Gestión de Gastos de Viajes

Presentación del tema: "Gestión de Gastos de Viajes"— Transcripción de la presentación:

1 Gestión de Gastos de Viajes

2 Como se Maneja Habitualmente? Oportunidades de Mejora Típicas? KPIs
Agenda Que es? Porque es Relevante? Que Incluye? Como se Maneja Habitualmente? Oportunidades de Mejora Típicas? KPIs

3 Que es? Desde el Gasto: Gasto agregado de una empresa generado al trasladar personal propio y ajeno a otras localidades en forma temporal. Desde la Función: Gestión de los servicios, riesgos y costos vinculados al desplazamiento interurbanos y estadías de funcionarios.

4 Porque es Relevante? Overall, travel and entertainment spending was up in the second quarter compared to the same period of 2010, Concur said. The average airfare world-wide in the sample rose 9.3% to $447. The average hotel room rate was up 5.6% to $103 per night, excluding meals, Fuente: WSJ.com El Gobierno nacional autorizó ayer un aumento del ocho por ciento en promedio en las tarifas aéreas de los servicios de cabotaje, que regirá a partir de hoy. Se trata del tercer aumento en menos de un año y el primero de En 2010, las tarifas subieron 15 en julio y volvieron a incrementarse en octubre, cuando se autorizó un aumento del 10 por ciento. El acumulado desde mediados del año pasado llega así al 36,6 por ciento, sin dudas el mayor incremento en toda la órbita de los servicios públicos regulados por la Nación. La Nacion.com Crecimiento=Mas Viajes

5 Que Incluye? Cuanto suma en su empresa?
Total Viajes R$ Viáticos y Reembolsos R$ Hoteles R$ Aéreos R$ Reembolso KM R$ Gastos de extras en hoteles R$ Cuanto suma en su empresa? Usualmente se excluyen y tratan por separado: a) Flota de Autos b) Remises y taxis Locales c) Reembolso por KMs Gerentes y/o Locales * Dados Dez/2009 a Nov/2010

6 Acuerdo Agencia y OC Abierta
Como se Maneja? Gestión Operativa Gestión Táctica Gestión Estratégica $$$$ Reportes Acuerdos Sistemas Gasto Política Implant Política Implant Agencia Grande Secretaria Agencia Grande Compras y/o Travel Manager Agencia Amiga Secretaria Tiempo Factura Agencia OC Agencia? Acuerdo Agencia y OC Abierta

7 Personas: Propias o Terceros Políticas: Claras, Alineadas y Cumplibles
Como se Maneja? Personas: Propias o Terceros Políticas: Claras, Alineadas y Cumplibles Procesos: Sistematizados Sistemas: Accesibles en forma remota Proveedores: Alineados en Objetivos, Vocación de Servicios y Esquema Remunerativo Herramientas Claves

8 Como se Maneja: Impacto
Satisfacción Cliente Interno Tiempo de Respuesta Calidad de Respuesta Calidad Servicio Recibido Resolución de Novedades Costos Contenidos o Disminuidos Costs Saved / Costs Avoided Reducción de Costos Transaccionales Proveedores Satisfechos Metas de volumen cumplidas

9 Áreas de Mejoras Usuales
Actores 1 Políticas 2 Procesos 3 Sistemas 4 Proveedores 5 Medios de Pagos y KPIs Ge 6

10 Actores: Quien, Que y Como
Áreas de Mejoras Usuales Actores: Quien, Que y Como 1 Definición y alcance de objetivos: Que se delega a Viajero, Compras, RRHH, Agencia y Proveedores? que se retiene? Idoneidad Táctica y Estratégica: Quien sabe? Compra Especializada! Como se alinean intereses: Transaction Fee? Como se miden resultados? Reportes y KPIs

11 Áreas de Mejoras Usuales
Políticas 2 Vigencia de diseño y alineamiento a Objetivos Soporte de la Dirección Controlabilidad actual y futura Auto Control Control de Gestores Control de Agencia Control por Sistemas Control de Auditoria Indicadores de Control

12 Áreas de Mejoras Usuales
Procesos 3 Definir Procesos Claros y Simples Supeditar Procesos a Política Sistematizar Procesos Vincular y cerrar ciclo hasta el Pago. El Proceso debe capturar el Dato.

13 Áreas de Mejoras Usuales
Sistemas 4 Hoy son fundamentales por eficiencia y costos Aprobación Adjudicación Notificación Vinculación Usuario/Autorizante/ Agencia/ Proveedor. Deben ser Parametrizados con la Política Hay soluciones separadas o Integradas Gestión de Requerimiento (SAP, ECExpense) Autogestión (e-Amadeus, Reserve, E Expense) Gestión de Viáticos (ECExpense)

14 Áreas de Mejoras Usuales
Proveedores: Agencia 5 Partner Profesional: Trabajar con expertos en Viajes Corporativos: Entienden las necesidades y tiempos del Viajero Entienden los Objetivos (de Política, Seguridad y Ahorros) y controles de la Empresa Poseen volumen de compra Poseen Sistemas y Reportes Adecuados Alinea Objetivos e Intereses: A Costos Abiertos

15 Proveedores Líneas Aéreas
Áreas de Mejoras Usuales Proveedores Líneas Aéreas 5.1 Elección de Proveedores de Aéreos vs Mapa de Uso: Hacer revisiones Periódicas. Negociación de Acuerdos para descuentos, cambios y devoluciones. (4 al 10%) Establecer Procedimiento de Devoluciones y Seguimiento Monitorear : Cumplimiento Acuerdos Antecedencia Cobertura OW vs RT Códigos Compartidos Costos de Cambios Devoluciones

16 Áreas de Mejoras Usuales
Proveedores Hoteles 5.2 Elección de Proveedores vs mapa de uso: Hacer revisiones periódicas. Focalizar en ciudades donde pesa ( 80/20) Negociación de Acuerdos para descuentos, upgrades y No Shows, incluir Desayuno, Internet y Late Check Out. Establecer Procedimiento de Reserva, Confirmación, Recepción y Pago Monitorear : Cumplimiento Política y Acuerdos No Shows Precios vs Categorías Negociadas (Upgrades forzados) Frigobar

17 Áreas de Mejoras Usuales
Medios de Pago 6 Medio de Pagos Aéreos: Tarjeta BTA (precio pagado=Precio Cobrado) Comisión Agencia: Cuenta Corriente, Factura=Reporte Hoteles Negociados: Si reservado por Agencia con BTA si Directos con Corporate o Cta. Cte.

18 Áreas de Mejoras Usuales
KPIs 7 Típicos: Aéreos bajo Acuerdo/Total Costo Medio Ruta Antecedencia y Política Tiempo medio Respuesta Hoteles bajo Acuerdo/Total Ahorros por Acuerdos Cambios y Devoluciones/Totales Tarifa (j, k, etc.)/Total Encuesta Satisfacción

19 Ideas Finales Fuentes de Ahorro: Control y Alineamiento= Mejor Gestión de Compras de Agencia Conciencia de Control por Política= Menores costos fuera de política Acuerdos= Contención de Inflación, Fijación de Especificaciones y menor sobrecostos por errores o cambios. Sistemas= Ahorros por Visibilidad. Recupero IVA en Viáticos, Menores costos transaccionales y de procesamiento.

20 GRACIAS! Ricardo Mattenet