Resumen GESTIÓN DE INVENTARIOS, STOCKS Y COMPRAS

Presentación del tema: "Resumen GESTIÓN DE INVENTARIOS, STOCKS Y COMPRAS"— Transcripción de la presentación:

1 Resumen GESTIÓN DE INVENTARIOS, STOCKS Y COMPRAS
12:09 Resumen GESTIÓN DE INVENTARIOS, STOCKS Y COMPRAS 1

2 TEMARIO - INDICE COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO - OBJETIVO
TIPOS Y ELEMEMTOS A COMPRAR ORDEN DE COMPRA OC - CARACTERISTICAS El METODO MRP GESTION DE STOCKS E INVENTARIOS NECESIDAD DE STOCKS NATURALEZA DE LOS STOCKS EVOLUACION DE STOCK, DIAG DE DIENTE DE SIERRA LOTE OPTIMO CALCULO DE LOTE OPTIMO CONTROL DE INVENTARIOS DIAGRAMA ABC

3 JERARQUÍA DE PROCESOS LOGÍSTICOS
PROCESOS ESTRATEGICOS •Segmentación Clientes/Proveedores •Definición Política de Servicio •Desarrollo clientes y proveedores •Configuración de la red de distribución •Comprar versus Fabricar •Balanced Scorecard y Sistema Incentivos •Decisiones de Externalización •Evaluación y Selección PROCESOS TACTICOS •Planeamiento de Demanda e Inventarios •Plan de Distribución •ABC/ABM de la red logística •Plan de Operación •Plan de Layout •Plan de flota Estrategia Logística Plan de Demanda Plan de Layout Plan de Flota o contratación Plan de Distribución Plan de Operación PROCESOS OPERACIONALES •Administración Según Plan •Manejo de órdenes Plan de inventarios Administración de órdenes Operación de Bodegas Control de Inventario Mantenimiento equipos BASES LOGÍSTICAS Maestro de Proveedores y de Clientes Maestro de Productos Organización y Roles Políticas logísticas Generación de reportes de la red logística

4 LOGÍSTICA Busca: Menor costo Mayor calidad Menor tiempo de entrega
Es el conjunto de técnicas y medios destinados a gestionar: El flujo de materiales El flujo de información Busca: Menor costo Mayor calidad Menor tiempo de entrega

5 LOGÍSTICA OBJETIVO: mayor prestación de servicio a menor costo MAYOR BENEFICIO La logística empresaria integral es un sistema que contiene, tres subsistemas con objetivos parciales en el flujo de los productos: de abastecimiento o logística de entrada de producción o logística interna de distribución o logística de salida.

6 ¿QUE SE ‘ENTIENDE’ POR STOCKS?
Vocablo inglés que, en términos comerciales, significa: surtido de mercancías, mercancías almacenadas, existencias, repuestos, provisión, cantidad de materias primas, etc. Su interpretación estrictamente empresarial, es sinónimo de inventario y significa: cantidad o reserva de materias primas, materiales, partes, semielaborados, repuestos y productos terminados que se almacenan para su posterior empleo.

7 ¿QUÉ ES GESTIÓN DE STOCKS?
Planificación y control de inventarios (stocks) que deben garantizar la disponibilidad oportuna de cantidades requeridas de materiales y/o productos. Protección contra los excesivos costos de inmovilización. Función vital en la producción y distribución de artículos mediante la instrumentación de políticas adecuadas a cada situación. Análisis minucioso de las necesidades, clasificación de los stocks, estudio de sus costos y elaboración de modelos que seleccionen las variables idóneas para el control.

8 COMO GESTIONAR STOCKS Que recursos se necesitan? 
Listas de materiales de c/producto, calidad necesaria, sustituto, precios (BOM) Cual es la cantidad optima? La necesario, lote económico Como será adquirido? Procedimientos – decision $$ - politicas Cuando se lo necesita? Demanda – produccion - mercado Quien lo proveerá? Selección, comprar vs fabricar Como se controlara la cantidad? Método, procedimientos, normas, trazabilidad. Como y donde se lo trae? Palet, contenedor, tipo de transporte De que manera se embalara? Tipo de embalaje, descartables, reutilizables, retornables (códigos de barras) Donde y como se recibirá? En proveedor, en el almacén, en un operador, procedimientos, sistemas de información Donde y como se guardará? Tipo de almacenes, tipo de soportes, localización, FIFO, LIFO, procedimientos, sistemas de información

9 ¿QUE HACE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS / STOCKS?
Define los principales parámetros para el diseño del almacén: número de referencias, tipo de las referencias, unidades de carga, estandarización de materiales, entre otras. Determina cuáles referencias debemos tener en el almacén y cuáles van directamente al proceso productivo o al cliente. Establece la cantidad de unidades por referencia (máximos y mínimos). Define los modos y frecuencias de reposición. Implementa métodos para el control físico del inventario. Optimiza en forma continua el uso del almacén: nuevas referencias, baja de referencias, nuevos niveles de stock, variantes del mercado, nuevas tecnologías para el manipuleo de cargas y de la información, entre otras.

10 TRATAMOS HOY COMPRAS O APROVISIONAMIENTO
Objetivo: Adquirir los bienes o servicios necesarios para el desarrollo de las actividades de la Organización, cumpliendo: Cantidad solicitada Calidad especificada. Recepción en tiempo y forma. Costo más conveniente.

11 TIPOS Y ELEMENTOS A COMPRAR
TIPOS DE ELEMENTOS A COMPRAR: DE PRODUCCIÓN STANDARD. DE PROVISIÓN MONOPÓLICA. ELEMENTOS ESPECIALES QUE REQUIEREN INFORMAR AL PROVEEDOR LA INGENIERÍA DEL PRODUCTO REQUERIDO MATERIALES DE POCO VALOR Y COMPRA RUTINARIA, PAPELERÍA POR EJEMPLO. BIENES IMPORTADOS SERVICIOS TIPOS / FORMAS DE COMPRAS: POR LOTES O ELEMENTOS PUNTUALES. SE DECIDE Y SE COLOCA UNA ORDEN EN CADA CASO. POR PROGRAMA CON ENTREGAS PREVISTAS PARA VARIOS MESES. POR “ASOCIACIÓN” CON EL PROVEEDOR.

12 Gestión de Stocks o Inventarios Necesidad de Inventarios en la empresa
Productos terminados: La fábrica trabaja contra stocks. Necesidad de nivelar la demanda agregada por falta de capacidad. Exhibición de productos. (Góndola de Supermercado por ejemplo) Producción en proceso: Necesario para la producción enfocada a procesos (Prod. Intermitente). Producción encadenada en distintas plantas . Materias primas: Lote mínimo de elaboración o transporte del proveedor. En lotes más grandes, descuentos por escala, menores costos de flete etc.

13 Cuando pedir. Punto de pedido
Naturaleza de los stocks: Dos problemas fundamentales de la gestión de stocks: Cuanto pedir: cantidad o tamaño del lote a proveedores externos o internos de la empresa (etapa previa del proceso) Cuando pedir. Punto de pedido El stocks esta sujeto a: Demanda Independiente, la demanda no depende de la de ningún otro ítem de stock. Ejemplo: inventario de producto terminado. Demanda Dependiente. Su demanda depende de la de otros items que se llevan en stock. Ejemplo: todos los insumos de producción (MP componentes y materiales)

14 VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE STOCKEAR
Disponibilidad de artículos siempre que se los necesite. Costo menor de adquisición, no solo por hacerlo en cantidad, sino también por los gastos indirectos que ocasiona el acto de comprar. Equilibra actividades que funcionan a distinto ritmo (ej.: ventas y producción). Evita quiebres, pérdidas de ventas por clientes insatisfechos, paradas de proceso productivo. Desventajas Disponibilidad de capital, y de hecho, escasez del propio capital para efectuar otras inversiones. Necesidad de espacio físico Deterioro u obsolescencia del material Costo asociado a mantener el stock

15 LOCALIZACIÓN DE STOCK vs. IMPACTO FINANCIERO
El stock en depósito del proveedor, no tiene impacto financiero para la empresa. El stock en almacén de materia prima, está a cargo, financieramente y físicamente, de la empresa, pero, el impacto es menor que si tuviera productos terminados. El stock en el proceso va sumando valor agregado, por lo tanto, impacta financieramente, más que en el almacén. El stock en el almacén de producto terminado, tiene el impacto financiero de la suma del valor de la materia prima, más el valor agregado por el proceso (hs/máquinas + hs/hombre).

16 COSTOS A LA HORA DE COMPRAR
Costos de almacenamiento, de mantenimiento o de posesión de stocks Costos de lanzamiento del pedido Costos de adquisición Costos de ruptura de stocks

17 FABRICACIÓN - REMISIÓN
EVOLUCION DE STOCK DIAGRAMA DE DIENTE DE SIERRA Uso/consumo de M.P. Uso/consumo de M.P. PUNTO DE PEDIDO Tiempo MP Ingreso de M.P. PEDIDO DE COTIZACION PEDIDO DE M.P. ORDEN DE COMPRA FABRICACIÓN - REMISIÓN Stock MEDIO CAPITAL MEDIO Ingreso de M.P. STOCK MEDIO STOCK DE PROTECCION

18 ¿ Cuanto Pedir ? LOTE OPTIMO
q $ COSTO TOTAL COSTO DE COMPRA COSTO MINIMO LOTE OPTIMO COSTO DE TENENCIA Menor costo lote optimo, q0 Cantidad / unidades

19 4 TAMAÑO OPTIMO DE PEDIDOS ¿ Cuanto Pedir ? 1/5
"Formula del modelo de Harris & Wilson“ q0 = √ ( 2 x Q x C2) / (T x C1) ) Determinación del lote económico de compras, LEC ( ó economic order quantity, EOQ)

20 4 TAMAÑO OPTIMO DE PEDIDOS ¿ Cuanto Pedir ? 2/5
"Formula del modelo de Harris & Wilson“ determinación del lote económico de compras, LEC ( ó economic order quantity, EOQ) Estrictamente se formula para modelos de aprovisionamiento continuo, con demanda determinista y constante. Solamente se consideran relevantes los costos de almacenamiento y de lanzamiento del pedido, lo que equivale a admitir que: El costo de adquisición del Stock es invariable sea cual sea la cantidad a pedir no existiendo bonificaciones por cantidad por ejemplo, siendo por lo tanto un costo no evitable. Los costos de ruptura de stock también son no evitables. se admite que la entrega de las mercaderías es instantánea, es decir con plazo de reposición nulo.

21 4 TAMAÑO OPTIMO DE PEDIDOS ¿ Cuanto Pedir ? Lote Óptimo 3/5
TERMINOLOGIA: C1: C2: c: C: T: t: q: Q0: Q: Costo de mantenimiento del Inventario por Unidad de tiempo y por unidad de producto. Costo de cada ORDEN DE COMPRA o del CAMBIO DE PROGRAMA DE PRODUCCION. Costo total de aprovisionamiento del ciclo o del lote de producción. Costo total del período de tiempo que abarca la decisión. Período de tiempo que abarca la decisión. Tiempo entre abastecimientos o producciones sucesivas. Lote a comprar o producir. Lote óptimo. Cantidad total de unidades necesarias en el período que abarca la decisión (demanda esperada total durante el periodo) DIAGRAMA DE DIENTE DE SIERRA

22 4 TAMAÑO OPTIMO DE PEDIDOS ¿ Cuanto Pedir ? 4/5
Admitamos que los stock evolucionan, coherentemente con la hipótesis antes expuesta. Se deduce inmediatamente que: El numero de pedidos lanzados al año es: Q / q El stock medio es: q / 2 El costo de adquisición del stock cíclico es: c x q / 2 El costo anual de almacenamiento es: C1 x c x q / 2 El costo anual del lanzamiento de pedido es: C2 x Q / q

23  El costo total de cada ciclo de aprovisionamiento o producción será:
Cálculo analítico Del Lote Óptimo (Harris y Wilson Inicio del Siglo XX) 5/5  El costo total de cada ciclo de aprovisionamiento o producción será: Q / q = T / t (cant de pedidos durante el periodo ) c = C1 x t x q/2 + C (=> t = T.q/Q ) (costo ciclo aprovisionamiento = costo del mantenimiento del inventario + costo de las OC o del cambio de programa) c = C1 x Tx q / Q x q/2 + C2 (=> multiplicando x cant pedidos) C = c x Q/q = C1 x T x q/2 + C2 x Q/q costo total del periodo = cant OC*(costo del mantenimiento del inventario + costo de las OC o del cambio de programa ) DIAGRAMA DE DIENTE DE SIERRA

24 Derivando e igualando a 0 queda:
Cálculo analítico Del Lote Óptimo (Harris y Wilson Inicio del Siglo XX) 5/5 Derivando e igualando a 0 queda: Qoptimo = 2.Q.C2 / C1.c Y reemplazando q0 = ( 2 . Q . C2 / T . C1) 1/2 DIAGRAMA DE DIENTE DE SIERRA

25 CONTROL DE INVENTARIOS

26 FACTORES CRITICOS DEL ALMACENAMIENTO
Contar con referencias únicas entre productos y ubicaciones. Contar con el Plano de Bodega actualizado. Controlar la regla de salida predefinida (FIFO – LIFO). Mantener los registros de existencias actualizados. Contar con estantes y casilleros apropiados a cada artículo. Vigilar la rotación de productos. Mantener en óptimas condiciones los implementos de seguridad.

27 HERRAMIENTAS PARA LA GESTIÓN
Indicadores de Gestión Diagrama ABC (o PPIO DE PARETO y/o regla 80/20) Sistemas de seguimiento / Código de Barras

28 Indicadores de Gestión Índice de Rotación
Se denomina rotación al giro económico o de cantidades de un determinado ítem medido durante un período de tiempo. Se determina: Rotación = cantidad de veces que los stocks rotaron en un período dado. Rot = D / Sm D = demanda valorizada tomada en un período de tiempo. Sm = stock promedio en dicho período.

29 Índice de Efectividad Muestra la cantidad de ítems que fueron enviados cada vez que fueron solicitados. Indirectamente relaciona la cercanía con el nivel de stock ideal, para responder en tiempo, en forma y al costo más oportuno.

30 Control de Inventarios
Tarea tradicional de la administración industrial. No todos los ítems en stock tienen, por su valor económico, la misma importancia. Cuando un almacén se tiene un inventario grande, para concentrar los esfuerzos de control en los objetos más significativos se suele utilizar el principio de “Paretto” "vital few and trivial many"

31 PRINCIPIO DE PARETTO herramienta sencilla pero poderosa
"vital few and trivial many" REGLA 80/20: “Si se tiene un problema con muchas causas, se dice que el 20% de las causas resuelven el 80% del problema y el 80% de las causas solo resuelven el 20% del problema”  Durante un proyecto para lograr mejoras, el equipo de trabajo puede utilizar la Gráfica de Paretto para varios propósitos : Para analizar las causas Para estudiar los resultados Para planear una mejora continua  También resulta útil como fotos de “antes y después” para demostrar la mejora obtenida.

32 PRINCIPIO DE PARETTO ¿Cómo se utiliza?
Seleccionar categorías lógicas para el Análisis (incluir el periodo de tiempo). Reunir datos, Check List calcular el porcentaje del total que cada categoría representa Ordenar los datos de mayor a menor En el eje horizontal, trazar las barras para cada categoría en orden descendente. si existe una categoría “otros”, debe ser colocada al final, sin importar su valor En el eje vertical irá el porcentaje acumulativo (0 a 100% ) trazar el gráfico lineal para el porcentaje acumulado, comenzando con la categoría mas alta analizar la gráfica para determinar los “pocos vitales” dar un título al gráfico, agregar las fechas de cuando los datos fueron reunidos y citar la fuente de los datos.

33 PRINCIPIO DE PARETTO REGLA 80/20
"vital few and trivial many" "vital few and trivial many" 100% Algunos de aplicación: minoría de clientes que representen la mayoría de las ventas. minoría de productos, procesos, o características de la calidad causantes del grueso de desperdicio o de los costos de reelaboración. minoría de rechazos que representa la mayoría de quejas de la clientela. minoría de vendedores que esta vinculada a la mayoría de partes rechazadas. minoría de problemas causantes del grueso del retraso de un proceso. minoría de productos que representan la mayoría de las ganancias obtenidas. minoría de elementos que representan al grueso del costo de un inventarios! 80% 20% 20% 80%

34 CURVA ABC, muestra la relación entre la cantidad de ítems del inventario y su consumo anual valorizado q $ 100% B 95% 25% C A 65% 8% OBSERVACION: La delimitación de las zona varía de una industria a otra en función de la prioridad o criticidad de los insumos. No siempre será como lo indica la regla 80/20 Ej FÁBRICA DE GALLETITAS

35 CONSIDERACIONES PARA LA DECISIÓN DE FABRICAR O COMPRAR
RAZONES PARA FABRICAR RAZONES PARA COMPRAR Menor costo de producción. Menor costo de adquisición Proveedores no adecuados. Mantener el compromiso con el proveedor Asegurar el suministro adecuado (en cantidad o instante de entrega). Obtener habilidad técnica o de gestión Utilizar los excedentes de mano de obra e instalaciones y hacer una contribución marginal. Capacidad inadecuada. Obtener la calidad deseada. Reducir costos de inventario. Evitar la connivencia entre proveedores. Asegurar fuentes alternativas. Obtener un producto único que acarreará un compromiso prohibitivo para el proveedor. Recursos de gestión o técnicos inadecuados Mantener las capacidades de la organización y proteger al personal de un despido. Reciprocidad. ENTRE OTROS Y OBVIO, TODO ES SIEMPRE MUY RELATIVO

36 Técnicas de compras Pedidos abiertos: es un contrato de compra de determinados artículos por un determinado periodo de tiempo (todo estará estipulado: precio, lugar y plazo de entrega, forma de pago, etc.). El suministro sólo se hace a partir de la recepción de un documento acordado. (JIT) Pedidos electrónicos y transferencia de fondos: acelera el plazo de adquisición. Las órdenes de compra son electrónicas; también puede incluir transferencias de fondos Compra sin inventario: el proveedor mantiene el inventario en lugar del comprador. Los inventarios en consignación son una opción relacionada. Estandarización: el departamento de compras debe hacer importantes esfuerzos para incrementar los niveles de estandarización. Compras justo a tiempo (JIT), reducen el despilfarro que se presenta en la recepción y en la inspección de entrada, también reduce el exceso de inventario, la baja calidad y los retrasos.

37 ORDEN DE COMPRA DEFINICION – CONCEPTO
es un documento comercial; formaliza los acuerdos comerciales de manera explícita; su cumplimiento es de carácter obligatorio para las partes; el comprador, interesado en adquirir un bien o servicio, emite el documento; asume carácter de contrato al ser aceptado por el proveedor; garantiza la contraprestación, pago del bien o servicio;

38 RECEPCIÓN & CONTROL DE CALIDAD
12:09 CURSOGRAMA – DINAMICA - FUNCIONAMIENTO ALMACEN COMPRAS RECEPCIÓN & CONTROL DE CALIDAD CONTADURIA GERENCIA DE COMPRAS PROVEEDOR REQUISICIÓN DE COMPRA PEDIDO DE COTIZACION OFERTAS DE COTIZACIÓN COMPARATIVA ¿APRUEBA? NO SI ORDEN DE COMPRA PROPUESTA ADJUDICACIÓN ENVIA LO PEDIDO REMITO FIRMA REMITO APRUEBA FACTURA REALIZA EL PAGO

39 ORDEN DE COMPRA REQUISITOS O ELEMENTOS MÍNIMOS
12:09 Nombre y número de localización de la compañía que hace el pedido Número de orden de compra Nombre y número de localización del proveedor Fecha del pedido y fecha de entrega requerida Términos de entrega y forma de pago Cantidad de artículos solicitados Descripción univoca (ESPECIFICACIÓN TÉCNICA) del articulo (puede por número o código de acuerdo a catálogo) Precio unitario y total (identificando la moneda) Costo de envío, de manejo y relacionados Costo total de la orden Datos del lugar de entrega de la orden

40 Características de las compras JIT
Proveedores Pocos y cercanos (o grupos de proveedores remotos) Con acuerdos contractuales a largo plazo (papeleo mínimo para lanzar los pedidos) La licitación competitiva limitada, en su mayoría, a nuevas compras. Los proveedores son animados a extender las compras JIT a sus proveedores. Calidad Mínimas especificaciones del producto impuestas al proveedor. Ayudar a los proveedores a cumplir los requerimientos de calidad. Relaciones estrechas entre el personal de aseguramiento de la calidad del comprador y del proveedor. Proveedores motivados a utilizar diagramas de control del proceso en lugar de la inspección de lotes por muestreo. Cantidades Tasa de producción constante (un prerrequisito deseable) Entregas frecuentes en lotes pequeños. Las cantidades varían de una entrega a otra, pero son fijas para el término total del contrato. Proveedores motivados para empaquetar en cantidades exactas y a reducir sus tamaños de lotes de producción (o almacenar material no liberado) Envíos Programación de la carga de entrada. Asegurar el control mediante la utilización de una compañía de transportes propia o contratar transporte y almacenamiento.