPoint se ofrece una introducción a las actualizaciones y ventajas de Outlook Ha sido diseñada para realizar presentaciones ante grupos y para que la personalice según sus necesidades. El contenido de esta plantilla es una adaptación del curso de formación en línea de Microsoft Office “Familiarizarse con Outlook 2007”. Características de la plantilla Diapositiva de título: en la primera diapositiva hay un marcador de posición en el que debe escribir el nombre de su empresa. También puede borrar todo el cuadro de texto si no desea incluir esa información. Animaciones: los efectos de animación personalizados se aplican en todo el documento. Estos efectos son Desplegar, Estirar, Disolver y Cuadros bicolores. Todos estos efectos se reproducirán en versiones anteriores hasta Microsoft PowerPoint Para modificar los efectos de animación, vaya al menú Presentación con diapositivas , haga clic en Animación personalizada y trabaje con las opciones que aparecen. Si esta presentación contiene una animación en Macromedia Flash: para reproducir el archivo Flash, debe registrar un control Microsoft ActiveX®, denominado Shockwave Flash Object, en su equipo. Para ello, descargue la última versión del reproductor de Macromedia Flash en el sitio Web de Macromedia. Transiciones entre diapositivas: la transición Barrido hacia abajo se aplica en toda la presentación. Si desea una transición diferente, vaya al menú Presentación con diapositivas , haga clic en Transición de diapositiva y trabaje con las opciones que aparecen. Hipervínculo al curso en línea: la plantilla contiene vínculos a la versión en línea de este curso de formación. Dichos vínculos le llevarán a la sesión práctica de cada lección y a la Tarjeta de referencia rápida publicada para este curso. Tenga en cuenta lo siguiente: debe tener Outlook 2007 instalado para ver las sesiones prácticas. Si no dispone de Outlook 2007, no podrá tener acceso a las instrucciones de la práctica. Encabezados y pies de página: la plantilla contiene un pie de página con el título del curso. Puede cambiar o quitar los pies de página en el cuadro de diálogo Encabezado y pie de página (que se abre desde el menú Ver ). USO DE ESTA PLANTILLA Consulte el panel de notas o la página de notas completa (fichaVer ) para obtener ayuda detallada sobre esta plantilla. 80