Oficina de Planificación Universitaria

Presentación del tema: "Oficina de Planificación Universitaria"— Transcripción de la presentación:

1 Oficina de Planificación Universitaria
FORMULACIÓN PLAN-PRESUPUESTO- EVALUACIÓN 2013

2 Responsabilidad de OPLAU: Coordinar el proceso.
Normas Generales y Específicas para la formulación, ejecución y evaluación del plan-presupuesto Responsabilidad de OPLAU: Coordinar el proceso. Revisar y actualizar objetivos generales y específicos de cada Programa. Proporcionar a las unidades ejecutoras el sistema de recolección de la información del plan-presupuesto. Revisar, analizar, consultar y modificar, con la aprobación de la autoridad de la unidad ejecutora, las solicitudes de plan-presupuesto, con el fin de verificar los requerimientos de información y formatos definidos en esta materia.

3 Responsabilidad de OPLAU:
Normas Generales y Específicas para la formulación, ejecución y evaluación del plan-presupuesto Responsabilidad de OPLAU: Remitir a las autoridades correspondientes el plan-presupuesto de cada unidad ejecutora para su recomendación. Enviar a la Rectoría la propuesta de Plan-presupuesto para su presentación al Consejo Universitario. Asesorar al Consejo Universitario en esta materia. Remitir el Plan Anual Operativo Institucional y el presupuesto a la CGR, a más tardar el 30 de setiembre.

4 Responsabilidad de la Unidad Ejecutora
Elaborar el Plan-Presupuesto de acuerdo con las políticas institucionales. Remitir a la OPLAU la información solicitada en el Sistema de Formulación, de acuerdo con los requerimientos de información, formatos y las fechas establecidas. De no cumplir con lo estipulado, la OPLAU le asignará, de oficio, el presupuesto ordinario aprobado en el año anterior.

5 IMPORTANCIA DEL PLAN ANUAL OPERATIVO
Constituye un instrumento para mejorar la gestión de las unidades y fortalecer los procesos de toma de decisiones. Establecer prioridades de la unidad y las metas por cumplir en un período. Fortalecer la organización de las acciones y los recursos para lograr los objetivos y las metas establecidas. Establecer prioridades tomando en consideración los procesos clave de la Institución. Facilita la rendición de cuentas. Permite optimizar los recursos.

6 Plan-Presupuesto-Evaluación
INFORMACIÓN DE CONTEXTO EJECUCIÓN Y CONTROL POLÍTICAS C.U. APROBACIÓN CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA DIRECTRICES OPERATIVAS DE CADA PROGRAMA APROBACIÓN DEL CONSEJO UNIVERSITARIO Período previsto para la formulación del Plan-Presupuesto: 6 al 23 de mayo de 2008. Período previsto para la recomendación del Plan-Presupuesto: 23 de junio al 18 de julio de 2008 FORMULACIÓN DE PLAN- PRESUPUESTO CONSOLIDACIÓN DEL P.A.O. Y AJUSTES RECOMENDACIÓN PLAN – PRESUPUESTO (Instancias recomendadoras)

7 Proyectos para el Plan Presupuesto 2011
No. de Proyectos Descripción 001 Presupuesto ordinario 002 Presupuesto adicional de la unidad 003 Adquisición de equipo 801 al 810 Acreditación de docencia e investigación 921 al 929 Posgrados 930 al 945 Museos y colecciones institucionales de Investigación y Acción Social 951 al 961 Mantenimiento preventivo, correctivo y remodelaciones 970 al 972 Seguridad institucional Instancias recomendadoras: Proyecto 001: Refleja la actividad sustantiva de la unidad. Lo recomienda la Vicerrectoria a la que pertenece la unidad, por ejemplo, si la unidad es una escuela lo recomienda la Vicerrectoría de Docencia, si es un Centro de Investigación o Instituto, lo recomienda la Vicerrectoría de Investigación, si es de Dirección Superior, lo recomienda la Rectoría y así sucesivamente. Proyecto 002: En este proyecto se solicitan los recursos adicionales que la unidad requiere para llevar a cabo su actividad sustantiva. El procedimiento de recomendación es similar al proyecto 001. Proyecto 003: En este proyecto se plantean las necesidades de maquinaria, equipo y mobiliario. Lo puede recomendar la Vicerrectoria a la que pertenece la unidad, la Rectoría a las unidades de Dirección Superior, y la Comisión Institucional de Equipamiento (CIEQ) recomienda las solicitudes realizadas por todas las unidades en las partidas (Equipo de Cómputo), (Software), (Equipo educacional y cultural) y (Equipo de Laboratorio). Proyecto 004: Permite a la unidad convertir en un periodo determinado de tiempo plazas docentes o administrativas en recursos de operación. Se recomienda igual que proyectos 001 y 002. Proyectos 801 a 810: En estos proyectos se plantean las necesidades de las unidades que se encuentran en procesos de autoevaluación, acreditación o reacreditación. Los recomienda la Vicerrectoría de Docencia o de Investigación según corresponda. Proyectos 921 a 929: En estos proyectos se plantean los requerimientos de los programas de posgrado de las unidades académicas. Los recomienda la Vicerrectoría de Investigación. Proyectos 930 a 945: Estos proyectos los plantean las unidades que tienen a su cargo museos o colecciones institucionales. Los recomienda la Vicerrectoría de Investigación o de Acción Social según lo haya planteado la unidad. Proyectos 951 a 961: En estos proyectos se presentan las necesidades de mantenimiento preventivo, correctivo y remodelaciones pequeñas. Los recomienda la Vicerrectoría de Administración. Proyectos 970 a 972: En estos proyectos se debe indicar únicamente la necesidades de seguridad de la unidad. Los analiza la Vicerrectoría de Administración. Proyectos 975 a 980: Se incluyen los proyectos de planta física cuyo monto supere el monto mínimo de la contratación directa ……) o que afecte la estructura de los edificios. Los analiza la Oficina Ejecutora del Plan de Inversiones (O.E.P.I) 7

8 Proceso formulación Plan - Presupuesto
Objetivo general Objetivos específicos Metas Indicadores Expresión financiera del plan (cuentas de gasto)

9 Objetivo general Fin principal que la unidad pretende alcanzar. Actividad sustantiva Debe responder al ¿qué? y ¿para qué? Sirve como eje orientador para la asignación de los recursos Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo, ser coherente, clara, concisa, realista y que pueda traducirse en acciones concretas

10 Formulación del objetivo general
¿QUÉ se va a hacer? ¿PARA QUÉ?

11 Objetivo específico Se deriva del objetivo general para operacionalizarlo Enunciado que expresa logros concretos que se pretende alcanzar Debe responder al ¿qué? y al ¿para qué? Su redacción debe iniciar con un verbo en infinitivo, ser coherente, clara y concisa, realista y que pueda traducirse en acciones concretas

12 Formulación de Objetivos Específicos
¿QUÉ se va a hacer? ¿PARA QUÉ? Objetivo General Objetivos Específicos

13 Metas Se desprenden de los objetivos específicos
Sirven de parámetro para la medición de los logros, en magnitud (¿cuánto?) y tiempo (¿cuándo?) Se expresan por medio de resultados, productos parciales, subproductos o productos finales Constituyen la base sobre la cual se fundamenta la evaluación de un proyecto “Tan importante es formular como lograr.” Anónimo

14 Objetivos específicos
Formulación de metas Objetivo general Objetivos específicos Metas ¿QUÉ? ¿PARA QUÉ? ¿QUÉ SE QUIERE? ¿CUÁNTO? ¿CUÁNDO?

15 Indicadores (Definiciones)
Permiten medir el logro de las metas planteadas, de acuerdo con los resultados esperados en un proyecto o programa. Proporcionan una escala con la que puede medirse un cambio real logrado. Ofrecen información para la toma de decisiones (Importante construir un registro histórico de indicadores). Facilitan la autoevaluación, evaluación y retroalimentación

16 Construcción del indicador
Se parte del objetivo específico y las metas correspondientes definidas previamente en el Plan.

17 OBJETIVO GENERAL (Unidad docencia):
Desarrollar un proceso de innovación académica en la formación de profesionales en el área de …. desde una perspectiva humanista comprometida con el desarrollo sostenible, el proceso social, económico y político del país, mediante la articulación orgánica y sostenida de la investigación, docencia y acción social en consonancia con los desafíos y un posicionamiento que permita promover la competencia tanto a nivel nacional como internacional. OBJETIVOS ESPECÍFICOS METAS INDICADORES Gestionar los procesos de ejecución, actualización e innovación curricular y pedagógica, en forma permanente, desde una perspectiva humanista de la profesión, para garantizar un proceso de enseñanza aprendizaje actual En grado se impartirán: I ciclo: 165 cursos, con 6600 cupos de matrícula, con atención de 1325 estudiantes equivalentes de tiempo completo, con docentes equivalentes de tiempo completo. II ciclo: 175 cursos, con 7000 cupos de matrícula, con atención de 1325 estudiantes equivalentes de tiempo completo, con docentes equivalentes de tiempo completo. Cursos impartidos Cupos de matrícula Estudiantes equivalentes de tiempo completo Docentes equivalentes de tiempo completo

18 OBJETIVO GENERAL (Unidad investigación):
Aportar soluciones a los problemas educativos mediante la producción de conocimiento científico y la divulgación de resultados a la comunidad nacional e internacional para promover el mejoramiento de la educación costarricense. OBJETIVOS ESPECÍFICOS METAS INDICADORES Divulgar los resultados de investigación y acción social mediante actividades de extensión docente e investigación, para promover el mejoramiento de la educación costarricense. Realizar al menos una jornada de investigación con la participación de visitantes extranjeros y cinco actividades de divulgación de resultados. Jornadas de investigaciones realizadas. Actividades de divulgación realizadas.

19 Proceso Formulación Plan - Presupuesto
Objetivo general Objetivos específicos Metas Indicadores Expresión financiera del plan (cuentas de gasto) Plan Anual Operativo

20 Formulación de presupuesto
La etapa de formulación comprende una serie de acciones debidamente coordinadas para elaborar el proyecto de presupuesto, el cual es la expresión financiera del plan anual operativo institucional. Los instrumentos utilizados para la formulación del presupuesto son: La estructura programática (código presupuestario de la unidad). El manual de cuentas por objeto del gasto. Normas generales y especificas para la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto de la Universidad de Costa Rica.

21 EJEMPLO ESTRUCTURA PROGRAMATICA

22 EJEMPLO MANUAL DE CUENTAS POR OBJ. DEL GASTO

23 PARTIDAS INSTITUCIONALES
Ejemplos de cuentas de gastos que no deben ser incluidas en su presupuesto: Cuenta de gasto “Alquileres de edificios, locales y terrenos” 1-02- Grupo de subpartidas “Servicios básicos” (agua y alcantarillados, energía eléctrica, correo, telecomunicaciones y otros servicios básicos) Subpartida “Seguros” (edificios, equipo, mobiliario, riesgos profesionales, vehículos, etc.) “Gastos de representación institucional”

24 Mantenimiento y reparación Combustibles y lubricantes
Partidas restringidas (De acuerdo con las normas generales y específicas para la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto de la UCR) 1-01 Grupo de subpartidas Alquileres 1-08 Subgrupo de partidas Mantenimiento y reparación Cuenta de gasto Combustibles y lubricantes 2-03 Materiales y productos de uso de la construcción y mantenimiento Repuestos y accesorios Solo podrán ser utilizadas para el fin que fueron creadas, excepto Sedes Regionales

25 Aspectos importantes al formular el presupuesto
Disponer de un manual de cuentas actualizado Justificar correctamente las partidas Verificar que el monto solicitado en el objeto de gasto, sea igual al monto total general solicitado en la lista de artículos incluidos Identificar correctamente el proyecto en el que se debe incluir la solicitud, según se trate de equipo, presupuesto adicional, mantenimiento, entre otros. Detalle obligatorio de artículos que recomienda el CIEQ. Cuantificación tanto del material como del equipo solicitado. Indicar claramente la cantidad de artículos, material y equipo (Plan de Compras Institucional y la programación de la contratación de bienes y servicios para el 2013).

26 Variaciones presupuestarias
Transferencias: Variación presupuestaria para aumentar o disminuir partidas que pertenecen al mismo programa y al mismo grupo de cuenta del gasto, siempre y cuando lo permitan las Normas generales y específicas para la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto de la Universidad de Costa Rica. No requiere autorización del Consejo Universitario, por tanto su ejecución es inmediata, las realiza OAF. Modificaciones: Variaciones al presupuesto ordinario de la Institución cuando las partidas no pertenecen al mismo “programa” ni al mismo grupo de cuentas del gasto, siempre y cuando lo permitan las Normas generales y específicas para la formulación, ejecución y evaluación del presupuesto de la Universidad de Costa Rica. Aprobación según nivel, definido en las Normas.

27 Sistema de captura para la formulación del Plan Presupuesto
Ir al explorador seleccionado y digitar la siguiente dirección WEB: La “s” activa el protocolo de seguridad y hace que el sistema se comporte más eficiente

28 Página de inicio sistema de formulación Plan-Presupuesto
Al ingresar en la dirección indicada, se le presentará esta ventana donde se le solicitará digitar su “usuario” y la “clave” respectiva.

29 Crear un nuevo usuario Si usa el sistema por primera vez (para poder crear un nuevo usuario, el formulador debe tener nombramiento vigente y aparecer en la base de datos de la Oficina de Recursos Humanos de la U.C.R), en esta misma pantalla deberá seleccionar la opción “Crear usuario”, lo cual le desplegará la siguiente pantalla

30 Crear un nuevo usuario Para digitar su número de identificación, favor tomar nota: Si éste corresponde a su cédula de identidad, incorpore los datos en formato de 9 dígitos. Ejemplos: cédula se digita ; cédula se digita como Si éste corresponde a su cédula de residencia, pasaporte o permiso de trabajo, debe digitar el número tal como aparece en su documento. Ejemplos: R (respetando la mayúscula) o 3725 se digita 3725. Una vez incluido el número de identificación, presione la tecla ENTER y el sistema automáticamente le desplegará su nombre. Posteriormente, digite el nombre del usuario que usted desea utilizar en el sistema, así como la clave y su correo electrónico. El nombre del usuario y la clave pueden tener como máximo 10 caracteres alfanuméricos cada uno, respetando las mayúsculas y minúsculas. Una vez completados los datos solicitados debe presionar el botón “Guardar”, con lo cual retorna a la pantalla principal del sistema, en donde debe digitar el nombre del usuario y la clave recientemente creados

31 Ingreso al sistema En caso de que olvide la clave, presione la opción “recordar contraseña” y digite su número de identificación, el sistema se la enviará al correo electrónico que usted indicó (ver apartado de información adicional al final de este documento) Una vez digitados el nombre del usuario y clave debe presionar el botón “Aceptar”, para seleccionar la unidad ejecutora con la que se desea trabajar.

32 Selección de la unidad ejecutora
El usuario puede digitar el código de la unidad directamente en el campo de Unidad Ejecutora y presionar la tecla ENTER, con la cual se cargará la información de la unidad seleccionada o bien puede buscar en la lista de todas las unidades existentes para su selección. Una vez seleccionada la unidad presione el botón de continuar.

33 Módulos del sistema El Sistema de Formulación de Presupuesto consta de cuatro módulos o ventanas principales; éstas son: Información General, Objetivos Específicos y Metas, Partidas Generales y Horas asistente y estudiante, los cuales son desplegados en el menú horizontal del sistema

34 Módulo de información general
Para crear un nuevo proyecto presione el botón “Incluir un nuevo proyecto” en el módulo de Información General, digite la información correspondiente y guárdela. Si usted ya incluyó proyectos, se reflejarán en “la lista de proyectos por unidad y usuario” en esa misma pantalla. Para pasar de un campo a otro se puede realizar presionando la tecla TAB o bien presionando el botón izquierdo del “Mouse” sobre el campo deseado. Se pueden realizar las modificaciones en cualquiera de los campos del Módulo de Información General, recuerde guardar los cambios una vez modificada la información. Para eliminar un proyecto, se tiene que proceder a borrar en orden inverso a la inclusión, por ejemplo: debe iniciar borrando la información de actividades del módulo de “Plazas”, luego pasarse al módulo de “Partidas Generales” y así sucesivamente, hasta borrar la información del módulo de “Información General”. el sistema siempre verifica que el usuario esté seguro de eliminar la información.

35 Inclusión de información general
Una vez digitada la información correspondiente en el sistema, debe guardarla. Si usted ya incluyó proyectos, se reflejarán en “la lista de proyectos por unidad y usuario”

36 Módulo de objetivos específicos
Para la inclusión de un nuevo objetivo, presione el botón “Incluir” en la pantalla de “Objetivos Específicos y Metas por Proyecto”, luego de lo cual se le desplegará la pantalla donde podrá digitar los datos correspondientes. Para modificar la información de objetivos y metas, se debe seleccionar el número de objetivo de la lista de objetivos y metas por proyecto. Una vez cargada la información respectiva, proceder a realizar los cambios. Cuando todos los cambios han sido realizados, se debe presionar el botón “Guardar” para asegurar las modificaciones en la base de datos. Para borrar la información de objetivos y metas, se debe seleccionar el número de objetivo. Una vez cargada la información, se oprime el botón “Borrar”, el sistema verifica que el usuario está seguro de eliminar la información.

37 Inclusión de objetivos específicos, metas e indicadores
Una vez incluidos todos los datos debe presionar el botón “Guardar”, con lo cual el sistema lo regresa a la pantalla de lista de objetivos, para que repita los pasos anteriores hasta haber incluido todos los objetivos, metas e indicadores. Se debe incluir al menos una meta por objetivo específico y un indicador para esa meta.

38 Selección de políticas

39 Módulo de partidas generales
Para incluir una nueva partida, se debe oprimir el botón “Incluir una nueva partida”, de la lista de partidas por proyecto. Una vez presionado dicho botón, el sistema despliega una pantalla para que digite los datos correspondientes. Para modificar la información de partidas, se debe seleccionar el código de partida de la lista de partidas del proyecto. Una vez cargada la información respectiva, proceder a realizar los cambios. Cuando todos los cambios han sido realizados, se debe presionar el botón “Guardar” para asegurar las modificaciones en la base de datos. Para borrar la información de partidas, se debe seleccionar el código de la partida. Una vez cargada la información, se oprime el botón “Borrar”, el sistema verifica que el usuario está seguro de eliminar la información.

40 Inclusión de una nueva partida
Una vez completada la información solicitada, se debe oprimir el botón “Guardar” para el nuevo registro sea almacenado en la base de datos

41 Artículos por partida Una vez guardada la información de la partida, se debe proceder a incluir los artículos que serán adquiridos con el monto solicitado, el sistema automáticamente desplegará una lista de artículos por partida. Para modificar la información de un artículo, se debe presionar el ícono de lápiz. Una vez cargada la información respectiva, proceder a realizar los cambios. Cuando todos los cambios han sido realizados, se debe presionar el ícono de diskette para asegurar las modificaciones en la base de datos. Para borrar la información de un artículo, se debe seleccionar el ícono en forma de basurero, el sistema verifica que el usuario está seguro de eliminar la información.

42 Inclusión de artículos por partida
Para cada artículo, debe completar el campo “Prioridad”; el cual debe ser numérico por ejemplo, 1, 2, 3, 4 y así sucesivamente. Es importante resaltar que la prioridad del artículo no se puede repetir, por lo cual se recomienda definir de antemano cuáles son los artículos que más urgencia tienen y si deben ser complementados con otros para su funcionamiento idóneo. Se debe indicar la cantidad de artículos requeridos, el costo unitario de cada uno de ellos, así como la justificación clara de la necesidad de adquirir cada artículo. Una vez incluidos los datos solicitados, se debe presionar el botón “Guardar” para incluirlo a la base de datos. Repetir los pasos anteriores para incluir más artículos. Nota: El costo del artículo sirve para tener un estimado del valor del mismo actualmente, el formulador debe aumentar manualmente ya que se está solicitado para el próximo año y se debe tomar en cuenta el aumento para ese año.

43 Módulo de horas asistente y estudiante
Para la inclusión de horas, presione el botón “Incluir HA HE” en la pantalla de “Horas asistente y estudiante”, luego de lo cual se le desplegará la pantalla donde podrá digitar los datos correspondientes. Para modificar la información de horas, se debe seleccionar el número de plaza de la lista de horas. Una vez cargada la información respectiva, proceder a realizar los cambios. Cuando todos los cambios han sido realizados, se debe presionar el botón “Guardar” para asegurar las modificaciones en la base de datos. Para borrar la información de horas, se debe seleccionar el número de la plaza. Una vez cargada la información, se oprime el botón “Borrar”, el sistema verifica que el usuario está seguro de eliminar la información.

44 Inclusión de horas asistente y estudiante
Una vez completados los campos, se debe presionar el botón “Guardar”, para que el sistema proceda a almacenar la información en la base de datos. Una vez guardada la información, se regresa a la pantalla de listado de horasas para que se proceda a repetir los pasos anteriores en caso de que se necesite incluir más horas asistente o estudiante.

45 Reportes finales Reporte por rango de proyectos
En esta opción el formulador digita el o los números de proyectos deseados en los campos que aparecen en la pantalla, y luego se presiona el botón “Exportar”. Reportes por tipo de actividad En esta opción, el formulador puede seleccionar solamente una de las actividades que aparecen en la pantalla y así generar un reporte de todos los proyectos que cumplan con dicha opción. Por ejemplo, si se escoge la actividad de docencia, se desplegarán todos los proyectos que fueron formulados donde la actividad sea igual a docencia. Generar un reporte de todos los proyectos existentes Para la generación del listado de la información de todos los proyectos existentes, se debe seleccionar la opción “Todos” y luego presionar el botón “Exportar”.

46 Reportes finales Se presenta en la pantalla de su máquina el reporte de listados finales, según la opción que haya elegido. Para imprimir el reporte, debe oprimir el ícono de impresora que se presenta en el menú del reporte

47 Reportes finales Cuando se oprime el ícono de impresora en el reporte desplegado, se debe elegir el rango de páginas que se desea imprimir , indicar la impresora dónde se enviará el reporte y oprimir el botón “Aceptar” para obtener el impreso.

48 ¡Muchas Gracias! Para mayor información les invitamos a visitar nuestra página Web Central telefónica ext. 1155 Ubicación: 3° Piso, Edificio Administrativo C